高职院校档案管理工作的现状与改进对策

作者:未知

  摘要:随着社会的不断发展,档案管理工作变得越来越重要,尤其是对于高职院校来说,档案管理虽然是一项较为基础的工作,也一直没有受到较大的关注度,可是档案作为记录高校发展信息的一个重要文字记录,其作用是非常重大的,所以,高职院校一定要提高档案的管理水平。而本文则是就高职院校档案管理工作的现状与改进对策为议题展开论述。
  关键词:高职院校;档案管理;现状
  引言:档案工作在高职院校的发展过程中是维护其历史面貌的一项基础,所以随着现代信息化的发展,高职院校的档案管理工作也要結合现代的先进技术,只有这样,才能进一步推进高校档案管理工作的发展。
  一、高职院校档案管理工作的现状
  (一)前瞻不远 定位不清
  档案管理基本上是一项服务性质的工作,所以学校自然会很平常的认为此项工作并不能够直接的为其带来一定的直观效益,甚至会间接把此项工作视为高职院校一项最为基础性的工作,有了这个共识,才会导致如今档案管理工作的现状。可以说,档案管理工作一直在为高校的其它工作做奠基石,始终以绿叶的身份来衬托那些所谓的红花工作。而且高职院校的领导在思想上对于档案管理工作就没有一个很直观的认识,往往忽视了档案作为学院历史改革与发展的重要组成部分,是展现学院组织沿革和维护历史面貌的纵观作用,以致在实际工作过程中所给予一定的支持力度不够,某些院校甚至在不断地削弱档案管理部门的职能,认为档案管理工作只是信息建档、归档、你要我找思维模式,信息量偏少,尤其是在大数据化新时代,信息数字化更是存在极大缺陷,各级领导对档案工作的定位不清晰,认识不深,投入偏少。
  (二)人员不专 素质不高
  就当前的形势来看,多数高职院校的档案管理人员的素质都有待提升,根据调查显示,现如今的多数高职院校的档案管理人员对于档案管理方面的专业知识都知之甚少,基本上没有相关专业人士出身[1],自然也就没有受过这方面的专业训练,业务不精,所以缺乏一些专业管理技巧,有个别院校还是单纯为协调院校内部的关系而进行岗位人员的聘请,这无疑在一定程度上制约了档案管理工作的发展。另一方面,档案管理部门内部人员本身也存在着极大问题,他们彼此之间欠缺沟通、交流,参与档案工作意识淡薄,各部门的档案管理员都是临时兼职人员,没有专心致志从事档案一职工作,档案工作少人做或无人做,在一定程度上影响档案材料归档工作的完整性,从而档案管理工作也迟迟得不到创新,加上工作人员计算机水平不高,致使档案管理工作发展受到极大的阻碍。
  (三)管理落后 利用率低
  当下高职院校的档案管理内容基本上就是一些教学、文书、基建、财会等,其它类别的档案基本上不齐全,从类别上就已经不占优势,而且一些贴近现代化的档案也极度缺乏,比如声像档案等,在整个档案室中很难发现它们的踪迹,就算有幸遇到,也会因为年代问题而失真。这样一来,使得高职院校档案利用率变得很低。而且受到档案信息化的影响,像互联网企业、保险行业在极度渴求客户信息的行业都走在学校的前面,在获取信息时代,高职院校这种老管理手段与模式,无形影响了档案管理员的工作效率。多数院校的档案管理部门针对不同类别档案,尤其是比较机密性的档案材料都需要很复杂的手续才能进入,就算进入其中,也还是受到各种因素的制约[2],档案工作新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,无疑抑制档案信息内容进行深层次开发利用,从而影响整个档案的使用率。
  二、高职院校档案管理工作的改进对策
  (一)更新观念 提高认识
  档案管理水平也是影响高职院校综合管理水平的一个重要因素,从档案管理工作中可以体现出高校的教学质量以及教学水平,而且高校的多数管理工作的重要信息都是从档案的内容里发掘出来的,档案就像是高校的一把宝库钥匙,有些时候,高职院校的教师教学评估还要依赖于校内的档案,对于学校的历史沿革、教师的职称、工资以及学校的基建这些大小不同性质的问题,都要直接或者间接的依靠高校的档案管理工作。由此看来,高效、高质量的档案管理工作不仅可以为高职院校提供一些源源不断的信息资源[3],还能够促进高校的发展。高校要想实现其自身的可持续发展,就一定要转变管理手段、更新传统的观念,以网络技术和计算机技术作为工作平台,跟上时代发展的步伐,走出原有的档案管理框架,这样才可以有实质性的进步。
  (二)加强培训 提高素质
  档案管理看起来是一项极为简单的基础工作,实则是一项综合性较强的管理工作,它所涉及、涵盖的知识面十分广,从这方面来讲,对于高校的档案管理人员的素质也就会有更高的要求,要想提高现有的档案管理人员的综合素质,就一定要加强内培外引形式,定期组织参加校内及校外专业技能培训与继续教育培训,扩大他们自身的知识面,专业技术水平也能够得以有所提升。另一方面,对于新入职的档案专业人员,在选聘过程中,一定要严谨,将熟业务,专业强,适档案发展需要的复合型人才选配到档案工作岗位上来,多方面的创造交流机会,送出去,去其他院校及有经验的企事业单位交流,开拓眼界,取长补短。尤其在大数据下信息时代,作为高职院校定要充分利用自身的优势与校企合作的合力,以传代帮形式,加强学习与运用现代信息技术,深度挖掘信息资源,对其进行深度整合,以此提高工作效率,优化档案信息资源利用率。
  (三)加大投入 完善设施
  深处信息化时代,高职院校的档案管理要在原有的基础上进行创新,运用现代化管理方式来进行档案管理工作,这所有的先决条件就是要继续完善档案管理工作基础设施建设,在人、财、物方面给予支持,采购先进软、硬件技术,建立健全电子档案接收体系、传统档案数字化体系与服务体系,完善档案网站平台的开发与利用,与学院校园网、OA办公系统实现链接,充分借助建立的档案数据库资源和网络设施,逐步让一站式的档案服务工作变得更加前沿、细致,全面实现突破时空限制的档案信息的共享与传递,让这种档案数字化建立的步伐,跟随大数据信息化时代前行,从实际情况出发,让易于管理档案信息,档案管理的现代化质量与水平提高的基础上,来实现档案管理的数字化、网络化、现代化。
  三、总结
  高职院校的档案管理工作需要经历一个不断探索、不断革新、不断发展的循序渐进过程,我们只有将高职院校的需求作为档案管理工作的价值取向,建立科学的档案管理流程、构建科学管理体系、实施规范管理工作,提高思想认识、加强内培外引,积极开展培训,挖掘信息管理手段,发挥档案在办学治校中的特殊作用,进一步提高档案利用率,实现档案的应有价值,以一流的档案管理工作为高职院校持续稳定健康发展提供更好地服务。
  参考文献:
  [1]蔡亚琼.高职院校档案管理的“重”与“轻”[J].城建档案,2018,06:71-72.
  [2]唐娟.高职院校档案管理工作的现状与改进对策浅述[J].办公室业务,2018,11:114.
  [3]耿丹.高职院校档案管理工作现状与对策分析[J].信息记录材料,2017,1804:186-187.
  [4]袁宁晞.高职院校档案管理存在的问题及对策研究[D].云南大学,2017.
  作者简介:王丹和,1979年6月15日,女,汉,浙江温州,硕士,助理研究员,研究方向:档案管理研究。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14906252.htm

服务推荐