关于如何加强电力企业档案管理工作的探讨

作者:未知

  【摘 要】随着我国经济水平的不断提高,电力工程事業得到了非常大的发展进步,其档案管理工作的重要性也在电力企业扩展壮大的过程中越来越得到体现。现如今电力企业在档案管理工作方面存在一定的不足之处,因此需要采取针对性措施对其加以弥补和完善,提高电力企业档案管理工作的完整性和准确度。
  【关键词】电力企业;档案管理工作
  一、前言
  随着社会经济水平的提高、科学技术实力的增强,电力事业在近几年获得了巨大的发展,电力工业领域的改革也在不断推进,电力工程事业进入了一个全新的发展阶段。随着新业务的开展,电力企业在其发展过程中也面对了更多新的挑战,因此也对企业内部档案工作的完善提出了更高的要求。电力企业的档案是能够完整地记录企业发展历史,包括大量的企业研发成果档案、实物档案、照片档案和影音档案等,这能够为企业未来发展的道路选择提供一定的参考和经验。档案管理的重要意义越来越得到企业的关注和重视。如何提高档案管理工作的质量并有效利用其所提供的信息资源,为供电企业做出科学决策、提高生产效率和落实内部管理打下坚实的基础,已经成为供电企业面临的重要问题之一。
  二、电力企业档案管理工作的意义
  电力建设工程档案工作是一项为电力工程项目管理以及电力企业科学决策服务的管理性工作,工作的完成度和专业度将直接影响项目的管理质量和企业的决策合理性。电力企业档案管理工作往往是在电力工程建设项目之初而随项目推进不断完善的;有些企业为了提升档案管理的完整性,选择在工程项目研究时就开始建立,最终随电力建设工程的竣工而结束。总体而言,档案管理工作的进度是与企业承包工程的进度相一致的。因此,电力企业档案的录入完整性及完成质量能够非常直观地反映工程建设的全过程,也能够直接地体现出工程建设的实际情况。由于完成档案管理工作需要依托较为雄厚的科技实力和特有的知识,因此其完成有一定的难度,但高质量的档案信息是电力企业的宝贵财富。同时,对于电力企业的档案管理工作是组成企业内部管理的重要部分,对于企业管理体系的完善有相当重要的作用。档案管理工作日益成为企业获得更大生产经营利润、维护合法权益及还原真实历史的重要工具[1]。
  三、现存问题
  3.1建设档案管理意识不强
  在电力企业基础工程项目的施工过程中,从项目的主要负责人到档案管理的工作人员对于档案管理的重视程度普遍较低,因此在项目推进的过程中,档案管理的工作进度往往不能与项目实际进度相匹配,不但影响了项目的推进速度和质量,同时也造成了很多人力、物力和财力的浪费。这种重建设、轻管理的现象非常不利于企业内部管理工作的落实。
  3.2.电力企业档案的开发程度较低
  电力企业承办项目的施工队伍的内部人员流动性较大,电力企业档案的管理人员工作较不稳定。很多档案管理人员由于需要处理很多其他方面的工作而缺乏足够的时间和精力去完成档案管理与研发工作,从而造成档案管理工作的完整性无法得到保障,也致使其应有的作用无法有效发挥。
  3.3档案整理的工作人员综合素质不高
  由于电力企业对于档案管理工作并没有投入足够多的重视,因此在招聘档案管理工作人员的过程中,通常都会为了尽可能压缩人员招聘成本而选择不够专业的人员,且并不重视人才的培养,使得工作人员在档案管理方面的专业性本身不高且没有进一步提高的渠道。电力工程项目团队流动性很大,很多档案管理人员往往需要同时处理多项工作,由于其业务能力较差,工作效率较低,且工作过程中易出现纰漏和差错,因此不能很好地满足现阶段电力企业档案管理工作的实际需求[2]。
  3.4档案格式不一致
  因为电力企业所承办的工程往往不是其自身能够独立建设的,因此会招揽很多参建单位,这些参见单位拥有属于自身的独特的管理方式和文化理念,可能与原电力企业存在较大的差异,因此无法订立一个统一的档案管理工作标准。例如档案整理的格式存在差异,对档案的要求也高低不等,导致了档案质量参差不齐,这些问题都给档案整理的集中统一管理制造了很大的阻碍。
  四、提高工作质量的手段
