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高校档案管理工作的信息化建设趋势

作者:未知

  【摘 要】信息化背景下传统高校档案管理已经不能满足教育教学发展需求,开展高校档案管理工作的信息化建设势在必行。下面文章主要结合高校档案管理信息化建设存在的问题,对信息化建设趋势展开分析与探讨。
  【关键词】高校档案;档案管理;信息化;档案信息
  在社会不断发展的进程中,对于人才的需求也在不断加大,高校作为培养人才的基地,对于人才的档案管理方式也要不断满足时代的需求,实行先进的管理方式。当前,很多高校推进了档案管理信息化建设,但由于经验不足,出现了很多问题,我们应该从高校档案管理信息化建设的内涵出发,深刻分析当前存在的问题,在不断的改革和创新中,寻求适合高校发展的档案管理信息化建设模式。
  一、高校档案管理信息化建设的重要性
  以往高校的档案管理过程都是依赖档案工作人员手工处理,工作劳动强度大,程序相对烦琐,而且档案管理的完整性、准确性、时效性都无法有效保证。而信息化建设能进一步优化档案管理的模式,可使收集工作更加智能化、自动化,管理工作更加富有成效,利用工作更加方便快捷,统计工作更加及时准确,进而帮助档案管理部门及时掌握档案和档案工作情况,利于后期档案工作的开展。档案工作者也将有更多的时间和精力投身于档案的编研工作,从而使档案的价值真正发挥到最大化。信息化建设也为档案的二次利用提供了便利条件,为学校相关部门总结经验、制订计划和科学决策等工作提供了可靠的依据,为提高院校教学质量、提升院校科研实力提供了重要的参考价值[1]。
  二、高校档案管理信息化建设存在的问题
  2.1资金投入不足,基础设施落后
  由于对档案管理工作的轻视,很多高校对于档案管理工作的资金投入较少,专业的管理设备很少,信息化建设需要的软硬件设施严重配备不足,后期需要的软件升级、硬件更新换代等都需要较大的资金投入,加大了学校的负担,使得档案管理工作发挥不了其真正的作用。
  2.2档案工作人员整体素质不高
  目前,很多高校普遍存在档案工作者综合素质整体偏低,主要存在以下几种状况:一部分档案工作者安于现状,满足自己已经掌握的知识,自学动力不足;另一部分档案工作者在接受新的知识后应用能力差;再有部分档案人员在工作中缺乏创新思维,不能做到与时代同进步。存在以上几种情况的原因何在?一是档案工作本身枯燥、乏味,这种行业特点使部分档案人员对工作产生厌倦;二是档案部门的绩效考核管理体系不够完善;三是档案工作人员知识结构与学历不尽合理,其文化程度多为本科或本科以下学历,在各种学历的档案工作人员中,档案专业出身的更是凤毛麟角。
  2.3高校档案信息化建设标准缺乏
  高校档案信息化建设的标准要求相对复杂,加上信息技术还在快速的发展中,这就造成信息化建设的相关标准体系相对滞后,难以做到在信息化建设中既满足现在的技术,又能为将来信息技术发展留下余地的标准和规范。而且,高校档案管理的相关制度和法律法规还不够健全,管理制度和工作模式在实际中也难以适应现代档案管理工作的要求。例如,由于缺乏详细、具体的归档管理制度,许多部门的归档工作具有很大的随意性;电子文件的凭证作用、签名的认定、开放信息的适用范畴等问题,都需要相关的法律法规来规范[2]。
  三、高校档案管理信息化建设的发展趋势
  3.1重视高校档案信息化的建设
  不论是技术人员的参与、管理人员的培训,还是制度上的改革和创新,学校对于档案信息化项目工程的建设都必须给予足够的重视,才能够保障信息化档案的建立和生存空间。高校档案信息化建设需要能够清楚认识到建设电子档案的重要性,管理人员和建设人员不能只简单的停留在对档案的收集、整理和阅读的使用,更要将眼光放置在档案的传播方面,只有信息传播起来才更能够体现出它的价值。所以,对档案的管理必须摒弃旧的管理方式,放弃手工记录的方式,加快建设档案信息化的步伐,实现更高效的信息管理。学校的管理人员必须树立起通过档案信息化的管理过程以实现档案的自动化管理的美好期望,档案信息化能够使档案更加方便的传播,更好地实现它的价值。
