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关于信息化时代创新档案管理工作的思考

作者:未知

  摘要:在信息化时代,企业档案为企业的发展、各项规章制度的制定、企业重大决策提供参考依据,从而达到促进企业盈利和管理水平提升的目的。推进企业档案管理信息化、规范化、标准化建设,对于加快档案信息资源的综合利用效率,全面促进创新型企业建设,有着十分重要的意义。
  关键词:信息化时代;档案管理;创新思考
  一、 信息化时代企业档案管理工作的创新特点
  2019年1月,国家档案局印发了《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》,《意见》立足于国有企业去产能、推进混合所有制改革等内容,提出企业档案创新管理工作的目标,对于强化资产与产权变动中档案工作领导、做好去产能企业处置方案编制工作等指明了方向。在信息化时代,企业档案在数字化内容中的应用主要体现在以下几点:一是利用现代信息技术,对存储档案的文件目录、档案信息的复制与检索、统计与汇总档案文件、传輸数据并对系统进行维护等等;二是根据档案信息管理模式与信息技术的发展需要,研究能够将多种现代信息化技术融为一体的档案信息管理系统,并将电子信息技术、数字信息技术广泛应用到档案信息管理各系统中,使电子信息技术能够充分在档案管理中得到应用;三是通过现代电子信息技术将档案管理系统各模块有机地结合起来,使其形成一个完整的档案信息管理体系,从而使其各功能得到紧密的连接并最大限度地发挥作用;四是档案实现了的网络化管理,依托网络化形成信息化系统,让档案在信息化管理的过程中具有高效性和准确性。
  在信息化时代,企业档案管理系统与网络信息管理系统共同组成了数字化、信息化档案体系,这个体系又由数字化处理系统、信息化服务系统和数据库管理系统组成。数字化档案管理系统以现代的信息技术为基础,以档案管理效益最大化为核心内容,以高效率、先进、便捷的模式、多用户的标准、安全有序的分布式档案,集成信息资源管理系统。山东能源龙口矿业集团有限公司在洼里煤矿、北皂煤矿、盘道煤矿去产能过程中,通过企业信息化、数字化技术的应用,对企业资产、历史发展、人员身份等内容,提供全方位多角度的信息,维护了企业在去产能中的利益、维护了员工的合法权益,企业档案管理通过掌握丰富、齐全、完整的原始资料,以形成高质量的档案资料为基石,在保证国家利益的前提下最大限度地维护了企业和员工利益。
  二、 信息化时代加强档案管理的有效措施
  在信息化时代,企业档案建设需要建立一套全新的正确的信息数据库。建立数据库在一定程度上是一个长期的过程,应该本着从低级到高级的过程进行相应的建设。在建设过程中,要对档案的保存时间、方式、方法以及公开的程度都要进行明确的界定,让档案管理相关的工作人员在对档案管理的过程切实做到有章可循,让档案管理更加规范有序。一个企业档案管理工作能否实现标准化、规范化目标,档案管理部门有着举足轻重的作用。在当前档案管理工作中,由于信息技术和网络技术的应用,档案信息收集、保存和服务工作都发生了较大的变化,为档案信息服务能力的提升创造了良好的发展的空间。我们要认识到,现代新兴的档案管理理念是以比较规范的企业文档管理为基础,通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设,信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作,借助于信息自动化管理平台,实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能,将企业信息管理的事后模式,改造为企业信息资源培植与管理的即时模式,充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。因此,我们应摒弃传统的档案管理方式,利用现代化的信息技术来取代传统的档案管理模式。在当前档案信息服务工作中,需要档案管理人员树立科学和实用的理论,利用先进的设备和技术来加快档案信息资源深层的开发,确保档案信息服务能力的提升。要将档案工作发展的内容进行细化、量化、指标化,在对数据库建设的过程中,应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合,并让其能够在一定程度上协调合作,把综合数据及档案目录库进行相应的集合,只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库,使信息化档案管理工作过程中的效率得到不断的提高。
  档案是企业各项工作和职工各种活动的直接记录,通过档案可以对企业领导和职工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯。企业档案管理工作也是企业的窗口,是检验企业整体管理水平的测试点。企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理,而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。企业档案价值的认定包括:档案价值的鉴定工作;档案价值与档案鉴定标准;鉴定档案价值的原则与方法;档案保管期限表;档案鉴定工作的制度与组织。要实现档案管理效益最大化目标,在档案管理方面,必须充分发挥各方面的积极作用,要充分认识到,企业档案如果不被利用,常年沉睡在库房里,就会成为企业的负担和包袱,企业领导就不会重视档案工作。档案管理工作要发展,首先要内部挖潜创新,夯实企业档案管理基础工作,树立“服务创造价值”的观念。企业档案部门要创新管理方法,充分开发档案信息资源,千方百计、积极主动地为企业各项工作服务,为企业创造价值和效益。这样,企业领导才会重视档案工作,为企业档案工作的良性发展提供人、财、物的支撑服务。
  信息技术已经成为人们生活中不可或缺的一部分,因此,要在档案管理中利用现代化技术手段,结合计算机技术的管理,使档案管理工作效率得到较大的提升。档案管理工作不仅仅只是作为信息的记录载体,而是应该加强对其的应用。企业管理层及相关工作人员要想提高经济效益、提升企业的市场竞争力,就必须通过档案信息化管理进行资源的整合和战略的规划。企业在信息化时代,要不断对档案信息进行归纳总结及理论分析,根据企业利用需求制定档案信息开发课题,定期进行业务培训,指导档案人员进行档案信息开发,为企业决策和生产建设提供有价值的信息。
  参考文献:
  [1]李欣.当代档案信息资源开发研究[J].档案学通讯,2003(5):51-54.
  [2]卢晓茜.加快推进档案信息化建设进程的几点思考[J].机电兵船档案,2015(3):57-59.
  作者简介:
  王军娜,山东省烟台市,山东能源龙口矿业集团有限公司办公室档案科。
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