大数据背景下高校档案管理模式的变革与发展
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作者:关利革
摘 要：随着信息技术的发展及普及，我国迎来了大数据时代。在面对这种社会环境时，高校应积极应用大数据工具完善档案管理模式，确保通过利用大数据工具有效提升高校管理工作的水平。由于高校内学生人数众多，教职人员每年资质都会发生变化，因此，档案管理涉及的信息数量较多，只利用原有的档案管理模式是无法对内容复杂、数量庞大的信息进行处理，无法将其应用到教育教学工作中去的，以此不能为高校学生提供良好的教育教学环境，对高校整体的发展也造成了一些负面的影响，因此，大数据背景下的高校档案管理模式变革工作是十分有必要的。
关键词：大数据背景;高校;档案管理;发展
中图分类号：G647.24
在我国科学技术快速发展的背景下，大数据技术被广泛应用到各个行业，有效提升了数据信息的处理效率，推动了社会经济的进一步发展。随着社会的进步与发展，档案工作越来越受到社会的重视，高校档案管理工作，作为档案工作的一部分，也必须积极利用大数据技术，改变自己的管理模式，提升自己的管理水平和服务能力。在大数据不断发展的当下，高校要通过对大数据技术的利用加强档案管理工作的建设，通过大数据分析加强对档案库中相关信息的使用。在改革高校档案管理模式时，相关人员要对其现状进行深入的分析，认识到该工作中存在的问题，明确其变革及发展的方向，通过大数据技术完善档案管理工作，确保其可以为高校内部其他工作的开展提供更加准确、可靠的数据。
一、高校档案管理模式的现状
（一）不能有效利用档案资源
想要在大数据背景下研究高校档案管理模式的变革与发展，管理人员就要分析高校档案管理模式的应用现状，只有通过对现状的分析，明确其中的问题，才能在大数据技术支持下，确保档案管理工作为高校建设所用。不能有效利用档案资源是现阶段高校档案管理模式中存在的主要问题，在档案管理中，领导及管理人员更加注重将与高校发展的相关信息进行收集、储存，并非在收集后对其进行分析、应用，重收藏轻利用，导致信息资源得不到充分的开发和利用[1]，这是目前大多数高校普遍存在的一个问题。
另外，部分高校在实际工作中使用原始的方式进行资源管理，不少高校也仅仅是利用Excel表格或档案管理软件进行馆藏档案目录的搜索和查找，还不能进一步地利用大数据技术对馆藏数据所蕴含的内在信息进行提取，因此无法提升信息的利用效率。
（二）档案资源的接收以被动为主
在档案资源接收工作中存在着以接受为主的现象，管理人员应对该现象进行全面的分析，明确问题所在，提升后续的大数据使用效率[2]。高校档案管理工作人员会根据各个工作部分上传的信息内容将其录入，并保存相关的数据，这种现象体现出在日常工作中管理人员并不会根据信息分析工作需求主动、积极地寻找相关资料，而是被动地接受各个部门汇总的信息，导致信息搜集工作具有被动性。
在大数据环境下，尽管部分高校领导也要求工作人员主动进行信息搜集，但是效果甚微[3]。还有部分原因是一些高校不够重视档案管理工作，没有意识到档案管理工作的重要性，经费投入少，人员配备严重不足，导致工作人员任务繁重，没有更多的精力去主动地征集档案资源。
（三）档案资源的保管以实物为主
如今，信息技g已经充斥着管理人员的生活与工作，但是其并没有充分地认识到信息技术在管理工作中的重要性，多数的资源保管工作仍旧以实体为主，例如纸质版文件、影像盘等，这在一定程度增加了档案管理工作需要的空间，加大了人员开展工作的难度，使得数据分析工作也不能快速完成。而且对实物进行管理，会难以避免地出现破损、腐蚀、信息丢失等情况，对档案管理的安全性存在着较大的威胁[4]。在部分高校具备档案管理信息化意识后，没有加大对该工作的资金投入，导致相关工作搁浅。
二、大数据背景下高校档案管理模式的变革
（一）更新档案管理的理念
在明确现阶段高校档案管理工作中出现的问题后，管理人员应根据现在存在的问题实施变革工作，使得变革工作更加符合高校建设对档案管理工作的需求[5]。在管理模式改革工作中，领导及管理人员要注意更新档案管理工作的理念，充分认识到在信息加持的基础上高校建设可以少走弯路，正视该工作的作用与意义，加大对该工作的投入，保证不会在设备、系统方面为档案管理模式改革带来阻碍。
另外，高校应加强对档案管理工作的宣传，更新教师、学生的理念，提升其工作配合程度[6]。只有人人都认识到档案管理工作的重要性，让档案管理工作紧跟信息化发展的步伐，利用先进的信息技术，树立重视档案、管好档案、用好档案的理念，才能够真正地促进高校档案管理模式的变革。
（二）加强电子管理软件的技术研究和共享
在大数据背景下进行档案管理模式改革工作中必须要加强对信息技术的应用，以此才能在高校建设中提升档案管理所能发挥的作用。在实际建设的过程中，档案管理人员要加强对大数据技术的应用，根据管理人员的汇总、录入工作，建立信息化档案库，确保管理人员可以通过信息技术来处理数据，使用大数据技术明确散碎信息之间的联系，进而提升档案库中信息的使用效率[7]。而想要高效率地使用大数据技术，高校管理人员就要在建设中积极引进计算机软件，并对该软件进行创新，使其更加符合自身档案管理工作。另外，在信息化档案库建设的过程中，要保证其具备一定的共享性，确保学生、职工、管理人员均可以自主地在档案库中寻找自身所需的信息[8]。
（三）提升档案资源管理的主动性
相对于以往档案管理中管理人员被动地接受相关信息，在模式改革工作中，高校领导要不断地提升档案资源管理工作的主动性，减少被动对信息管理的现象出现。首先，相对于信息获取而言，管理人员应根据数据库建设的需求及数据分析的信息需求，主动地找相关部门完善相关信息，做到不仅仅是对信息进行储存，更是对信息的管理[9]。其次，在模式变革过程中，相关人员不能只被动地接受相关信息，更要在信息录入后，积极地对数据进行归档。而且信息归档要具备一定的标准，严格按照类别进行分类，确保在后续工作中可以使得这些信息发挥应有的价值，以此保证其可以为高校发展建设所用，确保高校可以通过档案管理模式的变革逐渐提升自身档案管理水平，让档案可以为教师、学生提供更多教学、科研、学习、生活上的帮助。
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