档案数字化管理探析

作者:未知

  【摘要】近年来,科学技术的发展,使我国企业在档案管理工作中逐渐实现了数字化转变。可以说,档案数字化管理已经成为各行各业发展的必然趋势。通过现代化信息技术的应用,能够使企业的管理水平得到大幅提升,特别是在档案管理方面,更是实现了数字化服务与发展,从而为档案资源的高效化利用打下了坚实的基础。鉴于此,本文对档案数字化管理工作进行相应的探讨与分析。
  【关键词】档案;数字化;管理
  长期以来,企业在档案管理中,主要是以纸张或录音的方式来进行保存,但这种保存方式往往很难对档案资源进行高效的利用。随着科学技术的进步,各行各业都已经开始广泛使用计算机来进行办公,为档案管理工作的改革提供了一个新的途径,进而实现了档案管理的数字化转变。在档案数字化管理中,往往会将纸张、实物等内容转化成图片、视频、音频、文字等多种形式的电子类文件,再将这些电子类文件分门别类地存储至计算机中,用户只需借助相应的查询工具,即可快速从计算机中调阅到所需的档案。
  一、档案数字化管理的重要意义
  (一)符合时代发展要求。对于各行各业的档案管理工作来说,其在不断发展过程中,势必会转变成档案数字化管理,这也是信息时代不断发展的必然要求。就目前来看,现代化信息技术虽然得到了快速发展,但在档案管理工作中却并未受到足够的重视,档案管理者并没有意识到现代化信息技术的应用价值,这也使信息需求者无法获得及时的信息服务。在现代化信息技术的带动下,我国档案管理工作变得愈发完善,这也使我国开始致力于在各个领域中实现档案的数字化管理,以此提高各个领域的发展水平。如果仅仅沿用传统的档案管理模式,则反而不利于企业的发展和信息的利用。因此,促进各个领域的档案数字化管理转变,是非常符合信息时代发展要求的。
  (二)提高企业的竞争力。近年来,全球经济一体化的不断推进,使企业面临着愈发严峻的市场竞争形势,企业从本地市场竞争逐渐扩张至全球市场,这使越来越多的企业参与到国际竞争之中。而数字化档案管理,是将不同语言、影像、图片及文字等进行汇总,从而生成相应的档案,通过这些档案,可以为企业在国际市场中的发展提供巨大助力。在进行档案数字化管理工作中,需要有一个明确的管理标准,不过,由于文件的分类标准有所不同,因此在档案立卷时往往会遇到许多问题,这些问题会对档案立卷造成一定的影响,而通过计算机来实现档案的立卷,则可有效避免这一问题,从而大幅提高企业的档案管理水平,提高档案信息的利用效率,使企业能够从档案中挖掘到各种有价值的信息,进而为企业在决策中提供帮助,这对于企业来说,无疑在很大程度上提高了企业在国际竞争中的核心竞争力。
  (三)提高档案资源的利用效率。在以往的档案管理工作中,由于是对纸质类文件进行保存,这也使管理人员需要确保档案管理环境的干燥、无尘,使纸质类文件在保存过程中不会受到虫蛀、受潮等,而这就需要耗费管理人员的大量精力,而且在调阅档案时,往往也需要花费较长的时间。由此可见,传统的档案管理模式已经越来越难以满足时代的发展要求。而将计算机引入到档案管理工作中,利用计算机来实现档案的电子化存储,则可大幅延长档案的保存时间,同时也不会使档案资料出现受潮或虫蛀等问题,进而大大提高了档案资源的利用效率。
  二、提高档案数字化管理水平的具体措施
  (一)增加资金投入力度。要想提高企业的档案数字化管理水平,就必须要加大资金的投入力度,在充足资金的支持下,引进更加先进的设备,以此提高硬件设备对档案数据的处理效率,使用户能够更加便捷地查阅所需信息。企业必须要做好硬件设备的维护工作,同时确保硬件设备具有较强的扩展性与维护性。
  (二)建设一支高素质、高技能的档案数字化管理团队。企业在档案数字化管理工作中,只有建设一支具有高专业性、高素质的管理团队,才能更好提高档案数字化的管理水平。现阶段,许多档案管理人员的年龄较大,这也使其难以熟练运用计算机,更是很少懂得档案数字化管理知识,从而造成企業的档案管理水平低下。企业需要对现有的档案管理人员年龄结构进行调整,聘请具有较强计算机操作能力、丰富档案管理经验的年轻人来进行档案管理工作,同时对现有的档案管理人员进行定期的内部培训,使档案管理人员能够掌握更加先进的技术,只有这样才能促进企业的档案数字化管理转变。
  (三)加强档案数字化资源的共享性。企业在档案数字化管理中,还要对档案数字化资源的安全性予以高度重视,通过各种互联网技术的应用来增强网络安全,防止档案信息出现泄漏,防范黑客与网络病毒的攻击。企业应对电子档案进行备份管理和数据加密,并采用一键恢复功能,这样即使发生网络安全事件,也能最大限度地降低损失,从而大幅提高电子档案的安全性,使电子档案在企业内部的共享性得到显著增强。
  三、结语
  总而言之,信息时代的发展,使档案数字化成为一个全新的事物,这也使档案数字化在发展中势必会历经波折,在应用实践中会遇到许许多多的问题。面对这些问题,需要从发展角度来进行看待,不断将更加先进的知识与技术融入实践当中,这样才能更好地推动我国档案事业稳步发展。
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