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面向单轨制的档案人员电子文件管理专业能力研究

来源:用户上传      作者:赵跃 陈香 陈水湖

  摘 要:档案工作数字转型阶段,单轨制的推进对档案人员电子文件管理专业能力建设提出更高要求。但当前相关概念内涵与能力构成尚不明晰。文章阐释了面向单轨制的档案人员电子文件管理专业能力的内涵,明确了由专业知识、个人特质、业务管理、系统实施、组织规划和制度管理六个维度共18项能力构成的框架。在此框架下,通过问卷调查的方式将收集的数据进行分析后,总结出单轨制环境下档案管理人员所应具备的专业能力特征,并提出能力提升建议,为后续电子档案管理人才培养提供有益启示。
  关键词:单轨制;电子文件管理;专业能力;档案人员
  分类号:G271.6
  Research on the Professional Competence of Archivists from Single-track System in Electronic Records Management
  Zhao Yue 1, Chen Xiang 1, Chen Shuihu 2
  ( 1. School of Public Administration of Sichuan University, Chengdu, 610065; 2. China State Shipbuilding Corporation Limited, Shanghai, 200011 )
  Abstract: In the digital transition phase of archival work, the development of the single-track system puts forward higher requirements for the professional competence of archivists in electronic records management, but its connotation and framework are not clear by now. Based on literature analysis, logical deduction and expert consultation, this paper firstly explains the connotation of the professional competence of archivists from singletrack system in electronic records management and proposes a framework of professional competence. Secondly, through a questionnaire survey of enterprise archivists, it is made clear that the framework consists of 18 abilities in six dimensions, including professional knowledge, personal characteristics, business management, system implementation, organizational planning and system management. And the framework has the following characteristics: focusing on practice control and business orientation; emphasizing the theoretical basis and system management; highlighting planning and design; relying on technology. For future reference, this paper finally suggests that archival education should focus on practical performance, build solid professional foundation and broaden professional horizon.
  Keywords: Single-track System; Electronic Records Management; Professional Competence; Archivists
