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浅谈自动化办公系统在应用中遇到的问题

作者:未知

  摘要:随着计算机技术、网络技术和通讯技术的快速发展,很多企业都顺应形势,组建自己的自动化办公系统,以实现无纸化办公和资源整合。但在实际应用中,发现系统和工作在配合上总是存在一些问题。本文将对这些问题进行简要分析,并提供一些改进思路。
  关键词:自动化办公系统  配合问题  改进
  一、前言
  随着计算机技术、网络技术和通讯技术的快速发展,企业自动化办公是未来企业办公的必然趋势。基于Web形式的自动化办公系统,满足了企业对大量信息快速传递和处理的需求,大大的提高了企业工作效率和工作质量。自动化办公系统的出现,推动了部门间的资源整合,极大的缩小了部门间的地域限制,使相对距离较远的部门间协作效率得到大大提升。一个设计合理,应用得当的自动化办公系统将推动企业办公进入一个新的高度。
  自动化办公系统尽管对提升工作效率有着无可比拟的优势,但不可否认的是,在企业实际应用中也存在着诸多问题。本文将就自动化办公系统在企业实际应用中存在问题做简要分析。
  二、实际应用中遇到的问题
  1、兼容性问题
  自动化办公系统运作的基石是工作流[1],一切办公自动化的流程都是以工作流的形式运行。但在企业的实际工作中,因人事变动频繁、缺乏完善的岗位分工和工作流程、政策制度缺乏连续性和稳定性等各种原因,没有形成稳定的工作流程和职责分工,致使自动化办公系统在与实际工作的对接中存在较大的兼容性问题。这种问题也导致在某些工作上,自动化办公系统不仅没有提高工作效率,反而造成拖累,对员工工作造成困扰。
  2、需求不明确
  有些企业建设自动化办公系统是基于两化融合和互联网+等政策的跟风建设,对自身的需求和适配性没有充分的认识,在签订合同时对功能和功能的实现方式没有明确的要求,导致后期系统上线后,出现使用上和预期不一致,操作与工作流程不相符、想要的功能无法实现等问题,致使系统仅被部分使用甚至无法推行弃之不用。
  3投资收益计算困难
  自动化办公系统的效益体现在提升工作效率和节约人力资源,效益核算困难且不明确,故公司在投资上必然存在疑虑。因此多数企业在对自动化办公系统的资金投入上限制较多,大多选择市面上成型的OA系统进行模板套用,很少有定制开发的,也进一步加剧系统功能与企业预期不一致的问题。同时,这种套用模板类的自动化办公系统在功能和使用上可能也与企业预期相差较大,因所在行业不同在应用上存在很多问题,不能达成其预期的收益,这加剧企业对其投资正确性的怀疑,致使不会再进行后续的维护和更新。
  4、后续建设问题
  企业是在不断发展的,因此工作、流程、职责不可能一成不变,这就要求自动化办公系统要有足够开放的权限可进行调整,同时新技术、新功能的不断涌现,也需要对系统进行后续的维护和升级。但大多数企业建设自动化办公系统时都是签署的一次性合约,并未对系统的后续维护更新做出约定。导致后来需求发生变化时,系统无法及时跟进。
  一般情况企业受限于人力资源,不会有编程人员,也不具备系统的后续开发能力,在系统上线验收后,在使用中发现新的功能需求或施行新的工作要求时,无法对原系统进行相应的开发和调整,使系统的适用性下降,最终导致系统不适应工作要求而逐步被放弃。
  三、对项目实施改进的建议
  1、企业应尽快完善企业管理体系的标准化建设,梳理好各部门、岗位职责,理顺工作流程,使企业各部门间平稳有序运行,形成稳定的工作流。
  2、在相应项目实施前,管理者应对自动化办公系统有充分的认识,明确其功能和起到作用,评估企业管理是否对其有需求;其次要对需要其实现的功能和起到的作用有明确的概念,最好能对功能及功能实现方式等形成明确的要求,附于招标书中。因系统完成后再进行大范围变动代价较大,因此在对功能和技术提出要求时应考虑未来3~5年的需求。同时可在合同中对系统的后续开发和更新做出约定。
  3、做好功能与投资的平衡。毕竟更好的功能,更高的安全性,更便捷的人机交互,更完善的系统配置也意味着更高的投资。因此管理者必须明确自己的需求点,在围绕此核心对功能、安全、人机交互、硬件设备等进行平衡。毕竟不是最贵的就最好,只有适合自身的才能实现利益最大化。
  四、总结
  虽然存在实际应用中存在诸多问题,但不可否认基于计算机技术和网络通讯技术的自动化办公是企业管理未来的发展趋势,企业应提高和细化管理水平,理顺工作职责和工作流程,尽快适应自动化办公系统带来的工作方式的改变,实现提高工作效率和節约人力成本的初衷。同时,应根据自身需求,跟进技术发展,而不必盲目求新。
  [1]根据国际工作流管理联盟的定义,工作流Workflow就是自动运转的业务流程,部分或者整体的表现为参与者对文件、信息或任务按照规程采取行动,并令其在参与者之间传递。
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