新形势下油田档案管理信息化建设研究
来源:用户上传
作者:
[摘 要]档案信息化管理对油田企业而言重要且必要，油田企业需要予以重视。油田档案管理信息化建设是一个长期而又艰巨的系统性工程，不可能一蹴而就，油田企业在建设的过程中应充分地考虑自身的实际情况，要严格的遵循国家的相关要求，循序渐进地落实建设工作、科学地提高自身的信息化水平，如此才能够保证油田企业的稳健、长效发展。本文对新形势下油田檔案管理信息化建设进行研究。
[关键词]新形势下；油田档案管理；信息化建设；研究
中图分类号：G42 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）11-0315-01
随着时代发展和科技的进步以及办公方式的提升，我们国家的档案保管数量正在呈现出不断上升的趋势，传统的档案管理方式已经无法满足当前档案管理事业的进一步的发展。在计算机网络技术的不断飞速发展和高速普及的前提下，档案管理的信息化建设已经成为了一个必然趋势。推动档案的数字化和网络化是当前我们油田单位的宏伟目标，也是我们档案管理人员的伟大职责。
1我国整体油田档案管理近况
以往，我国油田企业的档案管理模式以人工管理为主。当需要查阅相关档案资料时，先去查阅档案管理目录，从目录中查找到相关档案，之后再依据具体特征去档案室翻阅。整体过程繁琐复杂，消耗巨量的时间与精力，工作效率极低。且实体档案具有唯一性，外借查阅之后他人无法再使用，如若丢失或造成损坏则无法弥补。这种档案管理模式弊端明显，管理人员工作量过大，借阅查询资料整体过程繁琐，很大程度上限制了整体档案资料的价值发挥，内部人员工作效率低下，进而导致企业日常运行受到一定的阻碍。
2新形势下油田档案管理信息化的现状
档案管理信息化是该领域在互联网时代的新尝试、新改革，因此其在建设之初必然会遭受一些挫折。
2.1相关负责人对档案管理信息化建设不够重视
领导或负责人是改革创新的决策者、领头羊，如果领导对改革不支持或流于形式，那么将会功亏一篑。目前，我国档案管理处于一个冷门专业的尴尬处境，很多部门或企业的领导干部不够重视档案管理工作，甚至认为这是一个闲职部门、面子工程，因此对于信息化建设就仅仅停留在喊口号的层次上，导致部分企业的档案管理仍然处于纸质存档的落后时代。这样，不仅耽误了档案资料的整理和分类，而且也埋没了一批档案管理人员的事业心，档案资料也无法充分发挥其作用，查阅效率低，甚至因搬迁等原因出现“断档”现象。
2.2设施投入不足
基础设施建设是档案信息资源开发和技术应用的基础，高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力。在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施，并根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能有效地提供档案管理的效率。尽管现阶段档案信息化已成为档案管理工作的主流趋势，但很多事业单位仍然缺乏与之配套的功能齐全、操作简易的应用软件。主要表现为以下两点。第一，多数档案软件不具备信息管理功能，缺乏通用性。第三，一些企业没有根据自身特点有针对性地选取合适的软件，而是选取文书档案的软件来代替专业的档案管理软件，使得在资料整理上花费较多时间，档案归类工作具有很大的难度，从而直接影响档案的使用。
2.3档案管理工作的标准欠缺或不规范
档案管理工作的相关标准与规范是档案信息化建设的重要保障，为档案管理信息化建设提供宏观指导，是必不可少的先决条件。但是不可否认的是，目前相关标准还不健全，甚至某些具体工作还没有建立相关的标准。因此，档案部门要加快档案信息化标准规范的建立和完善，尽快建立健全档案管理信息化工作制度和标准。
3新形势下油田档案管理信息化建设的相关建议
3.1完善档案管理信息化建设的基础设施建设
对油田企业而言，油田档案是其增长经济的重要资源，加大油田档案管理信息化建设力度、提高油田的管理质量，已经成为促使油田企业健康、持续发展的重点工作，是油田企业档案管理必然的发展趋势。在新的时代背景之下，油田档案管理信息化的建设不是盲目的，而是需要遵循一定标准，要充分考虑油田企业自身信息化水平，在完善油田企业档案管理设施，为档案管理提供各种基础设备（数据存储设备、虚拟服务器等）之后，才能够进行的信息化建设。只有保证了基础设施建设的质量，才能够为油田档案管理信息化建设提供技术保障。
3.2加大对于管理设施的投入
在新形势下，实现档案管理信息化已然成为必然趋势。而我国油田企业的档案库房条件严重落后且存在一定的安全隐患，绝大多数库房建设不符合规范，基础设备设施老化严重，甚至个别库房都没有搭建监控系统。依靠现有的基础设施想实现信息化建设根本不可能，油田企业必须加大资金投入，购买相应的硬件软件设施，为整体档案信息化打下良好的物质基础。进行专业软件的购置时，让软件开发者针对企业自身的实际情况研发专用的管理软件，满足日常管理的所有特定需求，保证档案管理信息化的长期稳定发展。制定严格的部门职责与设备使用管理制度，责任细化至个人，强化管理人员的责任感；定期为设备进行检修维护，保障档案管理部门的正常运作。
3.3强化标准规范建设
在对油田档案进行信息化建设时一定要按照油田企业的自身发展需要，建立并完善相关的规范标准，这对档案管理信息化建设来说十分重要。因油田企业具有一定的特殊性，它内部的生产流程十分复杂，这就导致其档案资料特别繁多，再加上其格式差异化情况较为突出，给档案管理工作带来了很大难度。为了能从根本上解决好这些问题，在对档案进行管理时一定要强化标准，比如文档的编写、存储等等，这样对档案的高效管理十分有利。
3.4增强档案管理人员素质建设和能力建设
这里的素质建设是思想素质和心理素质，档案管理人员要有高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。以贡献求支持，以效率求发展，努力在默默无闻的平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。能力建设是指档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保管理活动记录的完整性与信息的安全性。所以，档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。档案部门也要积极加强各项业务培训。还可创造条件邀请档案学专家学者来本地讲解新的或重点档案业务知识。安排专职档案干部定期或不定期上门进行业务指导，在具体的工作中要注重收集、整理、保管等方面的分类指导，同时接受档案员的业务咨询。积极组织与其他单位的档案员相互交流工作方法和经验，取长补短，共同提高。
结束语：
当今社会，随着信息技术的迅猛发展，油田档案管理的信息化建设显得尤为重要。档案管理是各单位平稳发展的必要条件，通过档案管理可以查阅历史讯息，记录历史绩效。科学标准的档案管理，能够将历史工作情况系统全面的存档与展现，及时了解工作状况，为下一步工作计划提供理论依据，让职工在实际工作中能够有所借鉴，避免走弯路，为高效工作提供条件，也有利于提高社会认定单位的工作效果，为单位的长远发展奠定根基。
参考文献：
[1]油田档案信息化建设探讨[J].李桂芝.现代交际.2017（22）
[2]对档案管理信息化建设的若干思考[J].管有恒.办公室业务.2018（06）
[3]新形势下企业档案管理信息化建设探讨[J].铁利.中国管理信息化.2014（15）
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-15333977.htm
