新《档案法》视域下律师业务档案管理优化路径
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作者:林华东 张长立 朱桂前
摘 要：律师事务所是律师的执业机构，属于新《档案法》规定的“其他组织”，应当依法规范业务档案管理S护法律权威。文章采用实地考察、问卷调查等研究方法，通过对H市进行调研，发现存在档案管理人员配备与软硬件投入不足、档案收集意识淡薄与整理能力不够、业务指导与行政检查薄弱等问题。研究认为，优化路径应当坚持律师事务所、律师、档案主管部门以及律师协会多元主体协同治理。
关键词：新《档案法》；律师业务；档案
《中华人民共和国档案法》经2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订，自2021年1月1日起施行（以下简称新《档案法》）。笔者对其法律条文逐一梳理，发现有17个条文分别从机构设置、人员配备、开发利用、行政检查等方面对各机关、企事业单位或其他组织的档案管理工作作出了新规定，进一步彰显了从严治档的法治理念。律师事务所是律师的执业机构，是为社会公众提供法律服务的中介组织，属于新《档案法》规定的“其他组织”，应当进一步规范业务档案管理，率先回应新要求。纵观既有研究成果，宋惠兰[1]、赵联果[2-3]、李百超[4]等学者分别从提升律师档案意识、完善电子档案加密环境、加大档案业务投入力度等维度进行了研究，但均仅从某一角度展开探讨，尚无律师事务所、律师、档案主管部门以及律师协会多元主体协同治理角度的研究成果，为本研究提供了现实张力，本文将填补相关研究空白。
一、 概念及其重要性
律师业务档案是律师提供法律服务的真实记载，是体现律师基本职能和社会作用的专业档案。其重要性主要体现在：
1. 具有参考利用价值。将司法机关生效法律文书立卷归入律师业务档案，有利于促进司法公开，是依法治国最集中最直观的体现。如，人民法院、人民检察院和有关国家机关因案情需要，可以查阅相关律师业务档案，在档案中找到关键证据，使“死档变活档”。
2. 可以防范执业风险。律师事务所建立健全业务档案管理等规章制度，督促律师严格按照流程立卷归档，主要分为收案、办案与结案三个阶段。如，收案阶段，代理费发票应当与代理合同约定金额一致，防范税务风险；办案阶段，律师必须勤勉尽职按时出席法庭，依法发表代理或辩论意见，防范工作疏忽风险；在结案阶段，律师应当及时将法律文书立卷归档并送达委托人，防范上诉或申诉逾期风险。
3. 为教学提供案例来源。根据《中华人民共和国律师法》第十二条的规定[5]，高校教师依法可以申请兼职律师执业。兼职律师可以借阅本人或者其他律师代理案例的业务档案，编写教案用于课堂教学，通过利用业务档案中的鲜活案例，作为“以案说法”“案例研讨”等学术活动素材，增加教学的生动性与互动性。
二、 存在问题及其原因
H市截至2021年底在册律师事务所99家，执业律师人数为1394人，93%律师事务所为普通合伙制组织形式。本文以H市为考察样本，以H市律师事务所、律师为调查对象，以“律师业务档案管理中存在主要问题有哪些”为调查内容，设计制作了电子调查问卷，于2022年3月共发出1300份，收回1279份，经识别有效调查问卷共1271份。统计结果显示，律师业务档案管理问题主要集中在档案管理人员配备与软硬件投入不足、档案收集意识淡薄与整理能力不够、业务指导与行政检查薄弱等方面。本文将对这三个主要问题进行分析。
1. 档案管理人员配备与软硬件投入不足。在此次调研中，有984份（占比77.4%）问卷显示律师事务所档案工作人员一般由内勤或会计兼任，人员配备与软硬件投入等方面问题突出。究其原因，律师事务所合伙人试图减少档案管理等公共成本，对档案管理的软硬件投入不到位，有时甚至挤占档案管理用房。
2. 档案收集意识淡薄与整理能力不够。此次调研有585份（占比46.02%）问卷显示律师群体档案收集意识淡薄与收集整理能力不足。究其原因，主要是行业领域片面追求归档“量”而忽略档案“质”，整理能力不足导致办案小结往往是一两句话草草代之，对典型案例提炼不够，无法体现律师办案的逻辑推理全过程，利用价值不高。
