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中小民营企业内部控制存在问题及对策

作者:未知

  摘要:所谓内部控制,是指一个单位为了实现其经营目标,保护资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施总称。本文通过对中小民营企业内部控制中普遍存在的问题进行分析,并针对性提出解决办法,以期完善中小民营企业内部控制建设,实现内部控制目标,提高企业管理水平。
  关键词:中小民营企业;内部控制;问题;对策
  随着改革开放40年中国经济的高速发展,民营企业的数量及规模业出现大规模的增长,其中民营企业尤其是中小民营企业数量占比较大,约占我国企业总数的95%以上,中小民营企业贡献了50%以上的税收,60%以上的GDP,70%以上的技术创新,80%以上的就业。中小民营企业虽然发展迅速,但是其经营寿命却不容乐观,生命周期普遍为3年~4年。建立和完善中小企业的内部控制,改善中小企业的内部环境,使中小企业制定一个恰当可行的内控流程尤为重要。目前中小民营企业内部控制状况总体较弱,大多民营企业内控问题突出,内耗严重,经营效率较低,公司风险不能有效把控,由于以上这些问题的存在直接阻碍其发展。
  一、民营企业加强内部控制的重要性
  首先做大做强是任何企业人的终极目标,中小民营企业也不例外,但是,企业做大做强受多方面因素影响,包括内部因素和外部因素,其中内部控制就是很重要的内部因素;其次中小民营企业在我国经济发展领域的作用有目共睹,但是其抗风险能力普遍较弱,内部管理问题复杂,就其内部控制进行研究并提出相关解决措施很有必要;再次企业有一个完备的内部控制对其业务发展、投融资机会以及风险把控都是很好的支撑。
  二、民营企业内部控制存在的问题
  1.企业主对内部控制意识淡薄内控目标不明确
  (1)民营企业的创业者一般都是很优秀的管理者,他们也很清楚企业内部控制的重要性,但是做好内部控制的建设需要费很多人力、财力,所以很多中小民营企业主管明知没有内部控制会对企业不利,但也还是听之任之,没有明确内部控制目标,只有当这种状况对企业造成严重损害时才开始思考这个问题,但已很难挽回损失。
  (2)中小民营企业受规模和业务性质的限制,很多企业的经营范围比较单一,对内控要求很低,导致企业各级管理者和员工认为即使没有内控企业照样运行良好,久而久之对内部控制作用的认识就渐渐淡漠了。这种淡漠表现为有制度没有执行或者即使执行了也是口径不一致以及根本就没有制定内部控制制度。
  2.业务流程不规范,存在诸多缺陷
  (1)很多中小民营企业没有一个科学完整的财务制度,业务流程存在片段化、不系统等问题。比如对于企业资金调动等重要的环节和事项,有的中小民营企业处理过程中随意性强,资金调配完全有老板个人决定,有时直接通过短信,QQ等通讯工具通知财务付款。有些中小民营企业缺少成熟完備的付款流程,即使有也往往不能有效执行,导致近年来电信诈骗冒充老板安排付款的案例频繁发生。
  (2)有的中小民营企业财务流程虽然规范,但是文字信息繁杂,不便于理解,且没有贯彻下去,形同虚设。例如:采购、销售看似简单的两个业务,但是中间有很多流程需要设计,很多企业这方面都是处于一种很随机的状态,采购入库,销售出库没有通过财务流程操作,材料直接入库,没有人员验收;出库随意,没有人员监督,固定资产产权不清晰,很多中小企业老板不知自己家底,导致企业内部管理混乱,企业存在经营管理风险。
  3.岗位设置不科学,存在随意性
  (1)由于中小民营企业规模较小,业务相对不大,业务对象(上下游企业)一般也多局限于规模相当的企业,很多业务对象是自然人,这样就导致业务比较小而散,企业老板为了简化,经常出现公司内某一个人身兼数职的情况。
  (2)有的中小民营企业出于节约人工成本,缩减岗位,加上小企业经常用人情化管理,导致不相容岗位由一人担任。例如很多小民营企业就一个财务人员,主办、出纳、办公室均由一个人担任,存在管理风险和隐患,也是违反会计法的。
  3.中小民营企业的员工,由于很多与企业主有千丝万缕的关系,自身对自己的岗位职责也很模糊,导致岗位职责不明,表现出岗位设置混乱;有的民营企业在成立初期也制定了内控措施,岗位设置也很科学,但随着时间推移,执行力度逐渐减弱,最终出现内部控制失效的局面。
  4.监督不及时,沟通不顺畅
  (1)由于监督需要设置很多标准及环节,对于监督也需要人员参与,人员还要对所监督的事务比较了解,这对于中小民营企业又是一个挑战。监督管理在很多中小民营企业基本没有被重视,大家缺乏这种意识,等出了问题才恍然大悟。
