从业务层面看数字档案馆建设

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　　近年来，有关数字档案馆建设的文章不算少，其中大多数是从技术层面论述数字档案馆建设，而从业务层面探讨数字档案馆建设的相对较少，作为数字档案馆建设的实践者和《数字档案馆建设指南》编写工作的参与者，笔者深切感受到：数字档案馆建设技术层面的问题固然不可忽视，而业务层面的问题同样不可忽视。因为数字档案馆首先是个档案馆，传统档案馆所具备的功能，数字档案馆都具备，譬如说档案的收、管、用。如果说有什么不一样的话，那就是数字档案馆收、管、用的是数字档案信息。所以，建设数字档案馆，一定要重视其业务功能――收、管、用。
　　数字档案馆的“收”
　　要称得上数字档案馆，首先要有数字资源，没有资源的数字档案馆，等于建了一所空房子。严格来说，资源少了也算不上是真正的数字档案馆。一般来说，现阶段数字档案馆的资源主要来自三个方面：
　　第一个来源是接收进馆单位形成的电子档案，这是主渠道。建设数字档案馆，必须明确数字档案来自何处?接收的范围有多大，接收类型有哪些?什么时间接收?接收的方法和途径是什么?这些都属于档案业务问题，需要通过政策、法规加以规范。国际标准化组织1995年推出的OAIS参考模型，其中一个重要功能是数字档案馆的外部管理，包括与数字档案生产者建立移交协议、检查移交内容是否符合档案标准，以及对数字档案馆软硬件进行合理配置等。其本意是通过行政管理手段，协调数字档案生产者和利用者的关系，保证数字档案馆有效的运行，可惜这―功能表述往往被忽略。
　　为了保证数字档案资源能够源源不断地、保质保量地接收进数字档案馆，需要对形成单位的电子文件归档、移交进行控制(监督指导)，该归档的及时归档，该移交的则按规定移交。有学者提出档案部门应对电子文件实施“全程控制”，即包括电子文件生成、传输等过程全部纳入控制范畴。虽然这一构想优点不少，但实践起来困难重重。鉴于电子文件(档案)在不同阶段的功能各异，必然导致管理主体的多元化，单靠档案部门统管起来难度很大。其实档案部门没有必要管得太多，如同纸质文件多元管理一样，电子文件多元管理也未必管不好。档案部门主要应从归档抓起，必要时可以对影响电子档案真实、完整、可用等前端问题提出意见和建议，就像对文件用纸、用笔等提出要求一样，但起步阶段不宜要求太多太严，否则就很难起步。对于电子档案向档案馆移交，如果能有新的、更明确的规定固然很好，没有新的规定也无妨。因为电子档案和纸质档案在归宿和流向上没有根本性区别，只是载体形式不同罢了。既然纸质档案应依法向档案馆移交，电子档案自然也在依法移交的范围之内一；对纸质档案归档、移交需要依法实施监督，对电子档案同样要理直气壮地纳入监督范围。
　　电子档案究竟应向档案馆备份还是移交?这原本是不同的概念，但近几年有些混乱，有必要加以澄清。电子档案向档案馆备份，是指电子档案在未到达进馆年限时，为了保证电子档案的安全，先行将其存放到档案馆。档案馆承担备份职能有很多有利条件，甚至备份也可以与移交有机结合起来，但既然备份目的在于电子档案的安全，那么备份的目的地选定在档案馆还是别的机构并不重要，只要有利于数字档案安全，备份到别的机构也未尝不可；而电子档案向档案馆移交则不同，移交是管理权、甚至是所有权的转移，必须依法向同级档案馆移交。即使已经备份到档案馆的电子档案，一旦达到进馆年限，仍然需要办理移交手续，通常可与档案实体一并移交，以防止二者不一致所带来的麻烦。
　　第二个来源是对馆藏传统档案进行数字化加工，这是现阶段数字档案资源的重要来源。原则上传统档案馆的所有永久和长期保存价值的档案都可以实现数字化，这既是档案利用的要求，也是档案保护的重要手段(多了一套副本)。所以没有哪些档案应不应该数字化的问题，只有条件允不允许的问题，包括资金条件、安全条件等。有些发达国家档案数字化比例也不高，主要原因是馆藏量大，数字化成本高，没有足够的经费(他们通常是与研究开发单位合作搞数字化)。而我国许多档案馆馆藏有限，目前劳动力成本低，如果经费来得及，趁机加快数字化进度未尝不是好的选择，除非缺少必要的保存条件，有些档案数字化后会带来信息安全问题(如泄密)等。至于档案的重要程度，利用率高低，可以是考虑数字化急缓程度的因素，而不是要不要数字化的因素，尤其是不要将同一全宗、同一目录、甚至同一案卷拆分成要数字化的和不要数字化的，否则会带来管理上的混乱。
