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浅析新时期人事档案的发展方向

作者:未知

  摘要:企业的发展和进步在很大程度上取决于人力资源管理工作,人力资源管理是提升员工工作积极性、提高工作效率的重 要途径。人力资源管理手段必须与时俱进,跟上时代发展步伐,做到以人为本,进行人性化管理,关心员工的工作和生活。 人事档案管理工作是企业人力资源管理的重要组成部分之一,和员工的聘用、培训、考核与升职贬职有着直接的关系。本文 对新时期人力资源管理中如何做好人事档案管理工作进行探讨。
  关键词:人力资源管理;档案管理;效率
  中图分类号:G275.9 文献标识码:A 文章编号:1671-5853(2018)01-0178-01
  1 人事档案管理概述
  所谓的人事档案管理,指的是收集、整理、保管和调用 企业工作人员个人档案的一项复杂工作,在人力资源管理的 诸多组成部分之中,人事档案管理是不可忽视的一个。人事 档案包括企业员工的全部信息,包括工作经验、学习背景、 生活状况等,其信用程度、在工作中得到的奖励、因失误受 到的惩罚都在人事档案中有着明确的体现。一般来说,企业 的人力资源部负责人事档案的记录与管理,并以员工的表现 作为员工升职或加薪的主要根据。
  2 目前企业人事档案管理的现状
  2.1 人事档案在分类归档、具体利用等方面的缺陷
  一方面大多数企业目前还普遍地存在着档案资料纸张 大小不一、装订顺序混乱以及档案的随意分类归档等问题, 使得相关人员难以对档案材料进行及时有效地查阅以及订 正。另一方面,企业在对人事档案进行保存的过程中,还由 于某些档案存在着字迹不够清晰和耐久,以及手续不够完备 等问题,从而导致长时间以后此份档案丧失了存在的意义。 再一方面,企业不能够及时地针对各种人事变动对档案材料 进行有效的补足及更新,这样就使得在具体利用受到了诸多 的阻碍。
  2.2 人事档案得不到有效的利用
  一些人员拥有正式存档的资格,但是因为档案工作基本 都是兼职人员,使得某些资料不能及时归档,致使人事档案 不能最大程度的利用,不能发挥人事档案在人员招聘、升职 加薪等方面的参考和借鉴价值。人事档案的初衷在于进行人 力资源管理,而当前的人事档案却不能发挥任何权威作用, 可谓是形同虚设。
  2.3 人事档案管理人员业务能力不高
  当前,许多企业根本不重视人事档案管理工作,甚至许 多档案管理工作被当做兼职来做,加之人事档案管理人员和 岗位经常处于变动之中,而接任的人事档案管理人员不愿意、 不主动接受专业知识的培训和教育,对人事档案管理工作的 相关要求和重要性缺乏认识,在工作的时候由于业务知识的 缺乏不能做到得心应手,错误百出,甚至连最基本的存档、 归档工作都难以胜任。
  2.4 档案室缺乏必要的档案管理设备
  由于档案管理工作不能引起高层领导的重视,因此,人 力资源部自然而然不会将大量的金钱花在档案的存储上,档 案室的设备屈指可数,设备极其简陋,导致档案受潮、受热 甚至被盗窃,影响企业的发展和运营。
  2.5 档案管理手段和方法不够先进
   档案管理人员科技素质较低,对科学技术和信息化的认识不够充分,人力资源部对于信息化的运用仅仅限于对员工个人信息的录入,而信息的检索和调度却不能对先进的计算机技术予以利用,与无纸化阅档差距甚远。而对于原件的一次又一次的调用,使得纸张变薄,导致档案被损坏,影响档案的美观程度,降低档案保存质量。
  3 新时期人事档案的发展方向
  3.1 完善管理制度的建立,增强执行力度
  建立相应责任制度,明确各级各类档案管理的工作人员责任,确切落实奖罚分明,不包庇,不假公济私等举措,进而保证人事档案建设的管理制度严谨执行。成立相应的人事档案领导小组,分管领导亲自任组长,落实责任制,强化人事档案的监督、指导工作。提高人事档案的工作质量、拓展收集渠道,保证材料的真实性和保存性,从根本上加强人事档案的水平。
  3.2 组织培养、培训队伍,提高管理人员业务能力
  一个团队的实力取决于队员之间的合作配合能力,而人 事档案的管理层次则取决于管理人员的业务能力。所以组织 培养、培训队伍是关键,首先应保证培训的经费支出,企业 方面也要加大力度投入精力,安排档案管理人员参加各种政 府举办的关于档案信息建设的相关知识培训。提倡自主学习, 自觉安排业余时间,利用互联网络学习人事档案管理的未来 方向、发展趋势,更要及时掌握人事档案管理最新的相关规 定。
  3.3 提高管理人员的职业道德,加快企业人事改革
  作为原始数据,档案是最真实、完整且最具权威性,堪 比凭证作用的初始固化信息。就针对档案信息的要求来讲, 具有开放性以及机密性。然而档案的开放性要求在于开放的 档案信息应简单明了、容易调出和查阅,努力做到手續简洁 快捷。而档案的机密性则要求在于具有保密价值的档案信息 应保证安全、机密的性质,杜绝保密档案信息泄露到外事情 发生。所以提高管理人员的职业道德是必然要求,加快企业 人事改革制度也是至关重要的。
  3.4 人事管理中的改革与创新
  创新企业人事档案管理理念加强人事档案工作的知识 宣传,使企业全体职工从思想上充分意识到人事档案管理的 重要性,做好企业人事档案管理的基础性资料收集、汇总、 分析工作,充分发挥人事档案在人力资源配置、科技档案在 推动企业发展方面的作用。同时,企业要改善员工的工资待 遇,改善员工的工作环境,充分调动企业档案管理人员的工 作积极性,加快促进企业档案管理的信息化。加强企业人事 档案管理工作的人才队伍建设,提高业务素质水平首先,将 信息化培训培训纳入企业发展的长远规划中,定期对人事档 案管理人员进行培训;其次,培养人事档案管理人员的求实 和敬业精神,以提高企业人事档案的使用价值及档案管理人 员的工作效率;再次,积极搭建各类档案数据库,提高计算 机在档案管理中的使用,提高管理人员对档案信息的采集、 著录、检索、传输、服务等环节的工作能力;最后,引进专 业化的信息技术人才,提高人事档案管理的专业水平。
  4 结语
  在新的现代信息发展中,以科学发展为中心走企业人事档案信息资源整合之路。选择适合企业人事档案的信息资源管理的方法和手段,从经验教训中使得企业人事档案信息资源变得更有发展前景,所以关于企业人事档案的深度优化也是明确的选择。
  参考文献
  [1]杨丽丽.新时期人事档案管理工作的对策与思考[J].黑 龙江科学,2014(10):137-137. [2]李慧.浅析新时期人事档案管理中存在的问题及其对策 [J].山西财经大学学报,2012(s2):276-276.
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