  在探索档案工作数字转型的“中国实践”中,单轨制和单套制是两个非常重要的术语,其中,单轨制是指文件完全在数字环境中运行,即全程无纸化的管理模式,反映了数字转型的本质要求,成为电子文件管理发展的必由之路。[1]档案人员在推进电子文件单轨制实践中扮演着非常重要的角色。当前,已有研究P注到电子文件单轨制推进过程中的档案人员能力问题,例如:冯惠玲[2]、张宁[3]等人认为,专业能力的不足、人才的缺失成为很多机构单轨制推进缓慢的直接原因;邢变变[4]、刘芳琳[5]、王佑祥[6]等人则表示,面向单轨制,需要培养既懂理论又懂技术、具备综合性知识结构的复合型档案人才队伍。但对于档案人员电子文件管理专业能力的内涵与框架,以及框架中各项能力的重要程度等问题,还未形成清晰认识。为此,本文将综合运用文献分析、逻辑演绎、专家咨询与问卷调查等方法,来探究上述两个问题以及可能的教育回应。
  1 面向单轨制的档案人员电子文件管理专业能力内涵与拟议框架
  1.1 概念阐释
  在研究档案人员从业水平或工作绩效时,学者们往往采用技能[7-8]、素质[9]、素养[10]等与能力[11]相似的表述。一般而言,广义的能力(competence)包括知识(knowledge)、技能(skill)和才干(ability),且相较于素质、素养等概念,其更强调在实践活动中可能达到的成就水平,常用在“任职能力”[12]、“就业能力”[13-14]等语境中。

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  与任职、就业等语境不同的是,专业能力更强调专业情景下的个人综合条件,包括特定工作情景下的行为方式和潜在影响工作绩效的个人特质。因此,本文认为,面向单轨制的档案人员电子文件管理专业能力(下文简称“电子文件管理专业能力”),是指档案人员在电子文件单轨制管理中展现出的知识、技能、方法和个人特质等条件的总和。
  1.2 电子文件管理专业能力拟议框架构建
  当前,档案界对于专业能力框架并未形成较为一致的认识,英国档案与文件协会发布的《能力框架》(Competency Framework)[15]从组织管理、业务工作和客户三个维度提出了文件与档案管理人员所需的39项专业能力;美国档案工作者协会发布的《档案学研究生课程指南》(Guidelines for a Graduate Program in Archival Studies)[16]、《SAA核心价值观声明和道德准则》(SAA Core Values Statement and Code of Ethics)[17],从专业知识、道德观念等方面形成专业能力与伦理体系;澳大利亚档案工作者协会发布的《ASA专业能力矩阵》(ASA Professional Capabilities Matrix)[18]则从知识、技能、组织、个人精神等方面对档案人员的专业能力提出要求。综合英美澳三国的电子文件专业能力体系与框架,其可归纳为三个方面,一是面向个人,如知识、精神或观念,二是面向工作情景,如业务管理与技能,三是面向组织,包括战略思维、服务意识等。
  国内对于电子文件管理工作的规范与要求,强调了电子文件管理系统建设,以及组织机构与人员开展工作的行为准则。如:《电子文件归档与电子档案管理规范》指出,档案部门的职责包含制定管理制度,负责管理系统的建设与培训以及保管、统计等;《企业电子文件归档和电子档案管理指南》中明确了对管理机制的要求,包括协调机构、管理职责和制度;《电子档案单套管理一般要求》也提出关于制度建设、系统建设、资源建设与管理的要求。
  综上,本文将电子文件专业能力框架划分为六个维度:面向个人的专业知识、个人特质,面向工作情境的业务管理、系统实施,以及面向组织的组织规划、制度管理。同时,在文献分析与逻辑演绎的基础上,分别拟定各维度的能力指标,设计出调查问卷。为确保该框架的科学性与适用性,笔者向承担电子文件管理课程教学与学术研究的专家、电子文件归档与电子档案管理试点单位档案人员等进行了咨询(访谈提纲如表1所示)。
  专家咨询部分反馈意见包括:一是作为各维度下设的能力指标,在数量与层次上应做到相对平衡,体现立足全局、宏观概括。二是结合实践经验,可以从技术知识的掌握、相关方案设计中体现档案部门在系统建设方面的参与度。
  综合专家意见,调整后得到拟议电子文件管理专业能力框架(如表2所示)。
  2 电子文件管理专业能力调查与分析
  2.1 调查设计
  自2016年来,国家档案局已经先后开展了三个批次的企业电子文件归档与电子档案管理试点工作,相比于机关、事业单位,企业在电子文件单轨制模式的探索当中表现得更加积极。因此,本文选择企业专职档案人员为问卷调查对象。
  问卷分为三部分,一是受访者及其所属单位特征,包括受访者单位电子文件管理的机构设置、人员职能;二是各专业能力的重要程度,主要围绕上述框架展开,并通过李克特五级量表来统计各项能力在受访者工作经验与需求期望中的重要程度;三是开放性问题,以收集受访者对于专业能力框架的意见与补充。
  2.2 问卷发放与数据描述
  本研究以问卷星为平台,通过E-mail、微信、QQ等网络媒介发放问卷,调查时间为2022年6月23日至7月9日,共回收问卷126份。除港澳台外,样本来源主要分布在四川、河南、上海等地,具有一定代表性。
