浅谈如何做好基层公共卫生档案管理工作

作者:未知

  摘要:在我国的档案管理工作中,有许多需要遵守和执行的标准,这些标准的制订和实施,极大地促进了档案工作的开展,加快了档案现代化管理的进程。档案是基层公共卫生部门重要的信息资源,其在基层公共卫生部门的医疗、教学、科研以及管理活动中起着极为重要的作用。完整、全面地收集档案,科学的管理档案,切实做好档案信息的开发利用,大力推进基层公共卫生部门档案管理工作标准化管理进程,对科学决策和本单位的现代化建设极为重要。
  关键词:基层公共卫生;档案管理工作;分析
  档案是记录各项活动的真实记录,只有保管好档案才能在需要时提供有效的信息,是反映基层公共卫生部门工作的宝贵财富。在评价基层公共卫生部门服务水平中可以作为重要的衡量依据。因此,不断完善档案管理工作,改进工作中存在的问题把整理、修改、保存档案资料作为一项任务认真执行对基层公共卫生工作具有重大的推动作用。
  一、 基层公共卫生档案管理工作存在的问题
  (一) 管理体制不健全
  目前,我国多数医院将本科室工作人员的权责予以区分,在此基础上制定相关管理制度,进而导致档案管理机构设置的杂乱、管理的分散。此外,由于医院采用将各部门的档案进行分开管理的方式,造成医院信息资源的连贯性和完整性的缺乏,还会给基层公共卫生档案查找以及网络化管理造成极大的困难。
  (二) 管理人员专业素质低下
  管理人员的能力素质对公共卫生档案管理的规范性以及高效性均造成重大影响,但目前我国多数医院选择采用非专业出身的档案管理人员,此类管理人员的理论和文化水平存在较大差异,且具有较大的流动性;其次,管理人员专业素质低下,促使档案管理工作的被动性和管理模式的呆板性。
  (三) 档案管理模式落后
  就基层公共卫生档案管理而言,其强调档案资源的保密性,因此,基层公共卫生档案管理服务对象限制在职能科室和本系统。档案管理人员缺乏创新意识,习惯于服务单一对象,不仅导致基层公共档案管理工作缺乏创新性和主动性,而且导致基层公共卫生档案管理工作模式的落后与陈旧。
  二、 基层公共卫生档案管理工作的强化措施
  (一) 完善基层公共卫生档案管理模式
  科学且完善的基层公共卫生档案资源管理模式,不仅能够为基层公共卫生档案管理水平的提升提供保障,还能够为基层公共卫生档案管理工作的效率和品质提供保障。①可设立专门负责基层公共卫生档案管理的职能部门要求基层公共卫生档案管理人员重视档案管理工作。②需要合理分配档案管理工作人员,既要有专业的档案管理人员又要有档案系统技术人员,进而为档案管理工作水平的提升以及档案管理资源的充分利用提供保障。
  (二) 创新基层公共卫生档案管理制度
  基层公共卫生档案管理工作的基础是医院管理制度,实行有效且完善的档案管理制度不仅能够提高基层公共卫生档案管理工作的质量,还能够提升档案管理工作人员的积极性。制定出适合基层公共卫生档案管理的完善体系,包括档案管理人员的职责、档案管理工作的定时指导以及对档案管理工作的管理三个主要方面。档案管理人员的工作积极性同样具有重要作用,为能够有效提升档案管理人员的工作积极性,基层公共卫生档案管理部门可以制定并完善相关考核和培训制度。实际工作时,应该选取具有多年档案管理工作的人员组建带头工作小组,而小组内部需要储备一名具有专业技能的技术指导人员;通过广泛收集各科室意见的方式,制定具有可行性的管理制度,以促进基层公共卫生档案管理工作能够达到规范化和科学化,其主要目的在于为基层公共卫生档案资料连续性及完整性提供切实保障。
  (三) 提升基层公共卫生档案管理人员的素质
  由于基层公共卫生档案管理工作是一项规范化、科学化、现代化以及制度化的高标准体统工程,不同于各门类档案管理的简单化集中性管理。针对目前我国基层公共卫生档案管理工作中人员素质较低的问题,不仅需要重视档案管理组织人员的业务培训,而且需要强化人员的管理意识。此外,可以通过引进相关的考核晋升制度的方式,实现调动管理工作人员积极性的目的。强化工作人员的管理意识,首先需要得到相关领导的支持下,其后以开会强调或者突击检查等方式快速提升全体人员对档案管理工作的重视程度,主要是因为全体人员完全熟悉档案管理工作后有助于形成规范化的档案收集工作。
  (四) 提高基层公共卫生档案管理工作的信息化
