谈人工智能技术在档案管理中的应用

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　　摘要：随着信息化、大数据与云技术应用到档案管理工作当中，档案管理日益向着人工智能的方向发展。当前应当优化档案管理体系，提高档案管理工作的创新性，切实把人工智能技术广泛的应用到档案管理工作当中。本文基于人工智能技术在档案管理中的应用展开论述。
　　关键词：人工智能技术;档案管理
　　中图分类号：TP311  文献标识码：A
　　引言
　　人工智能技术丰富了档案的应用价值，创新了档案管理工作的具体方式，对于提高档案管理效率，解决档案管理的传统问题和实现档案数据资源的应用共享有重要应用价值，是现代档案管理事业的基础。
　　1档案管理新技术特点
　　1.1数据处理
　　数据是过渡电子文件，文件信息可以存储在介质中，相应的电子设备识别物理符号，是数据、事实、概念或指令的一种新的表现形式。随着计算机和网络技术的发展，数据信息处理提高了效率和便利性。面对海量、无序的数据，計算机软件可以快速进行数据采集、存储、查询、处理、变换和传输。通过多种计算机软件，赋予数据和产品的价值和意义是数据处理的重要组成部分。在档案管理中，随着新技术的不断发展和创新，现在的档案资料主要是依靠计算机和网络进行储存的，在不同的计算设备构造及工作原理的基础上，进行时间与空间分布的分析。文件，数据和信息的编辑处理是由相应的硬件和软件共同完成的。
　　1.2人工智能
　　作为世界三大技术，人工智能旨在使机器代替人类工作，通过开发和生产具有人类智慧的仪器和电子机械装置，为人类工作。该领域的研究，包括机器人技术、语音识别，图像识别，自然语言处理和实用人工智能。其能处理各种文件和档案数据以及几何信息，实现规模化的档案管理。
　　2人工智能的基本概念
　　人工智能，简称为AI，它是一门研究和开发新理论、方法、技术和应用、扩展人类智能的新技术科学。得益于现代计算机技术的快速发展，为人工智能技术的优化提供了动力和可能性，人工智能已成为21世纪三大先进技术之一，成为现代人类文明。人工智能是一个内容丰富、内容广泛的跨学科领域。人们对于人工智能的认识开始体现在科学家制造的AI机器人，该机器人同人类一样具备公民身份，能够独立思考，与人类进行交流互动，这体现了新时代的到来，同时也是一项新的具有挑战性的成就。通过对人工智能技术的分析，现在普遍认为人工智能包括两个方面：一个是科学自然;另一个是人文和社会科学领域。人工智能对两个领域都在进行探索研究。基于计算机的人工智能技术，可以有效延伸信息学领域的深度，人工智能技术的本质是对计算机程序的解释，使机器具备人类的思维和行为，能够使计算机部分完成对图像和数字的识别功能、信息的收集以及简单的操作技能。人工智能是科学发展的重要进步，也是人类智能的必要补充。人工智能是一种逻辑推导，标志着人们即将进入AI时代。
　　3人工智能在档案管理的具体应用
　　3.1人工智能技术促进档案信息共享
　　档案信息的数字化、网络化、社会化是“互联网+”时代对档案管理的新要求，方便使用者更快、更准地查找所需档案和资料是服务社会服务民众的关键。我国档案的检索分类根据《中国档案分类法》类目细分规则，档案使用者往往不熟悉这些档案分类的类别。基于人工智能技术的智能检索同时考虑相关性和重要性，同时还可以采用各字段加权混合索引，获得的排序结果更加准确，可以把最相关的信息列在最前面，提高了检索速度和准确率。此外，人工智能线上服务机器人使用自然语言加工系统，允许用户使用自然语言提问，同时具有推理能力，根据储存的信息库演绎答案。人工智能的另一个优于传统检索方式的特点是智能检索具有机器学习能力。机器学习由环境、学习系统、执行系统三个结构组成，计算机可以从环境中提取信息输送到学习系统，学习系统利用这些信息修改执行系统的知识库，执行系统根据知识库已有信息推演完成检索任务，同时在完成检索的过程中可以反馈信息给学习系统，最终实现理解人们的要求，感知用户的信息类型和信息形式喜好，并依此推送档案信息，从而促进档案信息的共享。
　　3.2人工智能技术提高档案管理信息化效率
　　根据档案信息化的要求，档案管理的重点从实体保管和利用转向档案信息的数字化存储和向用户提供服务，进一步使档案管理走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化工作的主要内容是档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设，档案信息的数字化是档案信息化的第一步也是最最重要的一步。目前，档案的数字化主要是利用高速扫描、数据库、数据压缩等技术将传统的介质文件和已归档的电子档案系统地组织成有序结构的档案信息库。
　　3.3推动档案数字化管理
　　档案数字化管理是人工智能档案管理工作的基石，可以为档案管理工作奠定基础。人工智能技术推广应用建立在完善的档案数字化技术基础之上。首先，发挥人工智能技术的价值，应当建立完善的深度学习体系，促进计算机对使用档案数据的知识与规律进行识别，积累人工智能档案管理的基本逻辑关系，从而发挥人工智能技术对档案应用者的个性化辅助作用。其次，海量的档案信息是人工智能档案管理的必要条件，档案数字化与增量电子化能更好的促进档案人工智能技术发挥价值。
　　3.4智能安全管理
　　档案安全管理工作分为实体安全与网络安全。在实体安全方面，利用人脸识别、指纹识别等生物识别技术，能够轻松实现对实体档案的权限管理、安全警报等安全管理工作;在网络安全方面，随着电子档案的快速发展，区块链技术的出现能够有效实现电子档案的安全传输、存储，减少安全风险，保证电子档案的真实性和安全性。
　　结束语
　　在移动互联网、大数据、超级计算、传感网、脑科学等新理论新技术以及经济社会发展强烈需求的共同驱动下，人工智能迅速发展，成为各领域重点关注与发展的方向。2017年7月，国务院印发《新一代人工智能发展规划》，进一步明确了人工智能在当下社会发展中的重要性。这对档案领域而言，亦是其数字转型中的重要契机。档案管理既需要处理大量的信息资源，亦要通过技术优化管理，这些无一不与人工智能相关。
　　参考文献：
　　[1] 周文泓，李新功.人工智能背景下档案网站优化策略研究[J].档案管理，2019（03）：52-54.
　　[2] 张婧雯.学生档案管理系统设计与创新[J].福建茶叶，2019，41（03）：119-120.
　　（作者身份证号码：232321199402130929）
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