信息化时代高校电子档案业务流程重组研究

来源:用户上传      作者:张寒露

　　摘 要：“数字校园”和“智慧校园”建设已被逐渐纳入各个高校的发展规划之中，学校的电子档案无论是数量还是形态结构都发生了较大的变化，传统的档案业务流程逐渐显现出不适应之处。本文通过分析信息时代高校电子档案业务流程重组的必要性，结合客观实际，对高校电子档案业务流程进行了重新设计，以期能够提升档案管理效率和水平，适应信息化时代的不断发展。
　　关键词：高校;电子档案;业务流程;重组
　　
　　 随着信息技术在高校教学和管理活动中的应用越来越普遍，由此产生的电子文件也成爆炸式增长，电子文件的形态和数量都发生了显著的变化。而传统高校档案业务流程在电子文件归档时面临许多困境，所以在新形势下应该对高校电子档案业务流程进行重组以实现改进和优化，适应档案管理客观实际的需要。
　　1 电子档案业务流程重组的必要性
　　现阶段各高校普遍采取“双套制”归档模式，即不管档案的原始生成状态是怎样的，在保存纸质档案的同时，也同时保存一份相应的电子档案。具体操作方式分为两种，一种是将生成的纸质档案进行数字化加工扫描，生成电子档案然后对应挂接。另一种是，将原生电子档案打印成纸质版，再加签章或签名当做纸质档案保存。这是一种线性的业务流程，每一个环节都要在前一个环节完全处理好之后才能进行。
　　
　　“双套制”一方面可以大大提升纸质档案数字化之后的资源利用效率，也可以因为利用时主要利用电子版而降低对纸质档案的损害程度;另一方面，将电子档案打印生成纸质版，可以解决电子档案易更改，载体不稳定等具体问题，因而长期以来得到档案界的一致认可和推广沿用，也在一定时期内为各高校档案工作奠定了坚实的基础。然而，随着社会高速运转和信息技术的日新月异，在面对数字时代高校电子档案呈现出的新特点，传统电子档案业务流程已经有些力不从心，因此对电子档案业务流程的优化重组具有其必要性。
　　1.1 档案数量急剧增加，档案人员不堪重负
　　随着高校师生人数日益增加，业务活动也越来越多，随之形成的档案数量也急剧增加。如果现在仍然严格按照原来“双套制”的要求，所有业务系统生成的电子文件打印后归档，不管是对基层单位的兼职档案员，还是学校档案人员来说都是一个非常困难的事情，例如一个PPT可能就是上百页，一份图书馆购买图书目录就是几百页，将每一份文件全部打印出来对于一些本身人手和经费不充足的学校来说是是难以实现的事情。在“无纸化办公”逐渐盛行的今天，这种模式非但没能提升工作效率，反而重复劳动，给各个学校增加了额外的负担。
　　1.2 归档流程存在缺陷，档案信息不完整
　　目前高校采取的电子档案归档方式是以硬盘拷贝等形式进行的。但是在原生电子档案越来越多，档案形态日益丰富的今天，不管是打印，还是通过拷贝、传输的方式都没有办法将电子档案的元数据等一同归档，因此无法保存档案的原始性和真实性，不符合档案的基本特性，所以在这种情况下的归档，实际上只能称之为备份，而难以称其为“归档”。同时，当我们面临三维立体图像、巨幅图表和各业务数据系统中的结构化或者半结构化数据时，是很难用纸质打印将其内容完整呈现的。
　　1.3 国家政策导向转变，各行业积极试点
　　美国、加拿大、澳大利亚等许多欧美国早在21世纪初就已经开始数字化转型的研究和实践。而在国内，从21世纪开始，“双套制”就成了档案界的共识，在档案行业已经普及和发展了20年左右，国家档案局也曾对“双套制”进行了肯定。但是随着社会的高速发展，“双套制”的弊端也逐渐显现，在2013年国家档案局提出了“存量数字化、增量电子化”的战略指导意见，2018年底，国家档案局14号令中规定“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式存档。”2019年，国务院令16號《国务院关于在线政务服务的若干规定》中明确了“除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。”因此，从政府到企业都掀起了一股电子档案业务流程优化重组的热潮，但是对高校而言，还没有开始大规模的进行理论和实践研究，因此高校急需摆脱“象牙塔”的束缚，走到档案事业发展的前端来。
　　2 电子档案业务流程关键因素分析
　　业务流程重组（Business Process Reengineering，BPR）也被称为业务流程再造、业务流程重设。由美国管理学家迈克尔·哈默提出，最初主要运用于企业管理方面，后延伸至各个领域，其主要核心即是通过业务流程的重组再造来提升管理效率，进而改善整个企业体系构建。我们将BPR理念应用于高校电子档案业务流程中，立足于原有的业务流程，通过分析当前需要解决的问题，引入新的信息技术，通过温和的改造来改善现有流程。这里我们主要采用CFS法（Critical Success Factors，关键成功因素法）明确现有业务流程中需要改造的关键因素，然后使用TFD（Transaction Flow Diagram），即业务流程图来进行业务流程的重组描述。
