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浅谈如何做好新时期机关事业单位干部人事档案管理工作

作者:未知

  摘 要:近几年,我国机关单位的发展越来越快。“法无授权不可为、法定职责必须为”既是依法行政的具体体现,也是参与工作活动必须恪守的职责。因此本文主要从当前我国机关事业单位的档案管理工作的现状进行分析,并积极寻找解决策略,以期能够推动机关事业档案管理工作更好地开展。
  关键词:机关 档案 管理
  一、当前我国机关档案管理工作的现状
  (一)对管理工作规范化的重视不足
  规范化的档案管理工作,不仅是各级机关单位各项管理工作顺利开展的重要保证,也是推动单位未来良性发展的不竭动力。由于不少机关单位并没有对档案管理的规范化进行足够的重视,因此对人事档案管理工作的顺利开展带来不小的阻碍。虽然我国为推行档案管理规范化建设出台了不少规章制度,仍然没有引起各级机关单位的足够重视。档案管理作为一项较为复杂且系统性较强的工作,只有具有较高专业素养以及管理水平的管理人员,才能在复杂且工作量巨大的管理工作中游刃有余。加之机关单位对档案管理工作的忽视,档案管理人员通常是其他科室的兼职人员,因此,面对工作量大的管理工作,常常束手无策。现阶段各级机关单位在进行档案管理的规范化建设时,仅停留在层面建设上,并没有将其纳入重点的改革管理中,因此在缺乏规范化、科学化的管理执行下,不仅档案管理的工作效率难以得到有效的提高,甚至会出现无法顺利开展的情况出现。这就需要机关事业单位重视建设档案管理工作规范化的重要性,在管理工作顺利开展的同时,确保文件标准化管理过程的有序进行。
  (二)缺乏健全的档案规范化管理制度
  首先,由于缺乏健全的档案规范化管理制度,大部分机关事业单位的管理范围受到限制,且管理内容缺乏科学性与严谨性,阻碍管理工作的顺利开展。其次,实行的备案和备案制度并不健全,在没有统一管理规范的情况下,单位各个部门管理档案的标准不同,且缺乏专业的管理经验,常常使各类档案存放混乱甚至会出现丢失的情况。如果档案管理人员进行工作调动或者管理标准不同,也会使管理工作的效率低下。最后,由于文件档案的数量庞大且寻找过程繁琐,如果采用传统的管理方式不仅会产生额外的工作负担,也使文件的使用效率得不到提升。[1]
  二、做好新时期机关事业单位干部人事档案管理工作的举措
  (一)做好归档工作
  《河北省档案工作条例》第十一条:各单位档案工作机构或者人员,负责指导文书部门和业务部门文件材料的收集、立卷和归档工作,统一管理本单位的档案,并对直属单位的档案工作进行监督检查和指导。因此各级机关单位需要做到以下几点。一是准确编制监护表。机关单位对人事档案进行录入时,需要依据《文件材料档案范围和保管期限表》的规范,对文档进行备案。二是机关单位需要在每年的四月份之前对各类的档案资料进行及时的整理与收集,以符合“归完”的要求。三是在对档案进行整理时,需要按照归档文件规则的要求对文件进行归档,并依据规范进行备案。四是小心整理并放在架子上。文件按照要求归档、包装后,必须认真检查、完善并放到书架上。五是消除零散文件的堆积。要保证各类档案和载体的档案按照国家有关标准整理,不积累零散的文件,保证档案的完整性。
  (二)重视对档案管理信息化的建设
  首先,电子信息技术能够对管理工作的流程进行有效的优化,保证档案数据能够高效、安全且及时地传输进信息数据库。其次,电子档案相较于传统的纸质档案,不仅能够保证档案数据的准确性,也能扩大数据的存储量,对单位人员的个人技能、薪酬状况以及工作状态做到及时的掌握。再次,档案管理信息化的建设,可以方便单位领导阶层对人力资源进行合理的优化配置,通过对档案信息的准确获取使机构的发展和管理更方便。最后,由于档案信息的私密性与严密性,需要单位通过杀毒软件以及防火墙的安装,保证电子信息档案的安全。同时也要注意对数据传输安全的重视,防止各单位间在进行资源数据的共享与整合时,被不法分子的有意操作而造成的数据丢失与损害,从源头上杜绝可能给信息档案带来损害的因素。
  (三)加强专业队伍建设,提高整体素质
  首先,机关单位需要加强档案专业人才培训,并通过对人才的引进组建一支具有专业素养与管理水平的高素质档案管理团队。其次,还需要定期对档案管理人员进行培训,在统一管理标准的前提下,使管理人员的专业素养、业务技能、理论知识、管理水平、实践能力以及法律意识能都得到提升。最后,机关单位需要建立完善的奖惩制度,在提升优秀员工薪资待遇的同时,鼓励其他管理人员工作的积极性,以实现对管理工作效率的提高。
  (四)经常开展日常管理工作
  机关单位需要意识到档案管理工作的重要作用,将档案管理计划纳入单位的议程之中。在每年的年初由档案管理工作人员对管理计划的制定进行汇报,在年末总结时再对本年度管理工作的开展情况进行总结。另外,机关单位也要对档案管理工作进行日常的监督,并通过模拟演练的方式,训练管理人员的应急能力,以实现档案管理工作的更好开展。
  三、结语
  人事档案管理工作,作为机关单位各项工作顺利开展的必要保证,需要加强对檔案信息化管理工作的建设,以期在管理工作顺利开展的同时,推动机关事业单位未来的良性发展。[2]
  参考文献
  [1]李树春.关于县级图书馆读者服务工作的思考[J].都市家教(下半月),2017,3(07):78.
  [2]王立群.浅谈县级公共图书馆的读者服务工作[J].中文信息,2017,2(10):33.
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