  氖芊谜咚属单位组织架构来看,有100家单位设置了相关部门负责电子文件管理工作。其中,设有专门负责电子文件管理科室的单位共47个。内设电子文件管理专职人员的单位有49个,占比38.89%,可见档案人员在电子文件管理中参与程度较高。
  有16个受访者单位正在推进或已经实现电子文件全流程一体化管理,占比12.7%;有68个单位正在推进或已经实现部分业务系统与档案系统对接,占比53.97%;有42个单位还未实施电子文件单轨制,占比33.33%。为了准确获得实践部门对于单轨制背景下专业能力及其重要程度的意见,在剔除所属单位未开始单轨制进程的受访者后,获得84份有效问卷。
  2.3 信度与效度检验
  问卷的信度分析采用社会研究最常使用的信度指标克隆巴赫α系数,其值在0和1之间,α系数越大,则信度越高。利用SPSS25.0统计软件进行数据处理,结果如表3所示,克隆巴赫α系数为0.923,高于0.8;且“删除项后的克隆巴赫系数”均在0.923左右波动,说明量表选项设置较为合理,数据真实可靠。
  效度分析采用KMO和巴特利特球形检验,结果如表4所示,KMO值为0.844,大于0.8;P值为0.000,小于0.05,可知变量之间具有较强的相关性。
  综上,问卷的信度与效度较好。
  2.4 调查统计与数据分析
  关于受访者电子文件专业能力认知调查,通过对结果进行赋分统计,得出各能力维度和指标的重要程度均值(如表5所示)。假设受访者的工作情境(单轨制推进状态)对于其电子文件专业能力认知有影响,并将其分为“正在推进或已经实现部分业务系统与档案系统的对接”和“正在推进或已经实现电子文件全流程一体化管理”两种情境,比较各能力指标在“非常重要”“重要”(下文简称为“前两项”)所获频次占比之和(如图1所示)。经方差分析可知,尽管在统计学意义上两类情境下的受访者对于专业能力认知并未表现出显著差异性,但在个别能力维度、指标上表现出一定的偏好差异。

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  (1)专业知识
  大部分受访者认为,储备专业知识能力“非常重要”。受访者普遍认为,掌握电子文件管理的业务知识是单轨制背景下档案人员最迫切需要的能力,其重要程度均值达4.70(标准差0.53);掌握电子文件管理的基础理论知识的重要程度次之,均值为4.63(标准差0.57);而技术环境和管理系统相关知识对于档案人员的重要程度排在第三位,均值4.48(标准差0.72)。
  (2)个人特质
  大部分受访者认为,个人特质对于管理水平、个人绩效有一定影响,在电子文件专业能力中“相对重要”。其中,对电子文件管理理论知识和业务知识的持续学习能力被认为最为重要,重要程度均值4.55(标准差0.59);具备电子文件管理战略意识的重要程度次之,均值为4.5(标准差0.61);而参与或承担电子文件管理学术研究能力的重要程度均值仅4.19(标准差0.79)。
  (3)业务管理
  如图1所示,尽管受访者对于各能力维度重要程度的认知态度大致趋同,但业务管理在单轨制发展中具有基础、核心地位,且在“归档”工作环节尤甚。其中,指导业务部门及时高质量完成归档工作被认为是最重要的能力,重要程度均值4.73(标准差0.45);其次是开展具体业务环节的能力,均值为4.68(标准差0.49);最后是参与、甚至主导电子文件管理相关方案设计的能力,重要程度均值为4.65(标准差0.48)。
  (4)系统实施
  电子文件对于技术环境和管理系统通常具有依赖性,但调查结果显示,系统实施能力并未得到受访者的重视,且越高层次的能力指标重要程度均值越低:电子文件管理系统使用能力的重要程度均值最高,为4.38(标准差0.75);系统运维能力重要程度次之,均值4.24(标准差0.73);系统规划设计能力的重要程度均值为4.13(标准差0.83),低于前两者。
  (5)组织规划
  大部分受访者认为,组织规划能力对于档案人员“较为重要”。其中,规划本单位信息化发展和电子文件管理的能力最为重要,重要程度均值4.61(标准差0.56);而了解单位的组织架构,结合具体业务场景设计电子文件管理组织架构的能力次之,重要程度均值4.54(标准差0.42);认识和提高电子文件管理的职能水平位列第三,重要程度均值4.32(标准差0.66)。
  如图1所示,相较于“正在或已经对接部分业务系统与档案系统”情境下的受访者,所属单位单轨制推进状态较快的受访者在重要程度的选择上相对较为保守,其选择重要程度前两项的频次占比之和普遍低于另一方,但在组织规划这一能力维度却表现出相反的特征。这一偏好差异,与其所置身的工作情境不无关联。随着单轨制模式的推广,档案人员要跨出所在部门,拓宽专业视野,主动定位角色,成为组织内信息化的设计者与指导者。
  (6)制度管理
