浅析高校学生档案管理弊端

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　　摘 要：学生档案是学校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、品德、才能、学习和工作表现的、以个人为单位保存以备查考的文字、表格等历史记录。本研究以学生档案为切入点，探索高校学生档案管理弊端，体现为：对学生档案不重视、内容不全面、整理不规范、传递与服务不科学不先进。
　　关键词：高校 学生档案管理 弊端
　　一、学生档案的概念
　　学生档案是学校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人才能、经历、品德、学习和工作表现，并以学生个人为单位保存，供查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校学生档案是高校学生管理的重要体现，一份简单的学生档案，不仅能体现高校教育教学改革与发展的水平和社会声誉，还能反映学生的个人能力，更是单位选拔人才的重要根据。
　　二、学生档案的重要性
　　2008年9月1日起实施的《高等学校档案管理办法》明确规定了学生档案作为高校档案管理单独一类，体现了国家教委和档案行政部门对学生档案的高度重视。学生档案大致包括：高中档案、学生的入学登记表、体检表、成绩表、各种奖惩记录、党团关系、学籍档案、毕业生登记表等，能从各个角度折射出学校的管理水平与学生的能力。各高校只有切实做好学生档案的管理，才能实现系统规范化管理学生的目标[1]。
　　1.从教学改革与发展的角度看
　　学生档案既是人才培养工程的核心材料，也是独显人才素质的重要信息载体。一份独具特色、内容丰富、材料真实、准确无误的学生档案能折射出教育教学的全过程及其办学成效，同时也是学校教学质量与学生素质的真实写照。
　　2.从高校的角度看
　　如果要说学生是高校的产品，那么学生档案就是高校最好的“产品说明书”，它不仅展示了校风、学风、办学特色以及综合实力的重要窗口，更是反映学校严谨的工作作风与创新的教学理念，同时还能为高校赢得良好的社会声誉。
　　3.从学生的角度看
　　学生档案是学生未来人生的起点，毕业以后只要学校与社会保障局协调，取得报到证后，学生档案转入就业单位或社会保障机构，学生档案就转变为人事档案。所以学生档案是学生人生道路上永久的“身份证”，具有原始性、唯一性等特点。
　　4.从社会的角度看
　　学生档案是学生走入社会的唯一“通行证”，为不同性质的用人单位提供考查人才的重要渠道，能节约成本和时间，并能高效率地选拔合适的人才。
　　二、高校学生档案管理弊端
　　现就本人多年的人事档案管理经验从以下四个方面谈谈高校学生档案管理弊端。
　　1.不重视学生档案
　　（1）用人单位不重视。一些用人单位对学生档案是否与录用人学生同行没有做出明确规定，工作了十多年的职工竟然不需要调档案。例如：我校库存学生档案上万册，部分档案是十多年前的，按理这些学生大都已就业，只因用人单位不重视档案而导致学生档案滞留学校十多年，甚至几十年。
　　（2）学生本人不重视。近年来，我们档案馆要接待不少因晋升职称或因升职来校提档案的一些“老学生”，以及受访不少因几十年不知自己档案去向的“老学生”。
　　2.学生档案材料收集没有统一标准
　　（1）党、团关系没有明确规定是否放入学生档案材料中。今年一部分用人单位调档，强调学生的党员档案必须与学生档案同行，就我校情况来说，学生档案材料不包括学生党、团关系，用人单位的要求不仅给学生带来麻烦，给档案馆也添了任务。
　　（2）学生档案内容单一。今年我馆接待了不少学生因考上公务员或找到工作单位后，用人单位来校政审的利用者。学生档案材料是用人单位考查人才的重要渠道，档案内容单一，用人单位无法全面了解。
　　3.学生档案的整理不规范
　　（1）没有实行部门立卷。以我校为例，学生档案材料的收集和整理、传递都是档案馆负责，这样大大增加档案馆的工作量，更可怕的是出差错。学生的档案材料大都是院里产生的，院里最了解学生情况，如果学生档案能部门立卷后再移交档案馆，不仅内容丰富，独具特色，而且还能提高正确率和工作效率，同时，可节约成本。单就学生成绩来说，一部分学生因挂科要补考，这些学生的名册档案馆不知道，缺成绩单或是成绩单不合格，整理人员要经过再三的审查甚至要多次电话联系院里才能确认。
　　（2）相关部门没有积极配合。学生档案材料是由多个部门产生的，就我校而言，体检表是学校医务室提供的，成绩单、毕业生登记表、学生实习手册等由院里提供，而中学档案和报到证又是由学生本人和招生就业处提供。如果这些部门不积极配合，档案馆在有限的人力条件下是很难在很短的时间内去满足用人单位的要求。
　　4.学生档案传递方面
　　（1）采用什么样的传递方式没用完全统一。一部分用人单位，特别是部分人才中心要求走机要件，2015年4月，人社部联合中国邮政集团公司发布文件，学生档案寄送方式由机要通信改为EMS邮政快递。也会增加了档案馆的工作量[2]。
　　（2）没有解决学生档案的远程服务问题。学生档案是民生档案，民生档案是信息时代的焦点问题，其档案信息应实现远程服务。我校学生档案去向大致为本省学生档案寄回生源地市教育局，外省的保存学校档案馆，就我校学生档案去向问题学生可在网站查到，学生提取檔案只需把身份证、毕业证以及邮寄地址传真档案馆或把信息发邮箱，就可通过EMS传递到学生指定目的地。但如果是用人单位要政审或考查学生就必须亲自来学校，远程服务异地调档问题未能解决。
　　综上所述，学生档案的管理确实存在不少问题，特别是信息化时代，学生档案的管理依然停留在纸质档案管理层面上，如果高校对学生档案的管理能提高到信息化管理层面上，那上述问题就可迎刃而解了。
　　参考文献
　　[1]李炜.浅谈高校学生档案管理主要问题与对策[J].兰台内外，2019（10）：19-20.
　　[2]余子丹.毕业季学生档案转递问题分析[J].办公室业务，2019（9）：146.
　　作者简介
　　周剑辉（1975—），女，汉族，湖南娄底人，馆员，本科，湖南人文科技学院档案馆，研究方向：人事档案管理。
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