　　第三个来源是通过网络体系主动采集，包括视频档案信息和网页信息等。许多发达国家都已经大量采集网页信息，国内许多档案馆也早已开始采集电视新闻，都是有意义的。主动采集虽非数字档案馆建设之必需，但无疑是获取数字档案资源的重要而有效途径，早开展比晚开展有利，不然许多重要的数字档案信息就会消失。
　　数字档案馆的“管”
　　《数字档案馆建设指南》将数字档案馆的功能概括为收、管、存、用，传统档案馆通常将“存”和“管”并称为管理。其实不管是合二为一，还是一分为二，都未尝不可。无论是“合”还是“分”，都必然要包括两方面的含义，即“存”和“管”。
　　从存的角度看，一个数字档案馆，首先要能够存储海量数字档案信息。实体档案集中保存可以发挥集约优势，数字档案集中保存也同样可以发挥集约优势。其次要能够确保数字档案安全，包括不丢失、不损毁、不泄密、不被篡改等；第三，要能够保证数字档案长久可用，鉴于数字档案信息对保存技术、设备的依赖性较高，不是所有数字档案信息形成单位可以解决得了的，因此，数字档案馆必须具备长久保存功能，否则以数字档案占用存储空间小的特点，差不多每个单位都能够存储得了，档案馆存在的必要性将受到挑战。数字档案不能被肉眼直接阅读，必须借助相应的读取设备，有些数字档案载体即使没有任何损毁，也有可能成为无法读取的废物，所以数字档案馆必须具有一整套保证数字档案长久可读取的策略和措施。长久保存策略不等同于安全存储，前者所要解决的是确保数字档案在任何条件下都能被利用，而数字档案存储则是每个信息系统一般都具备的。具有切实可行的长久保存策略也是OAIs所重点强调的，是数字档案馆区别于一般信息系统的重要标志。
　　从管的角度看，一个数字档案馆要能够保证数字档案始终处于科学、有序、可被利用的状态。当今社会，数字信息爆炸，面对冗杂、海量的数字档案信息，需要有一个管理数字档案信息的专门机构。要保证所有数字档案始终处于科学、有序、可被利用的状态，需要专业人员进行有效的管理。譬如按照数字资源的结构特点，合理确定不同类型数字档案资源存储位置和形式，建立起科学的数字资源存储体系；从管理和利用的需要出发，对数字资源进行必要的著录标引，以便能够方便地

进行检索；对数字资源进行科学的开放等级鉴定，以便在不同的网络上发布，或者赋予特定利用者查阅不同档案的权限；按照管理和利用的实际情况，建立起科学的统计体系等。数字档案馆建设，不能小看了这些很“传统”的工作，要将其作为数字档案馆建设的重要组成部分，投入相应的人力物力，否则即使系统平台建设得很先进，也无法发挥应有的作用。
　　数字档案馆的“用”
　　建设数字档案馆，最终目标是要向利用者在线提供利用数字档案信息。在数字档案馆建设开始阶段，如果将建设侧重点放在“收”和“存”上是可以理解的，但如果长时间只是停留在“收”和“存”上，不能有效地发挥数字档案的作用，那么这样的数字档案馆是否算得上一个好的数字档案馆，就值得怀疑了。数字档案馆建设，必须认真考虑以下几个问题：
　　首先，谁是数字档案馆的利用者?从而面向不同的利用者群体，来研发系统、搭建网络平台、组织档案资源。以目前各地情况来说，数字档案馆的用户群主要包括四部分：一是机关(泛指向档案馆移交档案的所有单位)用户。这类用户又包括两部分：机关档案工作者和其他机关工作人员。前者作为特殊的利用者，既肩负着对本单位形成的电子文件整理、归档和向档案馆移交数字档案资源的任务，通常又是数字档案信息的查阅利用者。数字档案馆建设，必须考虑这部分用户的需求，赋予他们在数字档案管理、利用方面更多的权限。设立机关档案员是中国独特的优势，电子文件整理归档由形成单位办理比建立所谓“文件中心”更具优势，不要轻易放弃。数字档案馆在满足机关档案人员需求的同时，还要考虑机关普通工作人员(普通用户)查阅档案的需求。机关普通用户既具有社会用户的特点，又有其独特性，因为他们是数字档案资源的形成者，查阅的数字档案资源范围要远远大于社会用户。二是社会用户群。满足社会大众查阅档案的需要，是数字档案馆建设的重要目标之一。这一用户群体，数量庞大，结构多元，查阅档案的目的千差万别，但他们一般都要通过互联网实现查档目的，如果进一步对这一群体进行划分的话，又可以将其划分为注册用户和非注册用户，赋予其不同的查阅数字档案资源的范围和权限。三是走进档案馆的社会用户。受档案数字化程度、资源的开放度、互联网普及程度等因素影响，基于互联网和政务网所发布的数字档案信息总是有限的，有些数字档案信息仍然需要利用者走进档案馆来查阅，在现场确认其身份后，赋予其与身份和查档目的相一致的查阅范围和权限。尤其是数字档案馆建设初期阶段，满足走进档案馆的用户在线查阅数字档案要求，也是数字档案馆系统建设的必须考虑的重要内容。四是负责数字档案接收、加工、管理、研究和系统维护人员。这一群体通常为档案馆的工作人员，也包括从社会聘用的人员，按照其工作内容的不同，赋予不同的数字档案查阅和处理权限。