  3.2完善资金链
  高校档案管理信息化建设需要充足的资金来完成,资金链的完整性发挥着重要的作用。高校应该对档案管理的软硬件设施给予关注,保障资金链的完整性。一是依法申请档案事业经费,提请政府增加对高校档案信息化建设经费的投入;二是筹集档案信息化建设专项经费;三是通过档案服务社会获取一定的收益;四是来自社会各界捐赠档案经费。
  3.3规范标准,实现技术对接
  首先,规范不同信息化资源系统建设、信息化管理和信息化成果利用的标准,确保档案资源信息能够及时、有效的传递,实现档案信息资源共享;统一、有效的规范管理,可以推动工作的积极开展,将建设责任具体落实到个人,有利于避免职责混乱。其次,实现办公自动化与档案管理系统的技术对接,这是高校档案信息资源整合、实现文档一体化的重要过程。它从纸质的文字和档案工作的全局出发,实现从纸质文件的制发到归档的全程管理,在同一个管理系统中,采用相同的工作制度、方法和程序,将现行文的产生、归档的过程收入到一个管理系统,而不是将文件管理和档案管理界限分明的划开,形成独立管理系统。这样能够有效减少重复劳动,从而提高文档管理效率,完成各系统的对接,档案资源的信息化建设。
  3.4提高档案管理人员的业务水平
  引進既具备高水平档案管理,又具备一定计算机水平的应用型人才;二是要大力加强业务培训,动员高校的专兼职档案人员要积极参加国家、省、市档案局举办的档案信息技术培训,此外,要积极参加档案年会及协作组活动,与各个高校档案馆(室)进行互动交流;三是要不定期邀请档案方面的专家莅临高校,对本单位档案工作尽情详细的指导;四是培养创新能力,档案信息化建设各个方面都需要创新思维和能力的发挥;五是加强对档案工作考核、评估与表彰,激发对档案工作的积极性[3]。
  3.5加强网络安全防护
  为预防高校档案管理信息化系统及其网络平台遭受攻击,采取以下措施进行安全防护。第一,物理措施防护:制定网络安全管理措施;安装防火墙,阻止来自外部的网络入侵;安装不间断电源(UPS),防止突然停电造成电脑资料的损失或者硬件设备的损坏。第二,访问控制防护:对登录系统的用户进行严格的身份认证,对用户访问的目录和文件进行权限设置,对网络设备进行安全配置与管理。第三,数据加密防护:加密是防护数据安全的重要手段。为防止敏感档案信息被恶意访问或挖掘,采取加密技术和数字签名技术解决数字档案的安全传递问题。第四,网络隔离防护:安装物理隔离网闸,将内网与外界有效隔离,保护内网的所有计算机。
  四、结语
  综上所述,在信息快速发展的时代,高校档案信息化的建设是一项不能缺少的高校建设工程,是一项信息数字化进程中的一个不小的进步。但是,高校档案信息化建设是一项十分复杂的工程,需要得到资金,技术上的全面支持,需要得到新的管理制度,吸纳许许多多的技术人才。只有结合高校自身的实际发展,高校档案信息化工程才能更完善,才能更好的服务于高校的教育教学活动。
  【参考文献】
  [1]卢飞斌.当前国内高校档案信息化建设问题研究[J].呼伦贝尔学院学报,2018,26(02):43-46.
  [2]宫毅敏.大档案视角下的高校档案信息化建设[J].山西档案,2017(05):77-79.
  [3]赵文玲.高校档案信息化建设的对策研究[J].内蒙古财经大学学报,2015.13(03):147-149.
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