  4.1提高重视程度
  档案是一个企业对其过往经历和成果的总结,凝聚了成功企业前辈的心血结晶,会对企业今后的发展道路选择有着重要的借鉴意义和参考价值。从这一层面来看,档案管理工作的重要性得到了凸显。因此,电力企业的管理者必须加强对档案管理工作的关注程度和重视程度,不断在企业内部加强对档案管理工作建设的宣传力度,保证每一个相关工作人员都必须把档案管理工作视为一项十分重要的工作;为了使员工提升对档案管理工作的认可度和了解程度,可以开展与档案工作相关的知识竞赛,或者举办知识讲座,拓宽企业员工对于这项工作的了解渠道[3]。
  4.2提高人员就职门槛
  档案管理工作的完成难度较高,因此需要充足的高素质人才,所以在公司招聘人才时对其严格的进行筛选,选拔相关领域的专业人才进入工作岗位,而且还应加强对员工能力素质的培养。在新经济形态下,人才已经越来越成为推动企业发展、增加企业竞争优势的关键因素,所以电力企业必须重视对工作人员的技能培训,招揽人才的同时也要重视提升现职员工的技术水平,采取定期的培训或举办讲座来增加员工的知识、提升员工的技能。为了提高员工的工作积极性,还要适当的采取鼓励措施,建立奖惩分明的薪酬体系,加快专业化队伍和兼职队伍的共同建设。这样一来,一方面可以为档案管理人员提供提升自我、完善自我的机会;另一方面还可以为档案管理工作人员提供交流的机会和发展的空间,良好的选拔机制才能吸纳更多优秀人才,为专业队伍的建设奠定良好的基础。同时,要注重给予人才一定的实际操作技术,使人才兼具理论知识和实际工作经验[4]。
  4.3运用信息化管理模式
  随着科学技术的不断发展,信息化设备已经在大多数电力企业中得到了广泛的运用,而传统的企业档案管理工作模式已经被逐步淘汰。电力企业的档案管理工作信息化过程包括:档案信息网络平台的筹建、档案录入自动化技术的应用、信息化人才队伍的建设等。档案工作的信息化不仅能够帮助企业收集到更加完整的信息资源,而且能够提高工作完成的效率和质量,更能实现对信息资源的集中化、统一化处理,使得档案整理的各个环节都能够遵循统一的流程和标准,降低了检查的难度。企业管理者要充分认识到信息化对于档案管理工作进一步完善的重要意义,因此应当根据企业经营的实际状况统筹和掌握整个企业的信息化建设进程,合理控制企业信息化的步调。
  4.4拓宽服务领域
  随着社会的不断变革,人们对于自身生产生活的需求日益丰富,所涉及的范围也更加广泛。为了适应形势的变化,档案管理工作必须对其现有的服务领域加以创新和扩大。档案管理部门应当分门别类建立专门化的、有针对性的档案资料库,在逐步扩大服务范围的同时,使得各项信息和资料较有条理性,方便广大读者从中提取对自己有用的信息。除此之外,企业有关部门还应建立网络互动平台,加强与群众的交流互动,及时获取群众的反馈以完善自身的工作,广泛接纳群众的意见和建议,根据他们的需求及时调整工作方向和工作目标,使人民需求指引档案管理的建设。
  五、结束语
  档案是电力企业经营过程的真实写照和全面反映,能够为企业未来的决策和战略制定提供经验参考,从而为企业的发展道路选择提供坚实的基础。档案管理工作关系到整个企业的管理能力,是一项复杂的、全面的、综合的工作,需要加强规范管理,推进信息化建设,提升工作人员素质,不断提高电力企业档案管理工作的质量和水平。
  【参考文献】
  [1]陈晓燕. 关于如何加强电力企业档案管理工作的探讨[J]. 科技信息, 2017(27).
  [2]刘见德. 关于电力工程档案管理工作的探讨[J]. 经营管理者, 2017(16):279.
  [3]李雯. 关于对电力施工企业工程档案管理的探讨[J]. 科技风, 2016(24):178-178.
  [4]刘杏. 提高电力企业档案工作水平的有效措施[C].决策论坛——公共管理决策案例与镜鉴研讨会.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14897909.htm

服务推荐