　　其次，数字档案资源的发布。所谓发布，这里是指将数字档案信息上载到特定网络系统中，从技术上说这不是一个很难处理的问题，但将哪些档案资源发布到哪个网络上，却需要从用户需求和数字档案信息安全、开放度来综合考虑。要实现分等级、分平台发布数字档案信息，前提是将数字档案信息划分成若干等级，这如同传统档案开放鉴定一样，是一项工作量很大、政策性很强的工作，涉及档案保密程度、隐私保护、知识产权等多种因素，没有认真细致的鉴定，即使建立起数字档案馆，也无法发挥应有的作用。另外，已经数字化且可以开放的档案信息，是否全部发到互联网上去?也是一个很纠结的问题。西方发达国家号称很开放，也仅仅是发布的数量多一点而已，并未见其将数字档案信息全部上网，他们的网上也保留了一些收费项目。可见这不仅是一个认识问题，可能也是个经济问题，甚至还是个政治问题，需要通过制度、法律来加以规范。
　　第三，检索途径。如同传统档案目录的组织一样，数字档案馆要给用户提供必要的检索途径，虽然对基于数据仓库技术、挖掘技术而建立起的强大的搜索引擎来说，每个档案著录项目甚至档案原文中的任何词语都可以作为检索词，不再组织特定检索体系也未尝不能检索，但从最大限度方便利用者出发，还是有必要向利用者提供更多、更直接的检索途径，例如来源检索、关键词检索、分类检索、时间检索、责任者检索、人名索引、专题索引、主题检索等。这些检索途径不一定要同时完成，可以先设置几个基本的，然后再根据易难程度、人力资源多少逐步建立和完善。
　　第四，知识服务与智能服务。有不少学者提出数字档案馆应该提供知识型、智。能型等高端服务，譬如开展二次文献或三次文献服务，这无疑也是一种方向。但比较而言，数字档案馆首先要实现最基本的一次文献服务，甚至主要还是目录查询服务。如果连基本的目录查询和一次文献查询都未实现，过早的要求开展知识型、智能型服务，会转移工作重点，甚至妨碍数字档案馆建设进程。要知道，知识服务对档案人员的要求是相对高的，所要花费的人力也是较大的，以目前档案干部队伍的数量和知识结构看，虽说也可以进行知识服务的探索，但无疑应将基本的检索服务放在首位。
　　第五，实现资源共享。资源共享对实体档案资源来说实现起来比较困难，而在数字技术条件下，实现资源共享不仅是可能的，而且是应该的，应作为数字档案馆建设的重要目标之-。首先，数字档案馆到底应该在多大范围实现资源共享?世界范围，还是全国或省市县范围?是互联网用户范围，还是政务网、局域网或保密网用户范围?必须根据需要和可能，有一个统筹规划；其次要清楚拥有多少可以共享的资源，没有可在某个范围共享的资源，所谓共享就只是个虚的概念而已；第三，资源共享需要借助相应的平台，譬如要让你的资源在本地区党政机关共享，就必须搭建连接各党政机关的网络平台，要在全省、全国共享，就要搭建(包括借用)全省、全国的共享平台，否则共享就实现不了。
　　档案利用具有明显的地域性特点，即每个地方的档案，除了某些专题的档案外，多数档案作用主要局限于本行政区域，所以共享主要应考虑本行政区域的共享。这一点和图书有着明显的不同，我们必须正视档案作用的地域性特点，在数字档案馆建设开始阶段，不一定要急于建立跨地区的、或者全国、全省规模的共享平台，资源和管理跟不上，即使搭建了足够大范围的共享平台，也是徒然。资源共享是一个逐步发展的目标，一开始就将数字档案馆定位为没有“围墙”的档案馆，还是有一定难度，不如循序渐进，譬如先局域网、再政务网、再互联网等。在实现本区域、本层级共享的基础上，再逐步实现某些专题的跨地区、跨层级的资源共享。
　　(作者单位：青岛市档案局266034)

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