  受访者普遍认为制度管理能力“非常重要”,且各能力指标重要程度较为均衡:能够知晓、宣贯和执行国家、行业与地方电子文件管理法规标准,重要程度均值为4.63(标准差0.57);能够结合单位需要,规划、制订/修订并实施精细化条款,重要程度均值为4.61(标准差0.57);能够通过宣传培训等方式提高制度执行力,重要程度均值4.62(标准差0.55)。
  3 研究结论与建议
  3.1 研究结论
  经过调查和统计分析,所有拟议能力指标重要程度所得均值都在4分以上,可见受访者对于面向单轨制的档案人员电子文件管理专业能力内涵及框架持认可的态度,明确了专业知识、个人特质、业务管理、系统实施、组织规划和制度管理作为专业能力框架六个维度的适用性;而其中的得分差异也表现出了专业能力的特征与偏重,具体表现在以下三个方面:
  (1)注重实践把控,凸显业务导向
  一方面,在六个能力维度中,业务管理得到各类受访者的一致重视,重要程度最高均值14.06;另一方面,与业务相关的能力指标重要程度均值也均在前列:掌握业务知识的重要程度在专业知识中均值最高,对业务部门归档工作的指导能力重要程度均值在18项指标中最高。
  调查结果显示,多数单位在业务流程重构、元数据方案设计等实践问题上有着迫切需求。档案人员加强实践把控能力,既是机构对其履行职能、发挥专业作用的要求,也是档案人员职业发展、档案事业开拓的基础。因此,专业能力建设需要以业务为导向,实践把控能力是单轨制背景下档案人员电子文件管理专业能力中的必要能力。
  (2)重视理论基础,强调制度管理
  专业知识、制度管理的重要程度均值分别为13.81、13.86,在六个能力维度中仅次于业务管理能力。一方面,为适应单轨制的管理模式、应对实践工作中的挑战,档案人员需要夯实理论基础作为其行动指导,需掌握先进的理论、了解新兴的技术以驱动能力水平提高。另一方面,除理论基础的支持外,实践开展也需要制度的规范。正如张宁[19]、毕建新[20]等人提出完善制度体系是推动电子文件单轨制的重要条件。对于电子文件管理制度体系的知晓、规划、设计与执行,是档案人员专业背景的重要组成部分,也是档案人员专业能力的物化表征和延伸。
  (3)侧重规划设计,体现技术依赖
  在各能力指标中,电子文件管理的中长期发展规划、实施计划,以及制度条款的精细化制订/修订等,重要程度均值在各选项均值中位数4.58以上,体现出受访者对于规划设计能力的侧重。并且,不同推进情境下的受访者对这一能力维度的偏好差异,表现出单轨制模式要求档案人员应具有立足电子文件全生命周期的宏观视野,融入档案化管理的专业思维,能够对参与电子文件管理工作的部门、人员进行指导。

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  在各能力指标中,系统实施能力重要程度均值最低,为12.75,且各能力指标所获均值,如前所述与能力层次负相关。可见,受访者认为在电子文件管理发展过程中,档案人员的技术能力并非迫切需要,相应表现出了档案人员在电子文件单轨制中对外部技术支持的依赖性。
  3.2 建议
  (1)务求专业实效,业务导向下全局把控
  单轨制背景下,电子文件管理进一步融合了机构内各部门、各系统,创新了管理流程、内容、要求等。因此,档案人员要加强理论学习与实践工作的联系,将理论转化为管理手段并灵活运用于实践;在基础理论、前沿研究的学习之外,还要重点关注开展电子文件管理所需要的业务知识,掌握各项工作的内容、要求和实现途径。
  (2)筑牢专业基础,多层次建设培养体系
  电子文件管理走向单轨制,不仅是管理方法和手段等的革新,更需要提高档案人员在观念、知识、技能等个人专业基础方面的能力,以适应发展新要求。因此,档案人员专业能力建设需要筑牢专业基础,以专业知识、制度管理为重点内容,综合知识结构与应用场景,从微观到宏观、从外在技能锻炼到内在思维训练,多层次构建专业培养体系;同时,面对实践转型的迫切需求,教育培养应考虑从业者的现实需要,通过在职人员培训、进修等方式,满足档案人员在不同时期不断更新的能力锻炼需求。
  (3)拓宽专业视野,积极拥抱发展转型期
  技术环境和管理系统是电子文件单轨制不可回避的要素,因此,档案人员需要拓宽电子文件管理的专业视野,将技术应用、系统实施纳入专业能力建设中,在综合能力的基础上把握管理与技术的融汇,以积极拥抱发展转型期。
  4 结 语
  加强单轨制背景下的电子文件管理专业能力建设,是档案人员不可或缺的行动基石和驱动力。本文讨论了面向单轨制的档案人员电子文件管理专业能力内涵、搭建了专业能力框架,并调查了我国部分企业专职档案人员对该能力框架的态度和认知。但由于演绎归纳存在一定主观性、调查样本存在一定局限性,未来还需在单轨制实践推进中进一步检视并优化档案人员电子文件管理专业能力。
  *本文系四川大学新世纪高等教育教学改革工程(第九期)立项项目“面向‘数智时代’的电子文件管理课程改革研究”(项目编号:SCU9290)阶段性研究成果。
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