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如何加强企业物资采购管理

作者:未知

  【摘  要】物资管理是企业管理的重要内容,是对企业生产过程中所需各种物资的订购、运输、储备、供应等所进行的计划、组织和控制。其中,物资采购是经济与技术相结合的一门科学,涉及企业物资管理工作的计划、定额、组织、协调和控制的各个方面,是物资管理的重要环节。同时,物资采购工作又涉及到企业的生产、销售、财务等部门,全局性、系统性强,要保证企业的生产不间断地进行,就必须加强物资来购工作。
  【关键词】企业物资;采购管理;措施
  1企業物资采购管理中出现的常见问题
  1.1管理人员的不专业
  在石油企业的物资采购管理中,由于部门较多手续较繁杂,还与财务部门和生产部门有重要的工作衔接,内容复杂,是一项技术含量较高的工作,因此对管理人员的专业能力和技术水平都有一定的要求。一旦有新人或者是其他部门的人员加入,对物资采购经验的不足和缺乏,都会导致物资采购出现问题和漏洞。在与前线生产部门和后勤财务部门的沟通时,受传统观念和部门区别的影响无法达到交流的最大化,信息沟通不及时,也会导致物资采购管理出现偏差。
  因此,对物资采购管理人员的技术水平和思想素质都要加强培训和提高,要重视物资采购人员的专业技术水平,端正工作態度,保持耐心和责任心,避免出现损害石油企业利益的行为。
  1.2供求信息的不全面
  石油企业在物资采购方面的需求是巨大的,对物资需求的种类也比较复杂,在供求方面问题较为突出是以下两个方面:一个是供求双方实际需要量与供应量的不匹配,造成前线物资缺乏或后勤部门物资积压的现象;另一个是对供应商资料信息的不齐全,在采购过程中没能足够的调查了解多个供应商的推荐与质量,造成物资质量与要求不符。
  在石油企业中,申请采购物资的手续是需要汇总向上级逐层审批之后,企业联系供应商谈好订单后才能进行采购。但是在企业中的审批过程非常繁琐,需要大量的时间,信息反馈的速度较慢,在等待的过程中也容易出现需求的增加或减少,与申报资料不匹配的情况。
  1.3管理制度的不完善
  在激烈的市场竞争面前,一个科学的物资采购管理体系对于石油企业的发展十分重要,一个完善的采购渠道和管理体系能够促进企业的发展,减少不必要的人力资源浪费。但在目前的石油企业中,多数出现了物资采购管理的不统一和采购渠道的不集中这两个问题。
  在物资采购的信息调查上,每个部门根据自身的需求进行物资申请,却缺少一个统一、规范的专业采购形式,导致部分资源的重复采购,既浪费资金,又累加了库存。而采购渠道的分散,是因为各个部门根据授权采取自由的采购方式,在采购物资的质量上也容易出现参差不齐的问题,影响石油企业的产品品质。由于采购渠道分散,采购方向不明确,不能形成集中的批量采购模式,拖累了石油企业的规模效益,影响企业发展的稳定性。
  2物资采购管理的对策
  2.1明确物资采购工作标准、规范物资采购规章制度
  为克服物资采购工作好与坏、采购物资优与劣没有严格考核标准的弊端,我们应明确物资采购工作标准,具体有以下四个方面:一是价格低廉。物美价廉是物资采购工作最重要的指标之一。企业物资部门应大力开展市场调查和预测,广泛比质比价,使所购物资价格最低;二是质量良好。根据优质优价原则,产品质量高价格必然就高,但所购物资质量并不是愈高愈好,而应以适应生产对物资性能要求为目标,严格按产品的技术要求、技术标准购买,将假冒伪劣商品拒之门外;三是费用省。物资采购费用也进入产品成本,有人说企业有三大利润源泉∶一是提高劳动生产率;二是降低物资消耗;三是降低流通费用。因此在进行采购时,应对进料地点、运输方式、采购方式和采购批量等进行充分的论证,综合评价,最后择优选择,以节省采购费用;四是资金占用少。资金占用少表现在三个方面∶一、以最少的物资采购量来满足生产用料。二、时间快,物资采购时间愈短,资金周转就会加快;三、物资采购交货时间应与企业生产用料时间相适应,超前或滞后交货给企业的生产和资金运作都会带来不良影响。
  2.2优选供应商,规范企业物资采购资源市场
  随着我国社会主义市场经济的建立和国家对价格的放开,市场的物资供需关系由“卖方市场”向“买方市场”转变,企业生产资料的资源配置由过去的计划分配转为主要依靠市场进行,为保证供货及时,质量合格,价格合理,减少流通环节,降低采购成本,就必须稳定供应渠道,选好供应商,避免订货的随意性和盲目性。对供应商的选择管理是物资供应部门的职责之一,严格按照选择供应商的条件和标准对供应商进行资信调查,全面掌握和了解其企业性质、注册资金、供货质量、价格状况、售后服务及其工作业绩。对重点物资的供应商必须经过质检、技术、物资部门联合考核后才准进入,如有可能还应当到供应商生产地进行实地考察。对推荐和选择的供应商应本着“公平、公正、公开”的原则,严格进行评估、筛选后,编制物资采购定点单位清单。规范企业物资采购资源市场,对供应商发放资源市场准入证,作为企业采购物资的主渠道。
  2.2加强企业物资采购的事后监督
  企业物资采购的事后监督主要是指内部审计人员在提交了物资采购审计报告后,针对报告中所涉及的审计发现和审计建议所进行的跟踪监督与控制,目的是确定被审计单位对于审计报告中所揭示的问题和偏差的纠正和改进情况以及产生的实际效果。工作基本过程为:(1)应获取的相关资料。包括审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报单、采购计划和物资质量标准等。(2)取得被审计单位的反馈意见并进行合理分析。监督人员应关注如下事项:被审计单位不做反馈和反馈不充分的事项;被审计单位有异议或误解的事项;反馈意见中说明不采取纠正措施的事项等。监督人员应逐项分析上述事项的具体原因,并且特别注意反馈意见中对于问题原因的分析是否具有针对性,拟采取的措施是否具体。(3)实施适当的审计程序。对重大的审计发现和建议通过现场访问、直接观察、測试和检查文件等方式,编制“后续审计面谈结果小结”和“后续审计跟踪记录表”等工作底稿。(4)评估采纳审计建议所达到的效果。(5)提交后续审计报告。
  2.3建立计算机管理和采购信息共享制度
  在企业内部设立微机管理,建立局域网络,使所有采购程序更加阳光,通过信息平台,使准入供货商档案、招投标采购程序、所有采购物资情况纳入企业管理者的监控范围,同时根据企业生产特点,将计划管理、库存管理、质量管理、成本和资金管理等都纳入信息化管理当中,做到库存共享、资源共享,避免重复采购、方便修旧利废、平衡库存结构,形成全面覆盖物资供业务链的管理系统,全面实现跟踪物资业务过程的目的。
  结论
  总之,企业物资采购是企业生产经营活动的物资保证,也是企业容易滋生腐败现象的重点领域,因此,我们要不断加强企业物资采购的管理和监督力度,从而提升企业的物资采购管理水平。
  参考文献:
  [1]张满义.信息化在企业物资采购管理中的应用探讨[J].中国石油石化,2016(22).
  [2]刘含阳.信息化在企业物资采购管理中的应用研究[J].化工管理,2017(2).
  [5]张少华.信息化在企业物资采购管理中的应用研究[J].办公室业务,2017(6).
  [6]魏庆辉.关于物资管理存在的问题与解决办法分析[J].经贸实践,2016(9).
  (作者单位:长庆油田物资供应处)
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