档案管理存在的问题及其改善策略
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[摘 要]经济的发展和科技的进步，人们越来越重视档案管理工作。提高档案管理的科学水平是提高档案管理效率的有效手段之一。在当前的经济背景下，如何科学有效地提高档案管理的水平和技术水平，已经成为当前迫切需要解决的问题之一。本文就档案管理存在的问题及其改善策略展开探讨。
[关键词]档案管理 主要问题 解决措施
中图分类号：G42 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）11-0325-01
引言
在每个部门的发展过程中，往往会产生很多重要的信息资料，而这些信息资料的保存便会在使用过程中有序地归置到档案中，产生一定的记录作用，对于部门的各种活动、重大事项、典型事迹等都进行记载和保留。档案的最大作用就是能够在部门的发展道路上提供历史性的铺垫。比如在提高经济水平方面，财务部门能够提取档案中历年的经营情况，对各项数据作出对比，在之前旧模式的基础上改善和创新，从而使部门得到长足发展。
1、 档案管理过程中的主要问题
1.1对档案重要性认识程度不够
档案管理工作对于国家和社会发展具有十分重要的作用，但目前，阻碍我国档案管理科学化水平提高的重要因素之一，即为相关领域的工作人员对于档案的重要性认识程度不够。部分工作人员认为档案管理是一项可有可无的工作，没有档案管理也能照常运转。由于此种意识和观念长期存在，造成了工作人员在进行档案管理工作时，工作不积极态度不认真，进而导致了档案管理工作效率低下，档案管理过程中文件丢失的情况也时有发生。
1.2档案管理制度仍需完善
关于中国档案管理的现状，还有许多不足之处，由于档案管理系统的不完善，档案管理面临着巨大的困难，在档案管理中产生了混乱的现象。尚没有比较健全的规则和条例，造成许多细节无法解决，特别是一些基层单位存在的管理问题，比如缺乏统一的管理效率和质量，再加上收集的大量数据档案，没有一个统一的管理制度，导致文件资源混乱，甚至丢失文件，造成了一定的经济损失。因此，由于缺乏系统性的管理和明确的规则及条例，人为破坏和更改，导致错误频繁出现，阻碍了档案管理工作的顺利开展。
1.3档案管理人员的专业素质普遍缺乏
人们基于对传统档案管理工作的认知，认为该工作简单易做，只是对一些档案信息进行简单的整理、汇总及存档即可，并不需要经过相关的专业教育或培训，在一些单位中通常是由老弱病残的职工来负责。可以说，这种错误的认识也在一定程度上影响了管理层对档案管理工作的人事安排，制约了档案工作的有序开展，使得此项工作的从业人员素质堪忧，档案管理方面专业素质更是无从谈起。因此，应该加大对档案管理从业人员的再教育再培训力度，不断提升其专业素质，学习先进的档案管理经验，从而推动档案管理工作的规范化进程。
2 、解决档案管理工作中问题的对策措施
2.1加强对档案管理的认识
加强管理层及其工作人员对档案管理的认识，在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时，严格按照档案管理的相关规定和制度进行档案管理工作，并定期对档案管理工作进行监察。而要提升管理层及其工作人员对档案管理的认识，需要加强对他们进行档案管理相关知识和技术的培训，这种培训必须是由上而下的，并且是定期的持续化的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代化经济发展的需求。
2.2建立规范的档案管理体系
为了实现档案管理的计算机化发展，需要对档案进行规范化和标准化，并建立一个标准化的档案管理系统。在过去，我们国家档案管理的质量很差，档案管理的重要性也没有得到重视。为了促进档案管理的电脑化发展，我们必须建立统一和有效的档案管理标准和制度。这是实现信息档案管理的前提。然而，我们国家的档案管理仍然相对薄弱，更有必要促进档案管理系统的建立和发展，以确保档案管理的持续发展，并为信息化奠定基础。
2.3重视培养和提高档案管理人员的专业水平
为了确保新形势下档案管理工作实现规范化，其从业人员必须具备相应的专业素质，切实担负起管理职责，那么就要求相关人员的能力水平与岗位要求高度匹配，才能确保工作任务圆满完成。笔者认为，提高相关人员的专业素养和水平需要从以下几个方面入手，一是改变对传统档案管理相关工作方面的认识，重视相关人员聘用资质的考察和把关，以保证所招聘人员的素质能够满足当前档案管理工作的需要；相关素质主要包括其对当前档案管理工作重要性的认知程度，是否充分了解并切实把握当前先进的档案管理模式，是否具备相关工作经验，是否经历过相关培训等等。二是重视对相关从业人员的再教育再培训，因为随着科技的进步，档案管理工作的模式和方法都已经发生了很大改变，只有重视从业人员的教育培训，才能确保其及时了解和掌握先进的档案管理技术和管理方法，做到与时俱进，不断提高档案管理工作水平，确保档案管理工作的规范化。
2.4在保证档案管理工作具有良好管理环境的同时，部门还需要强调档案管理工作的保密性
檔案是部门内部工作的历年资料和一些机密材料，属于部门内部机密性文件，档案对于部门在同行竞争中是非常重要的存在意义。所以在这个基础上，就需要部门的档案管理人员注意档案管理的保密性，意识到部门档案泄漏的危险性。部门需要时刻培养部门内部人员对于部门档案的保密意识，在日常工作中工作人员要提高警惕性，不随便在部门外部复印部门档案，不随便与部门外部人员讨论档案内容，不随便将档案搁置在办公区域以外的地方，妥善保存档案，让每一个工作人员都具有一定的危机意识，加强对档案的保护和保密措施。在此基础上，部门还需要制定相应的机密泄露惩罚措施，在警示全体员工的同时，对机密泄露带来的一系列损失有一定程度上的弥补。
2.5推进档案信息化建设
促进档案管理信息化建设必须要借助于人才、设备和技术的支撑，档案管理人员应当真正重视这一工作，不断促进档案资源管理工作效率的提升。依靠档案信息化建设，推动档案材料的有效整合，一方面应当更加努力深入地探索档案信息材料的共享机制，利用信息技术对相关档案信息实现高效管理，进而更为准确地对各类档案材料进行归类、识别与传输。另一方面需要更加深入地探索档案信息的整合方式，推动多元化整合。根据档案信息资源的具体情况和实际特征，将其转变为知识型文档，不断提升档案信息资源整合效果。
2.6重视高科技手段的引入
随着计算机、互联网技术的应用和普及，世界已经发生了翻天覆地的改变。那么针对当前新形势下对档案管理工作规范化所提出的要求，若一味按照传统的档案管理方法是很难实现的。若能够将计算机等高科技手段融入到档案管理工作当中，先做好之前纸质档案的整理及电脑录入工作，对今后所产生的档案一律实行无纸化管理，则会大大降低相关人员的工作强度，收到事半功倍的效果。
结语
综上所述，档案管理工作对于部门的发展是非常重要的。部门要大力加强对档案管理的重视程度，从各方面改善档案管理的工作环境，保证档案管理的有效进行。当然，不同的部门在档案管理方面都会存在不同的问题，这就需要部门意识到自身的问题，从而针对这些问题产生的原因，从根本上制定解决措施，有效避免后续问题的产生，保证部门的长足发展。
参考文献
[1]毕建新，刘卫，李东.关于《科学技术研究档案管理暂行规定》修订的思考与建议——以国家自然科学基金项目档案为例[J].档案学研究，2018（02）：57-62.
[2]许云霞.浅析档案管理在妇幼保健计划生育服务中心管理中的作用[J].法制博览，2018（13）：242.
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