　　2.1 归档方式
　　前文我们叙述了电子档案的产生途径主要有两种：一种是纸质档案经过数字化加工形成的电子档案，一种是各类业务系统生成的原生电子档案。虽然目前无纸化办公是行政办公发展的趋势，但在目前仍有部分工作需要借助纸质来完成。所以我们在进行业务流程重组是，就必须考虑到两种电子档案的归档方式。通过纸质档案数字化产生和非系统生成的电子档案仍然通过硬拷贝的形式归档，而原生电子档案则直接通过业务系统接口方式进行归档，并且不用再将其打印。
　　2.2 归档时间
　　目前各高校的电子档案归档时间是同纸质档案归档时间相一致，即每年2次。上半年行政职能部门按自然年度归档上一年度档案，下半年教学单位按照学年归档上一学年度的教学类档案。科研和基建类档案按照项目完成后2-3个月时间内归档。时间上的差异让电子档案在未归档之前存在被修改、遗失等风险，进行业务流程重组后，纸质版扫描后的电子档案可以仍保持原有的归档时间，原生电子档案的归档时间则可以设定为实时归档。 　　2.3 归档内容
　　现在的高校电子归档方式通常是以硬盘拷贝的形式进行的，但是根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子文件归档应该与元数据一同归档，显然传统的归档方式是无法满足这一需求的，电子档案的真实性和完整性也无法展现。因此电子档案归档需要包括它承载的内容以及结构、背景以及业务流程记录等元数据信息。
　　2.4 鉴定著录
　　在传统业务流程中，著录鉴定都是通过人工手动完成，电子文件是否满足归档标准，保管期限是多长，都需要相关人员一件一件地甄别和判断，然后再对档案的标题、时间和责任者进行著录。但随着电子档案数量激增，通过人工来甄别和判断已然成为不可实现的事情，也不可能一条一条人工进行著录。因此笔者认为，随着科技的发展，电子档案储存空间只会越来越小，因此没有必要再进行归档甄别，可以一并归档，通过系统自动捕获相关信息分类并生成归档目录。
　　2.5 档案分类
　　根据2008年教育部令27号第27号令《高等学校档案管理办法》，高校档案一共分为党群、行政、学生、教学等十一个大类，每个大类下面还分了诸多小类。每年档案归档时由移交单位按照规定进行分类立卷，再统一移交档案馆（室）检查入库上架，也有部分学校是由档案馆（室）接收档案后，由档案工作人员将纸质档案一一分类装盒。同理，电子档案由于没有明确的分类标准，目前也是按照这种分类模式进行的，需要将电子档案一条一条分类加入到对应的一级类目和二级类目之下。其实，在信息技术发达的今天，只要检索功能完善，传统的电子档案分类方式效率会非常低下，同时也再无必要。因此，笔者认为电子档案可以改进《高等学校档案管理办法》中的分类方法，结合年度和来源进行分类，按照业务系统对应类别来进行分类，例如可分为上级来文、学校发文、教学管理、人事管理、学生管理等，而不用再细分至二级类别。
　　2.6 档案利用
　　以往的档案利用方式是利用者首先根据自己的利用需求向档案馆（室）提出需求，然后工作人员根据需求查询相应的档案并提供利用。这种方式的问题在于，利用者大多记不清楚自己想查找的文件资料题名或者时间，因此可能无法明确地表达自己的需求，导致档案工作人员在查找时反复沟通，查询利用效率较低。尤其是当电子档案海量增长的时候，档案人员要在海量的电子档案里挑选出满足利用者需求的所有文件资料，非常耗时耗力。因此，理想的流程是利用者可以自行查询所有可公开的档案资料（根据实际情况可公开到目录或者全文），然后根据自己需求下载或者提请利用申请。
　　3 高校电子档案业务流程重组设计
　　通过对高校电子业务流程关键因素分析，我们分别以系统生成电子文件、非系统生成电子文件和纸质文件数字加工后的电子文件为对象，结合前段控制思想，参考国家相关标准规范和信息技术能力，我们可以将电子档案业务流程做重组和改进如下：
　　
　　 重组后的电子档案业务流程以实时/适时归档相结合结合，着重强调电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性，以提升档案管理的效率和水平为目标，其中关键性业务流程描述如下：
　　4 结语
　　在信息化时代，“办公无纸化”是未来的发展趋势，电子档案管理也必将从人工干预向智能管理发展。本文基于此种背景，结合国家相关政策规范和各行业试点情况，对高校电子档案业务流程进行了重组优化。然而，这是一项长期而复杂的系统工程，学校档案部门还需进一步遵从时代发展和工作实际积极探索改进新形势下的电子档案管理模式，不断优化电子档案业务流程，开发电子档案资源，提升档案管理效率和服务水平，以求更好地服务全校师生和学校发展。
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