浅析提高基层档案管理工作效率的措施

作者:未知

  摘 要:近年来,随着我国基层建设对档案管理工作的重视程度不断加强,需要转变以往纸质档案管理模式,重视信息化建设,才能提升档案的安全性与完整性,为各项工作的开展提供优质、便捷的服务。
  关键词:提高 基层档案管理 效率
  一、当前档案管理工作中存在的主要问题
  (一)档案管理较为混乱
  文件管理不够标准化。乡镇(镇)人民俱乐部中心在业务量、人口、档案储存等方面均不及市区。因此,除了将个人保险信息分为村和乡外,还可以在档案柜中进行存储。但是由于较大的档案数量无法实现将所有档案均存放在柜中,所以在没有固定存放地点的情况下,常常会发生档案不存档的情况。另外,由于搜索文件自动化的办公方式并没有完全普及,因此不少社会中心仍然采用手动搜索并以计算机从旁辅助的形式来搜索文件。除了被保险人的资料可以被电脑找到档案编号并找到纸张档案外,其他档案资料不在官方保管范围之内。
  (二)缺乏专业的档案管理人员
  档案管理作为一项系统性且管理压力相对较大的工作,因此有效的档案管理工作需要多名管理人员共同完成。由于档案管理工作薪酬的不甚理想,因此在管理人员稀缺的情况下,当前档案工作的管理人员通常都是兼职的。在这种现状下,不仅人员的流动性较高,也在基层单位领导缺少培养专业素养档案管理人员意识的同时,使管理工作的顺利开展带来不小的阻碍。[1]
  二、解决档案管理工作问题的有效对策
  (一)转变落后的传统观念
  一方面,基层单位管理人员需要意识到传统的档案管理工作,已经逐渐被时代摒弃,建立信息化的管理活动已经迫在眉睫。所以基层单位要从实际出发,将其纳入单位长远发展规划,并提供更多的人力、物力和财力资源。另一方面通过学习对自身落后的管理观念进行创新,从而保证管理人员在开展档案工作时,能够以创新的管理理念与新兴的信息化技术,参与到档案管理工作中来。同时,工作人员也要以《档案法》作为规范自身行为的管理准则,确保本单位档案管理工作能够进行有效的开展,然后更好地履行自己的职责。[2]
  (二)做好档案信息的安全防护
  由于檔案信息内容的重要性与私密性,所以需要建立完善的安全防护机制,对档案数据库实施全方位的严密监测,采用身份认证方法提高档案安全,定期对系统进行维护。同时,基层单位也可以使用飞机档案管理系统,对重要档案进行备份与加密的同时,通过安装防火墙、病毒查杀等软件加强对电子文档的防护。另外,单位也需要建立严密的传输渠道,以防止各个单位间在进行资源共享输送时,造成档案数据的丢失或泄露,在加强信息档案数据防护的同时,能够推动档案信息化建设,成为各基层单位间资源共享的有效保护。
  (三)增加档案信息管理的资金投入
  档案信息化管理,主要是指管理人员能够将电子信息技术与管理技术进行有效结合的同时,对档案信息进行系统、高效、科学化的整理与收集,将纸质档案逐步向电子档案进行变更,并通过对档案数据库的建立,来改变传统档案管理容量不足的情况。所以基层单位在进行档案管理的过程中,需要增加对信息化设备配置的资金投入,保证档案管理工作能够在相应技术与设备的支持下,对工作效率进行有效的提升。同时,基层单位也要做好电子文件的存储和备份,并不断提高基层文件信息管理水平,利用防火墙以及各种杀毒软件来保障档案信息的安全,以免出现档案丢失或被盗取的情况出现。
  (四)提升对档案管理人员的素质
  随着经济的不断发展,各个行业领域对高素质的新型人才需求数量也在不断提高。因此基层单位需要重视档案管理人员具备专业素质的重要性,定期开展培训工作,鼓励管理人员积极学习管理工作的新知识,并通过对各种先进设备的学习使用,更好地进行对档案管理工作效率的提升。单位也要加强对高素质人才的引进,在保证基层人力资源得到优化的同时,推动档案信息管理工作的顺利开展。另外,基层单位还需要建立完善的奖惩制度,对管理工作态度积极且效率高的管理人员给予一定的奖励,对工作不积极且无法完成工作任务的管理人员则采取一定的惩罚措施,保证档案管理人员能够在良好积极的工作氛围中,更好地完成管理工作。
  三、结语
  由于现阶段我国基层档案管理工作仍存在诸多问题,因此需要基层单位意识到管理信息化建设的必要性,寻找多种提升档案管理工作效率的方法,以期能够在推动基层档案管理工作顺利开展的同时,推动档案管理事业未来的蓬勃发展。
  参考文献
  [1]王洪民.试论基层单位档案管理的信息化建设[J].办公室业务,2017,2(08):86.
  [2]王阁.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].劳动保障世界,2018,3(17):72.
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