3. 业务指导与行政检查薄弱。有869份（占比68.4%）问卷显示存在档案管理业务指导与行政检查薄弱现象，导致律师事务所存在未严格执行收案批办制度、执业冲突审查制度、重大案件集体讨论制度等不规范现象。究其原因，档案主管部门行政执法人员较少，难以及时开展日常业务指导与行政检查。律师协会秘书处管理人员基本都是兼职且无报酬，专职管理人员少之又少，行业监管不力。
三、 优化路径选择
笔者认为上述问题的产生涉及方方面面，应当由律师事务所、律师、档案主管部门以及律师协会等多元主体协同治理。律师事务所以及律师应当做好档案收集整理以及保管的主动参与方；档案主管部门应当会同司法行政部门研究制定相关规定，并建立行政协作机制，做好“裁判员”；律师协会应当做好律师行业“监督员”。同时，四方建立档案信息共享机制。只有多元主体共建共治形成合力，才能使上述问题得以有效解决。
1. 律师事务所：配足档案工作人员与加大软硬件投入
新《档案法》第九条第一款：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案……”从该条文来看，律师事务所应当配备专职或兼职档案工作人员，有条件的可以建立档案管理机构，同时应当不断加大档案管理的软硬件投入，管理好本所的档案。一是配备专职或兼职档案管理人员。聘用具备档案管理专业知识与技能并熟悉法律业务的人才充实档案管理队伍，负责收集、整理、保管和统计分析全所律师业务档案。明确档案管理人员工作职责，依法出台政策鼓励支持申报档案管理专业技术职称[6]，确保律师业务档案管理工作健康发展。二是加大软硬件投入。拨用档案管理专门用房，配备必要的档案柜（橱）、档案盒，以案件为单位，分门别类，统一管理；统一印制档案封面、封底、封签等，配置档案管理专用电脑、扫描仪、打印机等现代化办公设备，购买正版档案管理软件，积极推进电子档案管理信息系统建设，引导案卷纸质档案向数字化档案转换[7]，从而推动档案资源共建共享。
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2. 律师：提高档案收集意识与整理能力
新《档案法》第五条规定，一切公民都有保护档案的义务。从该条文来看，律师收集整理档案是为社会公众提供法律服务的附随义务，律师提高档案收集意识与整理能力，为律师业务档案利用奠定基础。一是提高档案收集意识。律师接受委托承办法律服务时，即应注意收集有关材料，着手立卷归档准备工作，对提交给司法机关的证据材料，应将其副本附卷归档。在收案阶段注重收集整理案件批办表、首谈笔录、授权委托书、代理合同以及发票等；办案阶段收集证据材料、阅卷笔录、庭审记录以及代理词等；结案阶段收集结案法律文书、质量监督卡以及办案小结等，还要收集集体讨论记录、工作手稿等附属材料。二是提高档案整理能力。律师在立卷归档时，应当将办案过程中调查取证、逻辑推理、充分论证全过程整理为办案小结。对于具有普遍教育指导意义的典型案例，律师还应当认真撰写裁判主旨、案情概况、办案过程、案件结果及其典型意义等内容，必要时绘制案件思维导图，为法治教育栏目提供优质案源，彰显典型案例背后律师作用，切实提高律师业务档案质量。
3. 档案主管部门：加大监督指导与行政检查力度
新《档案法》第八条第二款规定，档案主管部门对本行政区域内各类单位和组织档案管理工作实行监督和指导；第四十二条规定，档案主管部门依法进行行政检查。[8]从这两个条文来看，新《档案法》为档案主管部门对律师业务档案进行监督和指导以及开展行政检查提供了法律依据。档案主管部门应当遵循“法有授权必须为”原则认真履职尽责，主动会同司法行政部门研究制定律师业务档案管理有关规定，为规范相关档案管理提供制度保障。一是加大监督指导力度。档案主管部门定期或不定期组织专业知识与技能培训、现场观摩、经验交流等，使律师事务所档案工作人员系统学习档案管理知识，掌握律师业务档案管理规范，熟悉计算机操作、数据扫描录入、网络管理技巧，运用计算机对声音、图像或影像等多媒体资料进行技术处理，不断提高依法治档能力。二是加大行政检查力度。档案主管部门应会同司法行政部门定期对律师事务所落实档案工作责任制、档案工作人员管理以及信息安全保障等方面开展行政检查。对于发现的档案安全隐患等问题，及时责令限期整改，消除隐患。对档案违法行为严肃查处，具有一定社会影响的行政处罚决定依法在一定范围内公开[9]，倒逼律师事务所合伙人重视业务档案管理工作，从而提高法治化水平。
