做好档案收集与整理工作的探讨

作者:未知

  【摘 要】档案的收集与整理是企业档案工作中的重要内容,对企业档案管理水平提高有着重要的价值作用。近年来,随着企业档案管理工作的不断发展与进步,其对档案收集与整理的要求在不断提高,随着信息化、数据化在企业档案工作中的不断应用,为企业档案收集与整理工作带来了新的发展机遇与挑战。当前,很多企业在档案收集与整理工作中仍然存在诸如收集效率低、质量低。档案归纳整理不及时等许多客观问题。鉴于此:为了进一步提高企业档案收集与管理工作质量,文章将重点探讨档案收集与整理工作中存在的问题及对策。
  【关键词】档案收集整理;问题;对策
  档案的收集与整理是企业档案管理的基础性工作,是保障企业档案资料信息完整、真实的客观需要。同时,做好档案收集与整理工作对企业制定经营决策、战略计划制定等都有着现实的作用价值。在档案收集与整理过程中,需要发挥出档案管理人员的作用价值来,更需要相关技术的支持,只有这样才能够确保企业档案收集与管理工作水平。但是,当前很多企业在档案收集与整理过程中仍然存在很多问题,从而影响并制约了企业档案管理的科学化发展。
  1、探讨档案收集与整理工作的特点
  1.1档案分类较多
  企业的档案收集与整理工作特点之一就是档案的分类较多。在一个企业中,在档案收集与整理过程中必须要做好对相关档案的分类整理,这其中包括了企业的文书档案、会计档案、业务档案、基建档案、人事档案、设备档案等等。而如果从记录方式上来对档案进行划分又可氛围录像档案、文字档案等等。所以档案收集与整理工作一定要做好对档案的分类归档工作,鉴于企业档案种类繁多的特点,也为企业开展档案收集与整理工作带来了一定的挑战。
  1.2范围广
  企业档案收集与整理工作的另一个特点就是其涉及范围比较广,之所以这么说是因为,企业开展档案的收集与整理是对企业各项工作、各个环节产生的有价值的资料信息进行收集与整理,因此,在这个过程中需要企业中各个部门的积极配合与参与。切不可出现只做好對一方面档案资料的收集与整理,而忽视另一方面的情况,要做到档案资料收集与整理的全覆盖。而且随着企业档案工作在信息化、数字化方面的应用不断深入,企业的档案收集与整理工作范围将会进一步的拓展与延伸。
  2、分析档案收集与整理工作中存在的常态问题
  2.1档案收集与整理不及时
  当前造成企业档案收集与整理不及时的原因有很多,首先:在一些企业中,其他部门往往认为档案收集与整理是档案管理部门的事情,与自己没有任何的关系,因此,缺少主动配合及参与热情,往往就容易出现档案资料移交给档案管理部门不及时的情况。其次:档案管理部门没有指定出档案收集与整理工作规章机制,从而导致档案收集与整理工作杂乱无序,由于缺少对相关人员的管理与监督,导致其在进行档案收集与整理过程中三天打鱼,两天晒网,对工作没有紧迫感,造成档案收集与整理不及时的情况发生。
  2.2档案室建设方面的问题
  虽然随着数字化档案的不断发展,很多企业已经通过将档案资料以数字化的形式储存到计算机当中了,但是在一些情况下,纸质的档案是无法代替的,所以像这些纸质档案的保存有一定的条件要求。其需要档案库房长期保持恒温恒湿等,避免档案资料纸质变质,造成档案信息损坏的问题。但是当前很多企业往往忽视了对档案库房的建设及管理,这对开展档案收集与整理工作是极为不利的。
  2.3档案收集与整理真实性与完整性无法保证
  造成企业档案资料收集与整理中档案资料不真实、不完整的原因有很多。首先:作为档案资料收集与整理的执行者,档案管理人员自身的失误造成档案资料不真实、不完整。一些档案管理人员在进行档案收集与整理时,工作极不认真,缺少对自身的严格要求。还有的是因为档案管理人员工作能力导致档案收集与整理过程中档案资料不真实,随着数字化档案管理的发展,要求档案管理人员在进行档案资料收集与整理时要具备一定的信息化水平、数据处理能力等,而很多档案管理人员由于不具备这方面能力,从而在实际的工作中无法保质保量的对档案资料进行有效的收集与整理,从而出现档案资料不真实完整的情况。其次:企业其他部门不积极配合档案部门来完成档案资料的收集与整理工作,从而造成档案资料不真实的情况发生。如:在一些企业中,一些部门为了部门利益,自我利益等,往往会对档案资料进行作假。
  3、探讨如何做好档案收集与整理工作
  3.1加强宣传、提高认识
  档案收集与整理工作是企业档案管理工作的重要内容,也是企业管理规范化发展的有效保障。之所以会出现档案收集与整理过程中档案资料不真实完整等情况,往往是因为缺少对档案收集与整理工作认识及重视导致的。所以,企业要做好对档案收集与管理工作的宣传,尤其要提高除了档案管理部门以外企业其他部门对档案收集与整理的认识,从而在档案收集与整理过程中这些部门才能够积极主动配合档案管理部门开展收集与管理工作。从而在企业内部逐步建立起良好的档案收集与整理认识氛围,推动其发展完善。
  3.2加强对档案收集与整理工作队伍的建设
  想要做好档案收集与管理工作必然是离不开档案人员的参与及支持的,因为他们是这项工作的参与者与执行者。首先:企业要做好对档案人员的思想教育工作,定期的组织内部档案人员进行学习与交流,提高档案人员对档案收集与管理工作的认识,使其真正明白此项工作的重要性及内涵。其次:做好对企业档案从业人员的工作技能培训提升,针对当前数字化档案管理的不断发展,要切实夯实档案人员在信息化、数据化等方面的能力水平,从而为其开展档案收集与管理工作打下基础保障。
  3.3建立健全档案收集与整理工作管理机制
  想要做好档案收集与整理工作必须要完善机制才行。首先:企业在进行档案收集与管理工作时,要建立起统一的规章机制,建立档案收集与整理的标准化流程,并督促档案人员严格按照规章流程来开展档案收集与整理工作。其次:加强对档案收集与管理工作的技术投入,企业要拿出一定的资金来保障档案收集与整理工作的信息化建设、数据化建设等,通过利用计算机网络相关技术来全面提高企业档案收集与整理的效率与质量。需要注意的是要对应的建立起安全防护机制,保障企业档案收集与整理的成果。最后:建立起相关保障机制,保障档案收集与管理工作的顺利实施,如:企业要不断完善对档案人员的监督与管理机制,通过有效的监督管理来保障其档案收集与整理工作的科学性及规范性。
  4、结语
  鉴于档案收集与管理对企业发展的重要价值,所以文章对其的探讨分析是具有非常大的现实意义的。希望通过文章对档案收集与管理工作中存在的常见问题以及优化建议分析,可以对企业开展档案收集与管理工作提供到帮助作用。
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