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事业单位档案管理工作与OA系统的结合应用

来源:用户上传      作者:姜萍

【摘要】 档案管理作为事业单位获取职工信息以及往年相关信息的重要来源,如何加强其管理工作一直是档案管理者需要着重考虑的问题。而随着科技信息的不断发展,各类信息技术正在不断被运用于档案管理工作中。本文将着重分析事业单位档案管理工作与OA系统的结合应用,通过阐述OA系统在事业单位档案管理工作中的应用优势及要求,分析了两者结合在数据自动化采集、集中式流程管理、界面部分数据转换等方面的具体应用,希望能对档案管理工作有所助益。

【关键词】 事业单位 档案管理 OA系统

在事业单位档案管理工作中合理应用信息技术,除了可以提升档案管理工作效率外,还能大幅度提升档案工作质量,能够满足事业单位其他部门对档案的需求[1]。OA系统属于信息化建设中的关键组成部分,其与事业单位档案管理工作存在着非常密切的联系,想要提升档案管理实效,应该重视OA系统的合理运用,在两者相互结合的过程中不断提升事业单位档案管理成果。

一、事业单位档案管理中应用OA系统的优势

事业单位档案管理工作具体极其重要的影响,如果未能采取合理措施,将无法保证档案管理的效率,其基本质量也无从提升[2]。事业单位中的档案信息较为繁杂,在以往的档案管理工作中多是依靠着人工进行操作的,但是实际效率很低,无法满足现阶段高效率的作业要求,因此这就需要事业单位正视OA系统的合理运用,以便满足事业单位运作过程中对档案利用的实际需求,简化借用和归还流程,整体提升办公效率。OA系统主要是将现代化办公和计算机网络功能结合于一起的一种新型办公手段,通过实现自动化办公目标,将档案管理组织结构进一步优化,适当调整档案管理机制,促使档案管理工作效率得到明显提升,使办公能力的协同性更加明显,稳步提高决策效能。在事业单位发展进程中档案种类也呈现出多样化管理趋势,单一的文件档案管理需要充分重视文件、图像、照片等多种形式的结合体,在综合人力、物力以及财力等多种元素的全方位分析下,运用现代化系统技术使得档案管理工作实现可持续发展的目标[3]。将OA系统运用至事业单位档案管理工作中:其一,借助于计算机系统功能,可以对音频、视频文件合理的编辑,通过编辑的过程便能及时的恢复部分损坏的文件;其二,确保原始文件的完整程度,在事业单位发展进程中合理运用原始文件,会使其效力会更加理想;其三,通过OA系统的使用,文件间的连接以及记录等内容可以实现及时的更新,进一步趋向统一化的管理,对于要求较高的档案管理体系而言,标准化的自动化办公档案管理系统更具价值。

二、事业单位档案管理工作中应用OA系统的前提要求

2.1需建立在有效管理的基础上

目前,很多OA系统在实际运用中都是以办公事务为基本目标主体,各项工作的开展均是建立在计算机自动化管理基础之上,主要应用集中在文件处理、事务处理、文字处理和档案处理上。在OA系统具体应用的过程中体现出较为理想的适用性,但是实际应用时却存在着较多的关键点,这就需要结合管理的思想和技术手段,让OA系统真正为管理提供高效化服务。事业单位档案管理工作离不开OA系统的支持,而OA系统的运用也需要科学管理方案和制度的支撑,两者之间应该密切的配合,以此才能收获更为圆满的效果。

2.2与工作管理相结合

事业单位档案管理工作中涉及的内容多,想要实现科学的管理目标,这就需要管理者的积极参与,通过人的管理来达成既定的指标。OA系统在实际运用中将工作管理视作一个基本组成单元,以此来落实其他相关管理工作。而为了确保OA系统能够得到更加科学的使用,在应用OA系统时需要始终坚持“以人为本”的思想,结合事业单位档案管理工作的具体内容,真正实现个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理等不同指标。

2.3运用科学化监管方案

科学化的监管方案能够让事业单位档案管理工作符合基本的要求,同时在具体标准的严格规范下,更好的开展后续工作,以此完成既定的任务质量,从而达到理想化成绩,收获十分圆满的成果。关于新的系统的运用,必定要重视其适宜的程度,还应该做好科学的监管,以此规避一些可能出现的问题。OA系统设计和开发过程中常常会面临不同矛盾和各种各样的问题,除了软件编制问题外,还有管理监督介入和保证。OA系统诸项需求得到确定之后才能进入编程环节。此时,应该重视适度且合理的监督,确保编程工作可以稳步开展。管理人员应该重视综合的规划,结合事业单位档案管理的基本要求,保证实际工作进度满足“量”的标准,同时符合“质”的需求。

三、事业单位档案管理工作与OA系统的结合应用

事业单位承担着非常重要的职责,在积极开展档案管理工作的时候,应该重视先进技术的运用,只有将传统的工作模式和现代管理系统相互结合,才能凸显出实际的成效,保证事业单位档案管理工作的基本成绩更加优质。事业单位档案管理工作中应用OA系统是一种必然趋势,是事业单位档案管理工作中至关重要的选择方向,应该正视OA系统的实际利用价值,结合其具体的应用实践,提升事业单位档案管理工作效率。

