基于4R危机管理理论的档案应急服务保障模式研究
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作者:张林华 邹润霞
摘 要：在风险与挑战并存的时代背景下，档案部门亟须反思自身应急服务的短板，提高危机应对的能力。基于此，文章首先分析了4R危机管理理论与档案应急服务保障的契合性，然后构建了涵盖危机全生命周期处置的缩减、预备、反应、恢复四方面的档案应急服务保障模式，最后从制度安排、资源保障和技术应用三个方面提出了保障档案应急服务的具体实践路径。
关键词：4R危机管理理论；档案应急服务；突发事件档案
分类号：G270
Research on Archives Emergency Service Guarantee Mode Based on 4R Crisis Management Theory
Zhang Linhua ， Zou Runxia
（ School of Cultural Heritage and Information Management of Shanghai University， Shanghai 200444 ）
Abstract： Under the background of the coexistence of risks and challenges， the archives department urgently needs to reflect on the shortcomings of its own emergency services and improve the ability of crisis response. Based on this， this paper first analyzes the compatibility between 4R crisis management theory and archives emergency service guarantee， and then constructs an archives emergency service guarantee model covering the reduction， readiness， response and recovery of the whole life cycle of crisis management. Finally， it puts forward the specific practice path of ensuring archives emergency service from three aspects： institutional arrangement， resource guarantee and technical application.
Keywords： 4R Crisis Management Theory； Archive Emergency Service； Emergency Archives
引 言
21世纪初的“非典”到2008年的汶川地震，再到当前席卷全球的新冠疫情，一系列重大突发公共危机事件的爆发对我国危机治理体系和治理能力提出了新要求。在此背景下，作为危机治理重要的信息参谋机构，档案部门理应提高危机的警觉性，增强应急服务的供给能力。从现有研究来看，我国已有一些学者从构建突发事件档案知识库、突发事件专题数字资源库、制定档案部门应急预案、提升应急服务能力等角度提出了档案应急服务的保障策略，然而重大公共危机的演化是一个动态的发展过程，在危机管理的不同阶段，档案应急服务呈现出差异化的特征。目前的研究往往仅侧重于事前的应急准备阶段，缺乏基于危机全景视角全面剖析档案应急服务的保障模式，仅有少数学者，如张斌[1]提出建立贯穿公共危机治理全流程的档案工作参与机制，对保障档案应急服务具有一定的指导借鉴意义，然而其分析主要是基于档案工作的整体视角，对档案应急服务保障的针对性和体系化的概述不足。美国危机管理学家罗伯特・希斯基于危机全生命周期管控视角提出了涵盖缩减（Reduction）、预备（Readiness）、反应（Response）和恢复（Recovery）四个阶段的4R危机管理模型。[2]其中缩减是核心，旨在通过风险评估、资源要素的优化配置来降低危机带来的风险；预备是通过建立危机预警机制、培训和演练来提升组织及成员对危机的预见度和反应度；反应是指当危机发生时采取危机沟通、媒体管理、决策制定等策略来有效解决危机[3]；恢复是着眼于整个危机治理情境的反思总结，并恢复组织运行秩序。这一理论虽然最早用于企业风险防控分析，但对于档案部门的风险管理与应对具有重要的适用价值。因此，本文通过对4R危机管理理论与档案应急服务保障的契合性分析，构建涵盖危机全生命周期处置需求的档案应急服务保障模式，并进一步提出档案应急服务的保障策略。
1 4R危机管理理论与档案应急服务保障的契合性分析
从价值目标来看，4R危机管理理论对于危机周期的细分是为了防范危机、加快危机治理进程、实现转“危”为“机”。完善档案应急服务保障也是为了更好地推进档案部门参与危机治理的进程，携手相关应急主体有效地解决危机，两者具有一致性。从任务导向来看，两者具有理论与实践的映射关系。4R危机管理理论中的缩减和预备阶段是防范危机的重要环节，需要内置于环境、系统、人员之中，对应在档案应急服务保障中就是要创建制度环境、完善档案资源共享平台、加强馆员培训；危机反应需要迅速、准确地与危机有关的部门联系，缩短反应和决策的时间，此时档案应急服务保障的重点即是健全应急服务的联动机制，提供档案知识服务来协助应急主体决策；恢复阶段需要复盘反思危机全景，档案应急服务保障主要着眼于应急服务体系的反思总结、档案资源库的更新和开放利用。可见，依托4R危机管理理论对于周期划分的认知有利于满足档案应急服务差异化保障的要求。
2 基于4R危机管理理论的档案应急服务保障模式的构建
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