浅谈高校办公室如何做好会务工作

作者:未知

  【摘 要】当前各高校的学术研讨,校企合作,社会服务等活动日渐增多,会务活动是其不可或缺的载体,而高校办公室是大部分以学校名义开展的会务活动的具体承办单位。如何做好会务工作是衡量高校办公室工作水平高低的一个重要方面。本文将从会前、会中和会后三个阶段进行分析,并结合自己的工作经验提出建议。
  【关键词】高校办公室;会议;会务工作
  目前高校会务工作日渐繁杂。一项会议活动开展顺畅与否取决于会前筹备、会中服务和会后总结三个阶段的工作完成效果,这三个阶段缺一不可,相辅相成,需要工作人员在各阶段工作进行周密的思考。
  一、会前筹备阶段
  会前筹备阶段工作在很大程度上决定了会议的成功与否,简单来说,可从以下几个方面着手准备。
  (一)准确领会会议内容。
  会议内容一般由组织召开会议的领导决定并提出。接收会议信息的工作人员务必要做好记录,弄清楚领导开会意图,试图想解决哪些问题,达到什么效果。寻找机会多与领导进行沟通和交流,在交流和沟通的过程中把握领导意图。
  (二)周密制定会议方案。
  制定会议方案工作繁琐,通常需要多人协力完成,可成立临时工作小组,大型会议还需根据工作内容成立多个小组协同完成,如材料组、会务组、后勤组。
  会议方案的内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员范围、议程、交通食宿等。工作人员首先要提前请示领导确定开会时间,并向统筹管理会议室的单位或部门申请会议室,确认会议室话筒、电脑、显示屏等设备情况。再根据会议内容初定具体的会议议程和参会人员范围。会议议程是整个会议议题性活动顺序的总体安排,是为了使会议顺利召开所做的内容和程序工作。制定会议议程,务必要做简明概略,一目了然。有外地人员前来参会时,需细心询问对方是否需要提前安排车辆接送、住宿等情况。若需要,提前联系学校车队安排专车接送,并将联系人与电话及时发给双方,同时,需跟学校内外部酒店前台确认预留房间信息。根据机关会议管理办法等文件,严格控制菜品种类、数量和分量,安排工作餐。此外,联系学校党委宣传部,请他们安排专人跟踪拍摄、记录、并进行新闻报道。必要时还需联系学校安保部门对会议室周围进行巡查,排除安全隐患。待方案初步拟定完成以后,及时报送相关领导审核。
  (三)及时发布会议通知。
  会议方案经请示领导同意以后,起草并发布会议通知。会议通知内容包括主送单位、会议主要内容、会议议程、参会人员名单、报到时间和地点等注意事项,需要参会回执时还需附上参会回执模版、联系方式等信息。注意会前需确认各相关单位及个人通知到位,如遇联系不上对方的情况,一定要通知其他相关人员务必转达。
  (四)提前筹备会议现场。
  会场筹备工作至关重要,务必要做到细致周到。查看会议室座签座次是否安排妥当,确保无遗漏、无失误。检查话筒、音响、电脑、显示屏、播放器等设备使用情况。将会议相关资料拷贝到会议室专用电脑设备。打印会议相关资料,如签到表、会议资料。确认茶具、纸笔、会议资料等物品摆放情况。
  二、会中服务阶段
  (一)做好报到等指引工作
  在会议室门口或大厅设置报到处。提前准备好签到表,请前来参会的人员在签到表上签字,并发放会议相关材料。如需住宿,安排专人指引客人入住并办理住宿手续。
  (二)做好会议记录
  提前安排好会议记录人员,准备好会议记录专用录音笔。记录人员要认真做好会议记录,认真研究会议精神,对会议材料进行合理删减,确保会议记录的完整性,同时要做到语言精炼,逻辑条理清晰。
  (三)做好安保工作
  学校安保部门人员需全程在现场维护秩序,尤其是党代会等大型会议,安保人员务必要仔细巡查,确保会议正常进行。
  (四)做好保密工作
  一般保密文件或事项不通过会议传达,但难免会有涉及保密的工作需要会议讨论研究,因此做好保密工作也很重要,如会议中请参会人员将手机放入信号屏蔽柜中。
  (五)做好会场服务工作
  高校办公室一般设有会场服务工作人员办公室,由他们进行专业的会场服务。具体包括摆放茶杯与座签、调控会场温度、添加茶水等。会场服务工作人员要注重礼仪、着统一制服、妆面应安静整洁、不披头散发,尽量不佩戴戒指等首饰。会议中进入会场添加茶水时应注意轻拿轻放,不嬉笑打闹,不东张西望,确保不影响会议的正常进行。
  三、会后总结阶段
  (一)会议纪要
  会议记录人员应及时撰写会议纪要,会议纪要要注意突出中心,要条理化、理论化,完成后需请参会人员会签。待会议纪要正式印发后,及时分送给参会人员。
  (二)反思总结
  会议结束以后,尽快召集本次会议工作人员召开总结反思会。认真分析会议工作开展中的失误、不足以及遇到的难题,并提出可行性改进方法,避免同样的错误第二次发生。对于本次会议工作中表现出色的人员应当给予肯定表扬,激励其他工作人员。
  四、提高会务能力
  由于笔者在学校办公室工作,参与了大量会务工作,现结合自己的工作经验与教训,对如何提高高校会务能力提出几点建议。
  (一)与领导时刻保持联系
  会议根据内容、参会人员范围等因素可以分为不同层次和等级,虽然高校办公室在会务工作等方面积累了很多经验,但议程、具体参会人员等必须是由主持会议的领导最后敲定。如在筹办会议和会议进行中遇到难处,先思考如何解决,并及时逐级向领导汇报,寻求领导的支持与帮助。
  (二)提高会务工作能力
  现代科技日新月异,会务工作人员要保持工作的热情,不断加强学习,学以致用。高校办公室可开展多样的业务培训活动,如参加会务工作能力培训班,邀请专家前来授课,邀请政府部门或其他高校办公室工作人员前来进行业务交流活动等。同时,要注重提高突发情况的处理能力,确保会议顺利进行。
  (三)加强团队协作能力
  根据不同的工作内容,会议工作人员一般会分为会务组、接待组、设备组等几个组别,各组成员各司其职。团队协作能力对于一个办会团队至关重要,各组成員都要各尽所能,遇到问题及时交流沟通,与其他组时刻保持联系,进一步提高工作效率。对于他人的优点与长处,要虚心学习,不断提升自我工作能力。
  (四)注重细节,及时纠错补漏
  “细节决定成败”,会议筹备和服务阶段涉及到的每一项事情都是细节。如何布置会场,如何控制会场温度,会场灯光和电脑设备等需要工作人员细心检查、核对。工作人员务必要不厌其烦、精益求精,对每一个环节进行信心检查,及时纠错补漏,确保会议不出差错。
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