  完善的基层公共卫生档案管理需要不断提高档案管理工作的信息化,即利用现代化设备对档案进行管理,可以在实现减少档案储存空间的同时节省管理工作中的资源消耗,继而有效提升基层公共卫生档案管理工作的效率。采用多样化的储存方式,为有效避免出现储存空间不足、查找困难、共享性差等情况的出现,可采用电子文件的方式进行管理,将其储存在硬盘或者磁盘内;采用网络化管理方式,网络时代促进网络化的发展,其主要在人事档案网络化、病例档案网络化以及文书管理网络化三个方面进行有效的网络化管理。
  (五) 规范基层公共卫生檔案信息材料收集和整理工作
  目前的基层公共卫生档案管理之所以不完善,主要就是因为管理不规范,材料的收集和整理工作不到位,居民的健康档案建档率不高。这样就需要对该项工作进行相应的规范,将居民的建档工作作为重点,统一各种报表的填写,确保各项数据完善,为居民建立完整的健康档案。为了促进辖区居民充分配合社区建档的工作,基层公共卫生部门要对居民开展健康教育,结合互联网等媒体宣传建立健康档案的重要性,使居民能够自动配合社区开展建档。基层公共卫生服务需要各辖区各部门、机构的支持,因此要积极与居委会等重要的部门取得联系,使其能够了解到为居民建立健康档案的意义,这样就可以促进档案收集与整理工作的有效开展。
  (六) 加强基层公共卫生档案管理与医疗工作之间的衔接   就档案管理工作与医疗工作之间的关系来看,档案管理工作应该是为医療工作提供服务、提供信息依据的一项工作。在医疗业务中,很多工作都需要通过查阅档案来开展,比如在对患者进行治疗的过程中,医护人员需要及时了解患者的病史,那么这就需要档案管理工作者及时提供患者的档案。要让档案管理工作能够更好地为临床、医疗、研究等工作服务,就必须加强档案管理与医疗工作之间的衔接。比如医院要结合档案信息化的实际情况,及时更新信息化管理制度,对于新增的档案必须及时上传到信息系统中,以保证档案与信息系统同步。档案管理工作可以根据医疗业务进行档案分类,这样当医疗工作需要档案信息时,档案管理者可以有针对性地进行档案查找,第一时间为医疗工作提供档案依据。另外,医院要促进档案信息资源共享,这样就可以同时满足医疗、研究、教学等工作的需求,档案资源共享可以更好地为医疗工作提供便利。
  (七) 重视基层公共卫生档案的开发和利用
  档案管理的最终目的就是开发利用,档案部门要树立服务意识,紧紧围绕医院中心开展工作,参与医院各项重大活动,如院庆、院史馆的筹建、大型学术活动、义诊活动、突发性公共卫生活动等,运用多种形式和载体做好档案业务工作,积极拓展医院档案服务领域,更好地为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时,积极开展多种编研活动,使档案编研工作与医院医学、科研、经济建设、管理工作结合得更加紧密,对信息进行深层次开发和加工,编写各种专题汇编,如编辑大事记汇编、基础数字汇编、发文汇编、医疗信息汇编、院志等编研材料,多途径、多渠道地开发档案信息资源,为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息,让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用,提高档案在医院管理中的地位,为促进医院的可持续发展服务。
  三、 结束语
  基层公共卫生档案管理的工作任重而道远,其保存质量和内容的全面性不仅关系着居民的健康,更与社区和谐发展密切相关。对基层公共卫生部门来说,虽然身为公共卫生服务中最基层的单元,但作用和重要性却非常重要,它既是各项公共卫生服务措施的落实者和执行者,也是掌握着辖区内公共卫生工作的第一手档案资料的持有者,有责任有义务积极管理好当前的公共卫生档案,努力探寻有效措施延长档案寿命,保证档案的全面性和真实性,防止失密和泄密。只有这样,才会在新形势下得到更好的开发和利用。
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  作者简介:
  王言林,山东省莱阳市,莱阳市谭格庄中心卫生院;
  贾宝华,山东省莱阳市,莱阳市妇幼保健院计划生育服务中心。
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