会计电算化下的企业内部控制方法分析

作者:未知

  摘要:在现代信息技术发展当中,出现了许许多多传统手工业逐渐被信息技术所代替的局面,手工会计便是其中的一种。在电算化会计信息系统的大环境发展之下,会计工作的无论是在结构还是在形式当中,都发生了巨大的变化。而现阶段许多企业内部当中,对于会计电算化的控制体系,还是存在诸多问题有待解决。而本文就这些问题一一阐述及控制方法所处分析。
  关键词:信息技术;会计电算化;手工会计
   引言:
  会计电算化是会计工作发展的必然趋势,这种技术的出现,无论是对会计工作的效率以及数据的准确性,都有着巨大的提升。由于计算机具有着极其高的处理速度、强大的存储能力、精准的计算能力以及逻辑判断能力,使得许多庞大的数据在会计电算化面前,都变的不再困难。但随即又出现了许多问题,比如储存安全问题[1],输入过程问题,安全防范措施不到位问题,人为因素影响较大等问题,本文将仔细叙述。
  一、会计电算化工作当中内部控制存在的问题
   (一)储存安全问题
  一般来讲,在传统企业的手工会计工作当中,多以纸质作为账本工作,纸质账本的好处在于会计人员如果将其进行篡改,极易容易被企业追查到,并且能够明确相应的责任,而在会计电算化工作当中,由于会计电算化信息系统在人为操作因素当中,可以令一些财务人员有着可乘之机,进行删除或篡改,并不容易被企业发现,导致如果会计工作出现问题,并不能及时追查到相应的原因以及责任。
   (二)输入过程问题
   由于会计电算化信息系统在计算当中对会计人员有着诸多方便之处,一些指标比如明细账、总账等在经过数据的输入当中,一旦输入错误或计算错误,则会引起一系列的错误,导致会计核算工作瞬间变得较为复杂。
   (三)安全防范措施不到位
   正所谓道高一尺魔高一丈,信息技术的不断发展的同时,黑客入侵的技术也在不断发展。尽管许多程序在代码编写当中已经有着天衣无缝的优点,但是仍有一些令黑客人员有着可乘之机的纰漏。一些企业当中,由于信息系统与防火墙的不及时更新,导致会计工作存在诸多瑕疵,使会计电算化系统面临着计算机安全问题,并且让企业的财务安全陷入到了一种不可逆转的局面。
   (四)人为因素影响较大
  任何企业,总有一些无所作为、蚕食企业的害虫。而尽管在招聘当中对财务人员有着重重考核,但是财务人员只有有1%的念头想为一己私欲而篡改财务数据,对企业都是100%的损失,并且许多企业对财务人员在会计电算化岗位当中的考核并不多,可以说比较松懈,导致许多财务人员有着可乘之机,利用职务的便利来为己谋求私利,从而为企业利益带来损失。
  二、会计电算化工作当中内部控制解决策略
   (一)建立安全控制体系
   系统的安全,关系到企业利益的得与失。为了保证系统不会被相关财务人员进行入侵以及篡改,要建立起相应的安全控制体系,而这种安全控制体系又包括接触控制、监控控制、病毒控制三大分类[2]。
   1. 接触控制
   严格确保系统的信息技术部被不相干的人员所访问,对于系统当中,设立相应的加密程序,而这种加密应该要由企业内部人员相互监督,以防止舞弊现象;
   2. 监控控制
   在机房当中,要注意环境的安全,保证区域内的干净、整洁、卫生,并且定期有专门的人员进行打扫,要将职责划分明确,每次进入机房的时候,要有着相应的监控仪器进行记录,保证监控仪器360°且24小时无死角监控,在环境当中切除一切不法人员的可乘之机;
   3. 病毒控制
   企业在选用电算化会计信息系统的前期,要确保系统的安全性,并且有着相应的合格资质;在数据计算当中,要保证输入不会被一切不利因素所干扰,比如病毒、木马等,定期进行杀毒,并且防火墙与电算化会计信息系统要严格进行更新,保证防火墙的防病毒的先进性,与电算化会计信息系统能够对落后的防御体系有着良好的改善。
  (二)建立控制体系制度
  法通令順,对于一个国家的管理当中,有着良好的规范作用。在企业当中,也应如此。企业应当要根据现阶段的财务部门的实际状况来制定相应的内部制度,尽管一些企业有着对应的制度,但是仍旧存在不够完善与规范的效果。因此,笔者认为,在制度体系的建立上,要分为以下几点:
   1. 职责分明
   在其政就要司其职,财务部门的职务划分一定要清晰明确,在会计电算化管理当中,系统的管理人员、操作人员、审核人员以及维护人员,分工必须明确,禁止兼任或替代,要保证每一个人在其岗位的稳定性,比如操作人员禁止接触审核工作,审核人员也禁止接触操作工作,围护人员可以接触系统开发工作但是禁止接触操作与审核工作,而管理人员要能够对这三类人员有着明确的监督,建立一套符合内部控制体系的管理职责体系,保证一经出现问题,能够做到责任划分到每一个人,不存在责任分不清、理不明的现象;
   2. 上机制度
   在财务内部当中,电算化会计信息系统所在的计算机,应当要明确每一个人的上机制度,明确谁可以上机,谁不允许上机,保证有着相应的管理制度,比如轮班制度的制定与记录、机器的使用记录,保证财务人员规范操作,禁止出现值班人员不明、使用人员不清的情况。
   (三)加强工作人员的培训
  会计流程工作当中,与员工的素质密切相关,确保员工具有一定的素质与能力,就要在培训当中加强力度。比如在信息系统的开发设计当中,相应的知识与流程,要让操作人员与审核人员有所了解,但是禁止接触实际的工作,这是因为如果一旦在工作当中出现问题,可以让相应的人员能够明确相应的问题,以能够及时应对与解决,减少在操作环境当中所出现的问题;其次,要对员工进行制度培训的观念,保证要让员工有着良好的职业道德、与操作规范。分工明确的前提是观念必须要明确,只有观念明确,在实际操作的分工当中,自然有着明确的规划,从而在整体上实现互相监督的作用。
  三、结束语
   现代企业应用电算化会计信息系统当中,提升了工作效率与减少人工成本,但是在应用的过程当中,要注意内部的制度缺陷与管理体系的缺陷,并且通过本文的论述当中,能够有着良好的参考作用。
  参考文献:
  [1]蔡志婉. 会计电算化环境下企业内控的分析与研究[J]. 经济师(03):194-195.
  [2]褚义景, 刘苏莉. 会计电算化环境下企业内控的分析与研究[J]. 中国水运(学术版), 2006, 6(4):194-195.
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