4. 律师协会：建立律师办案信息化平台与加大行业监管力度
新《档案法》第三十五条第二款规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”根据该条文规定，律师协会作为律师队伍的自律性社会团体组织，应当加强档案信息化建设，建立律师办案信息化平台，并通过行业监管等措施确保律师业务档案信息安全。一是建立律师办案信息化平台。借鉴法院等司法机关办案系统，平台可分为三级：一级管理权限为市级律师协会，全面监管全市律师事务所规范化管理情况；二级管理权限为律师事务所，其中包含收案管理、办案管理、结案管理等功能，全过程监督律师办案进程；三级管理权限为律师，包含收案登记、办案提醒、结案申报等功能，构建档案信息共享机制。二是加大行业监管力度。律师协会秘书处应当聘请档案管理专业人员指导律师事务所规范档案管理。通过“中国裁判文书网”等检索裁判文书[10]，根据代理信息定期或不定期随机抽查，邀请专家学者进行点评，并组织律师事务所合伙人横向评查评比，相互借鉴学习。把握年审时间节点，重点抽查律师业务档案，对年审中发现的问题及时通报，现场交办限期整改。整改完毕后再组织“回头看”，对于整改合格的，通过年度考核。对于整改仍不合格的，通知律师事务所和律师暂缓年审和注册，直至整改合格为止，确保律师业务档案管理符合新《档案法》要求。
四、 结语
律师是法律权威的守护者，律师事务所是律师的执业机构，应当率先规范业务档案管理，维护新《档案法》的权威。本文对当前律师业务档案管理存在的档案收集意识淡薄与收集整理能力不足等三个方面问题进行了成因分析，在此基础上提出了多元主体优化路径的对策建议，包括律师事务所配足档案工作人员与加大软硬件投入、律师提高档案收集意识与整理能力、档案主管部门加大监督指导与行政检查力度、律师协会建立律师办案信息化平台与加大行业监管力度。只有四方主体共建共治、协同治理形成合力，才能提高律师业务档案管理法治化水平。本文受研究主题及既有参考文献的制约，新《档案法》还有很多修正内容尚未研究透彻，笔者将在后续研究中进一步探讨，为规范律师业务档案管理献计献策。
*本文系淮安市法学会2022年度法学研究课题“律师事务所业务档案管理法治化路径研究”（项目编号：HFH2022B27）阶段性研究成果。
注释与参考文献
[1]宋惠兰.律师业务档案的价值、现状及整改对策[J].上海档案，1997（5）：22-23，21.
[2]赵联果.律师事务所业务档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2015（5）：84-85.
[3]赵联果.互联网+律师业务档案管理网络化与法律风险防范[J].兰台世界，2015（26）：50-51.
[4]李百超.多措并举 加强律师业务档案管理[J].兰台世界，2009（15）：10.
[5]《中华人民共和国律师法》第十二条规定，高等院校、科研机构中从事法学教育、研究工作的人员，符合本法第五条规定条件的，经所在单位同意，依照本法第六条规定的程序，可以申请兼职律师执业。
[6]林华东.完善档案执法监督检查的思考[J].档案与建设，2017（5）：35-37.
[7]黄程鹏.略论如何加强律师业务档案的管理[J].黑龙江史志，2015（3）：117.
[8]《中A人民共和国档案法》第八条第二款规定，县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。第四十二条规定，档案主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的下列情况进行检查：（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；（三）档案工作人员管理情况；（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。
[9]《中华人民共和国行政处罚法》第四十八条规定，具有一定社会影响的行政处罚决定应当依法公开。
[10]赵子墨，林华东.大数据时代政法干警人事档案管理探微[J].档案与建设，2018（6）：90-92，89.
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