3.1数据的自动化采集与OA系统的结合应用

数据采集是档案管理工作中的重点,传统档案归档时事业单位档案室的工作人员需要采取手工扫描和录入的方式,但是人力和物力的浪费情况严重且导致出错的概率明显提升。OA系統可以将事业单位全部办理完毕的内部发文、信息资料等储存起来,接受程序化的处理;没有经过处理的文档则会单独的放在OA系统中,不会被转入至档案管理系统。OA系统和档案管理工作中的界面技术相互结合,能够将OA系统中的数据合理转换至档案管理系统中,使整个过程可以更加的省时省力。在技术层面上分析,档案管理系统也是关系数据库的模式,可以读取关系数据中的信息数据。OA系统和档案管理系统的数据库也不尽相同,应该将对应的字段合理的应用起来。为保证档案管理工作的顺利开展,对于domino型的OA服务系统,需要由domino在其内部展开,应该将数据库的设计模板从底层位置加以读取,对数据库进行破解才可提取对应的字段。档案管理系统的数据库中应该明确相关信息的运用价值,结合着OA系统的办公要求合理推进相关工作。

3.2集中式流程管理与OA系统的结合应用

事业单位作为社会服务组织,应该积极提升对档案管理工作的重视程度,而这就需要采取可靠方案,优化档案管理的基本作业流程,促使事业单位档案管理工作成效更加显著。在事业单位的业务往来中,涉及到的信息内容十分复杂,要想要提升档案管理工作的实际效率,就应该合理使用先进的管理技术[5]。

OA系统的具体流程非常详细,其中包括收文、发文、阅批、签发等,档案管理工作的流程则包含着借阅、利用以及归档等。为保障事业单位档案管理工作的实效性,在OA系统与档案管理工作相互结合的过程中可以运用集中式流程管理技术。集中式流程管理技术可以将OA系统和档案管理流程统一的保存至流程管理中心,促使领导审批界面实现合二为一的转换,审批功能可以在OA系统中直接的展示,在相应的界面中领导便可顺利完成相应审批事项,以免重复进入多个界面引起较多的麻烦。这一功能的实现让OA系统和档案管理工作相互结合到一起,通過流程控制界面来完成对档案管理任务的梳理,确保相应的档案管理工作成效更加的显著。OA系统和档案管理系统的完美结合,这使得使用者在OA系统中便可完成对另一系统的流程操作,有效提升档案管理工作效率。

3.3界面中部分数据转换与OA系统的结合应用

首先,文档目录信息的转换。在运用先进技术构建起OA数据库时,还需将其与档案数据库表的对应关系加以呈现出来。通过科学的使用界面模块,促使OA公文中的目录信息能够适当的转接至电子档案信息管理系统中。通过对应数据表的展示效果,形成档案信息管理工作中可以直接使用的目录数据。

其次,档案信息的转换。档案信息转换具体指的是:office文档、wps文档以及world文档等,借助于嵌入和链接方式挂接的档,对部分用户编辑档中的界面数据进行使用,比如运用OA起草的文档格式,通过界面模块中破解处理功能,将文档转换为独立的电子文档,使其合理存放至档案管理系统中的电子档库中。

再者,档案处理及电子签名的转换。这一数据信息的转换主要是将OA系统中的档处理记录和领导批阅记录、领导电子签名信息等合理的转换为标准的文档格式,以此转入至档案信息数据库中[6]。较为通俗的解释是界面借助于两个步骤完成数据的转换:第一步实现了文档条目的合理对应,当这一任务完成后档案管理人员不需要再进行手工录入;第二步则是电子档转换或者是挂接之后,工作人员无需进行扫描可以直接产生电子档。通过上述两步的操作,OA系统中的公文信息变为档案信息,借助于数据统计的基本功能,将对导入数据进行合理检查,分析其是否与界面导出的内容一致。在数据库导入完成之后,档案管理人员会对档案中的信息进行科学的分类和归档处理,由此逐步的提供可供查阅、可供利用的电子档案信息资源。

四、结束语

事业单位发展的进程中因涉及到的项目较为繁多,使得档案管理工作面临着诸多的挑战,想要稳步的提升档案管理工作的成效,应该合理的结合当前的时代趋势,科学使用先进的技术手段,促使着档案管理工作的成效更加的明显。档案管理任务的推进需要结合企业发展的实际情况分析,在运用OA系统落实档案管理工作时,应该积极的重视细节性的问题,特别关注工作对档案的实际需求,保证采取科学化的方案稳步推进相关工作。

参 考 文 献

[1]李海涛,王小兰,陈华宇.事业单位业务与档案管理系统集成调查研究——以韶关钢铁集团企业档案馆为例[J].档案学研究,2019(05):45-51.

[2]王筱倩.办公自动化系统与办公自动化和档案管理系统优化整合模式研究[J].中国新通信,2019,21(14):60-61.

[3]黄思颖,彭韵杨,石继辉.基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档讨论[J].秘书之友,2019(04):21-23.

[4]罗富敬.档案数字化经济效益分析——以广东省水利电力勘测设计院为例[J].兰台内外,2017(05):30.

[5]何鹏.电子文件管理与OA相结合——档案人员应如何针对系统提出自身需求[J].办公室业务,2016(14):159+161.

[6]郭欣仪.企业档案信息化的探索与实践——以东汽综合档案信息化平台建设为例[J].档案学研究,2016(03):90-93.


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