企业公文管理常见问题分析及对策
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作者:王卓勃
【摘 要】论文结合工作经验，总结公文管理中的常见问题，针对问题提出解决对策。
【Abstract】Combined with the working experience， this paper summarizes the common problems in the management of the document， and puts forward the solutions to the problems.
【关键词】公文管理;问题分析;对策
【Keywords】 document management; problem analysis; countermeasures
【中图分类号】F272.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2019）10-0040-02
1 引言
企业常用公文主要是用于办公管理工作，服务生产经营等各环节，保障生产经营秩序畅通、提高办公效率和企业执行力。常见的种类有请示、报告、决定、批复、通知、通报、函、会议纪要等。主要适用于向上级机关请求指示、批准;适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问;适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项;适用于答复下级机关的请示事项;适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员;适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况;适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项;适用于记载、传达会议情况和议定事项等。
2 企业公文流转中常见的问题分析
2.1 公文起草不规范
公文起草一般均由业务部门起草后提交，但由于业务部门一般没有专业的文书，对公文管理方面没有经过系统的培训，简单把事情说清楚、提交后就是文件结束了，后续工作都是办公室的责任的思想，导致内容没有逻辑性、前言不搭后语、语句不通、错字频出等现象，公文的提交质量太差，需要和提交部门不断进行核实沟通，严重影响公文的流转效率。
2.1.1 文种使用不当
例如，“请示”“报告”不分而乱用;“通报”“通知”不分随意分类;“意见”“批复”“决定”不分而错用。
2.1.2 主题内容不明确
所谓主题内容不明确是指公文主题意思不明确，尤其是请示类文件，没有按照一事一请进行提交，或者按照一事一请原则进行，内容逻辑混乱，没有明确的意见或上级答复的具体内容，导致请示类文件没有具体的请示事项，无法进行批复。
2.2 依据不规范
①依据文件规范性。如“根据公司关于……的通知”，甚至出现依据《公司关于……的通知》，但查找后无此文件，依据文件可能真实存在，但是全凭起草人员记忆引用，依据文件与实际文件名称不一致。②依据内容不规范。如向上一级部门（公司）反映情况、提出建议，或请示有关主管答复事项时，提前不进行政策方面的解读和征求上级部门的意见，请示内容与当前政策不符，最终导致请示频繁被驳回或无法批复，影响公文的流转效率和办公效率。
2.3 内容描述不清楚
①單位名称不规范。公司已经明确了各单位的全程和简称，但是仍有部门或单位乱用名称，如：单位名称是神华……股份有限公司，但是在文件中出现好几个名称，提交人自己清楚是在说同一个单位，但是从公文严谨性和规范性来说，存在歧义，甚至有可能表述成另一家单位。②滥用简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名;在内容中由于项目名称或依据内容语句较长，在撰稿时随意进行简化，通篇出现相关规定、根据通知、某某项目等词组，让人不知道这些内容从哪得来，是否属实。③用词不严谨。流水账式撰写会议记录，内容不明了或存在歧义，不进行分类整理，甚至通篇存在错别字，影响公文的效率和执行效力。
2.4 发文用印不规范
①印章和单位名称不统一。落款和印章不一致，党章和行政章错用，或者本来属于行政类文件却来个联合发文，本来属于党的文件但是发成了行政文。②越权行文。所谓越权行文是指公文内容超越本单位的职能范围，或本来不属于自己单位管辖的范围，但是自行“揽活干”，与相关兄弟单位有业务来往的事项，经自行沟通后直接走自己单位的请示。或者属于兄弟单位（部门）联合办理的事项，不经过沟通或会签自行发文，导致发文后才出现交叉问题，责任分不清。③多事一请。所谓多事一请是指一个请示中有多个请示内容。例如，报送的请示件中涉及多个事项，虽然属于上级一个部门管辖的范围，但是请示事项没有联系，上级难以在公文中进行批复。
2.5 公文处理不及时
公文处理人员不及时处理“我的待办”中的公文，没有按照时限要求及时办理文件（部门办理简单事项一般为3个工作日，复杂事项为5个工作日），超时文件频繁被录入超时统计系统。对于没有及时处理公文的人员，各办公室文书应做好文件督办，及时反馈办理结果，提高办文效率、保证办文质量。
3 加强公文管理的对策 3.1 提高认识，高度重视公文管理在企业生产经营管理中的重要性
各类型问题的存在，其根本原因就是企業管理人员和公文办理人员对公文管理不够重视，存在公文管理中的一切事项都是办公室主任和文书的事情，都属于领导的事，与自己没有关系的思想，部门对公文工作疏于管理，文件只在领导、办公室人员内流转，相关人员公文系统内文件长期积压、处于待办、待阅状态，所以必须让全员正确认识公文管理的重要性。
3.2 完善制度，明确各部门的职责
3.2.1 要明确公文管理的组织与职责
公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等[1]。公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
公文正式印制前，公文管理部门应当进行再审核，重点审核文件格式是否准确、发文程序是否规范、是否签发人签字，附件材料是否对应准确，格式是否统一、规范等。
3.2.2 拟制公文应当进行事先沟通协商
对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
3.2.3 规范公文处理流程
对公文处理流程做详细规定，明确公文种类及格式、行文规则、执行程序，简化操作流程与操作方法，保障制度的规范性、指导性和可操作性，使公文管理各个环节都有据可依。
3.2.4 做好公文管理归档工作
公文处理人员“我的待办”中作废文件要及时联系办公室文书作删除处理。对于闲置文件超时限不处理，办公室将适时予以通报。做好文件发放、保管工作，严防出现丢失、泄密事件。各单位要建立文件发放登记、文件销毁机制，对于生产经营涉及的文件与核心材料等杜绝随意发放、外传、丢弃。
3.3 加强审核，保持公文安全高效流转
①严把行文关。不越级发文、一事一请、党政分开、请示与报告分开、不随意定密级和扩大发布范围等原则。②严把文字质量关。核稿人员要认真进行文件审核，对文件内容进行逐项核实，确保表述准确、结构严谨、逻辑清楚、语句通顺、主题明确。③严把公文格式关。办公室是公文主责部门，检查公文格式是否符合公文管理的有关规定，检查格式是否准确，使用文种、语气是否恰当，保证公文的规范性[2]。
3.4 加强督办管理
①提高公文管理认识。各单位（部门）办公室主任、文书作为公文管理第一负责人，要把握“准确、及时、安全”的公文处理原则。熟悉公文管理相关规范，提高公文审核能力。不定时关注公文流转情况，杜绝公文“漫游”。②推广应用电子公文处理平台。目前企业基本都有自己的OA办公系统，基本实现公文的电子化流转，办文效率极大提升;企业内部要做好内部OA系统公文处理工作，保障文件流转效率，明确公文处理各环节办理时限，加强公文督办力度，提高文件流转过程管理，高效办文办事。
4 结语
公文管理对规范企业管理、提高办公效率、提高企业执行力、节约办公成本意义重大。企业必须提高认识，不断完善公文管理制度、加大办公人员培训力度，提高认识，运用好电子信息化OA办公系统，使企业生产经营有章可循、有据可查，提高办公效率和企业的执行力。
【参考文献】
【1】张镇，鲜德清.中央企业公文处理实用手册[M].北京：石油工业出版社，2016.
【2】李军.公文审核中的常见问题及对策研究[J].秘书之友，2018（02）：28.
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