  (2)企业横向沟通缺乏,很多中小民营企业的员工是通过熟人关系进入企业,久而久之形成一种帮派关系,遇到问题本来可以简单沟通就能解决的问题在这里却变得困难重重,内耗相当严重。企业沟通渠道单一,信息传递缓慢,对于很多有价值的信息不能及时送达相关人员手上。
  5.管理人员的管理素质较低
  (1)人才匮乏是中小民营企业的通病,主要是民营企业缺乏很多上升空间以及福利待遇保障等,现在很多大学生即使毕业后仍难找到工作,但是也不愿意选择民营企业,对于中小民营企业就更是如此了,还有就是中小民营企业从事的行业大部分属于劳动密集型企业,对员工的素质要求相对很低。
  (2)由于很多中小民营企业是由个体工商户发展而来的,人员招聘有是就是熟人打个招呼就直接上岗,家族式管理模式很普遍,公司管理人员往往是边干边学,因此专业素质不强,职业素养不高。
  三、改进中小民营企业内部控制的对策建议
  1.提高内部控制意识,明确内部控制目标
  (1)企业无论大小,领导者的纲领性作用是至关重要的。作为企业领导者,必须认识到内部控制的重要性,然后将这种思想层层贯彻下去。作为中小民营企业,应长期不懈地注重内部控制,使内部控制的作用深入人心,相互配合,形成一种良好的内控氛围,从而使企业运营效益和效率获得长足发展。   (2)我国的《独立审计具体准则9号-内部控制于审计风险》指出,相关内部控制一般应当实现以下目标:保证业务活动按照适当的授权进行,保证所有交易和事项以正确的金额,在恰当的会计期间及时记录于适当的账户,使会计报表的编制符合会计准则的相关要求;保证对资产和记录的接触、处理均经过适当授权;保证账面资产于实存资产定期核对相符。企业在制定内部控制时要明确此目标。
  2.规范业务流程
  企业在进行日常生产经营中都会涉及很多业务层面的程序和流程,企业可参照中小企业会计准则的相关规定结合企业自身情况进行设计,在运行一段时间后对流程进行查缺补漏,发现问题要及时纠正,若运行良好就必须严格一贯执行下去。业务流程设计要符合内部控制要求,能够对实现内部控制目标起到促进作用;建立完善风险管理体系,将业务流程用图表或表格的形式直观表达出来,下达关联的部门和人员,使其在进行相关业务活动时很清楚如何按照规定流程办理业务。
  3.优化岗位设置
  企业内部控制基本规范第二十九条规定不相容职务分离控制,这就要求企业必须全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成各司其职,各负其责,相互制约的工作机制。在实际操作中应做好以下几点,首先要明确单位经济业务活动的授权、签发、核准、执行和记录五个步骤;并且上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施执行,从而才能够保证不相容职务分离,便于内部控制作用的发挥。
  4.加强有效监督和及时沟通
  有效监督对于中小企业规范管理尤为重要,也是内控有效性的保障。没有监督就不能发现问题,企业要根据自身业务特征设计一套符合企业自身特点的监督体系,也可以请相关专业人士参与,因为专业人士无论从视野或者信息量一般都很高,这样制定出的内部控制会更加贴合企业实际;同时将监督与奖惩挂钩,对于原则问题要严加追究(例如舞弊)。很多内控问题的发生源自信息的不对称,因此要将沟通融入到企业管理之中,协调人员配合,并且保持同步,各项业务的程序和办理手续要紧密衔接,从而避免脱节现象。横向沟通尤为重要,做到企业相关信息共享,这样很多问题就能提前暴露,给有效解决问题提供时间。优化信息平台,丰富沟通渠道,从企业内部、资金投入、人才培养引进、获取信息渠道入手,为有效沟通提供良好的环境。
  5.提高管理人员的管理素质
  虽然民营企业在人才使用上有诸多弱势,但并不代表民营企业就不能引进适合自己企业的人才,目前我国通过扩招,每年有大批大中专毕业生走向社会,这对民营企业选人用人来说是个很好的契机,对招进来的员工要根据企业的特点,有目的地加以引导,包括岗位培训,提供更多的学习、晋升机会,对优秀人才要引得进留得住,打造一個适合本企业的核心管理团队。加强员工对内部控制重要性的认识,保证员工均能有效执行内部控制制度,人力资源政策对影响内部控制尤为重要,要调动员工在内部控制和经营管理中的积极性、创造性。企业应加强员工及管理人员内部控制教育,从而提高员工的整体素养。
  四、结论
  中小民营企业应该摒弃传统企业管理理念中的不足部分,善于将现代先进的企业管理理念以及信息化系统在企业内部控制中加以运用。我国民营企业由于数量多、体量大,对国民经济贡献在逐步提升,近年来国家出台多项扶持中小民营企业的优惠政策,可谓有良好的外部环境;企业应加强内部控制管理,根据企业实际情况,制定切实可行的内部控制制度,并有效地执行和监督,实现内部控制目标,把企业做大做强。
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