人事档案计算机化利于提升医院管理水平

来源:用户上传      作者: 邓海燕

　　[摘要]　传统人事档案管理方式是采取纯手工操作，而且存在着许多明显的弊端，如效率低、保密性差、保管周期长等。医院人事档案应用计算机管理，改变了过去人工归档等的落后劳动方式，不仅将档案管理人员从烦琐的手工劳动中解脱出来，提高了办公质量和人事管理水平，给我们的工作带来了事半功倍的效果，而且及时、准确地为领导决策提供人才信息和用人依据，大大提高医院管理水平。
　　[关键词]　医院；人事档案；计算机；管理
　　
　　医院干部人事档案是医护人员的专业能力、思想品德、科研水平和工作业绩等方面情况的反映，是人力资源开发的宝贵信息库。我院是全国500所大型医院之一，职工人数多，现存人事档案就多达1291卷。传统的人事档案管理方式是对职工档案进行信息翻阅、抄录、核对、装订、制表、清洁等工作，这种纯手工的管理方式存在着许多明显的弊端，如效率低，保密性差、保管周期长等。另外，随着时间的延续，将产生大量的文件和数据，这给查找、存储、更新和维护都带来了不少困难。随着计算机技术的高速发展，解决了这一问题。笔者所在的南宁市第二人民医院1999年6月开始应用计算机软件管理人事档案，并建立了人事档案管理数据库。多年的实践证明，使用计算机管理医院的干部人事档案，速度快、精确度高、贮存量大、功能多等，满足了医院管理工作的需要，大大地提高了工作效率和人事管理水平，充分地体现了干部人事档案为医院服务的目的。
　　(一)计算机管理医院人事档案，为领导决策提供人才信息和用人依据。我院2000年以来，通过人事制度改革，岗位竞聘，选拔了大批既有较高学识和较强业务工作能力，又有较高政治素质的人才。作为人才信息缩影的人事档案，详细记载了一个人从小学起至现在的经历、业务能力、思想品德、工作业绩、家庭状况、社会关系、兴趣爱好以及现实表现等。十多年来，我院每次竞聘、选拔中层干部工作，都通过人事档案提供大量的德、能、勤、绩、廉等客观材料，为领导决策做参谋。因此，医院领导在查阅档案资料时，会感觉到“见档如见其人”。通过档案可全面地了解人才的经历和专业技术情况，动态分析人才的人生轨迹，预测人才的发展潜力。有针对性的选拔、培养、任用管理干部等，从而实现任人唯贤、人尽其才，才尽其用，最大限度地实现人力资源的价值。截止到2010年底，我院人事档案提供选拔中层干部材料达680多卷(次)。这些人事档案信息通过计算机软件，进行检索、查询、比较、选优，对人员的素质状况、人才结构等进行分析，既准确，又快捷，为领导决策提供了全面的可靠的依据。
　　(二)计算机管理医院人事档案，利于干部人事部门编制各种各类的统计表。为领导和上级机关提供可靠信息。我院人事部门每年都要编制干部的基本情况统计、管理人员基本情况统计、在编专业技术人员情况统计、编外专业技术人员情况统计、在职干部培训学习情况统计、学历更新情况统计、女职工基本情况统计、职工人数增减情况统计、职工工资情况统计、离退休人员情况统计等等，其涉及的面之广、数据量之大可想而知，如用手工统计不但需要花费大量的人力、物力还会缺乏准确性。自从应用计算机管理医院人事档案和建立干部信息数据库以后，可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内完成各类统计表的编制，不但快速而且准确，为上级领导机关提供了综合信息，利于上级机关制定干部工作的方针政策，为加强干部管理、改革干部制度提供准确数字的依据。
　　(三)计算机管理医院人事档案，为科学、合理制定工资制度改革提供了保障。自从使用计算机管理人事档案以后，在工资套改方面发挥了神奇的功能。例如利用人事档案信息库查证职工年度考核结果直接与套改工资挂钩，且套改工作年限需要扣除年度考核中不合格和不定等次的年限等。特别是我院于2000年开始执行新的工资改革方案，依靠完整的人事档案数据库，提供每一位职工的学历、职称、职务、工作时间、毕业时间、考核结果、工资演变等情况，作为划分工资等级的重要依据。利用这些人事档案信息，通过计算机软件进行套改现有工资，只用几天时间就完成了以往一个月左右才能完成的工作量。从而大大提高了工资套改的工作效率。
　　(四)计算机管理医院人事档案，为医院各类专业技术人员的职称评定提供了依据。在人事档案资源库中，存贮着职工的各类材料信息，例如学历学位材料、评审(考试)专业技术职称(资格)、聘任专业技术职务材料、进修和学习材料、奖励材料、考核鉴定材料，以及业绩档案中的创造发明、科研成果、论著材料等，都是评聘工作中的重要标准和依据，它涵盖了一个人在专业技术能力方面的提升过程，是医院人事职称评鉴、晋升不可或缺的信息资源数据库。从1988年实施专业技术职称制度改革至今，我院已进行过数次涉及多学科专业技术职称评定，通过运用计算机建立医院人事档案资源库，为专业技术人员职称晋升提供了真实而有效的学历凭证和组织鉴定材料，确保了专业职称晋升工作的顺利完成。
　　(五)计算机管理医院人事档案，可提高利用干部人事档案的利用率。在档案利用的时候，若利用者需要查询某个人的档案，即可在计算机人事信息数据库中，按姓名、部门或任意条件查询相关人员档案：若利用者只需要查询某个人的基本情况，则在计算机人事基本信息库中就可以直接查询到结果。若是职工的基本情况发生变化，即可随时准确地将最新信息录入计算机，以保证职工档案信息的时效性、真实性和准确性。应用计算机人事信息管理软件可以查询到全院职工情况、科室基本情况，能按学历学位、按职称名称或职称时间、按工作时间、按年龄段、按工资段等各种方式进行查询，查询结果可快速显示或打印。传统的医院人事档案管理模式是手工查阅。如过去我院手工查询卫生专业技术人员的情况，按高级、中级、初级职称分类，用《职工花名册》数人头平均35分钟查一次，且手工查询容易错漏。现在利用计算机，只需要简单的查找、浏览、筛选操作，就可将所有符合条件的内容都查询出来，且仅用5分钟即可完成查询，用信息管理软件查询准确率达100％，真是天壤之别。我院人事科每年为各部门、各类人员，提供档案信息利用次数达580多次，实现了档案信息资源的共享，同时也提高了医院的办公质量和人事管理水平。
　　(六)计算机还以其特有功能自动生成各类花名册等，为各方面提供准确的信息资料。我院人事科每年年底为年终统计和工作使用，打印《专业技术人员花名册》《工勤人员花名册》《临时技术人员花名册》《临时工人花名册》，为离退休人员统计和工作使用打印《离退休职工花名册》，供领导参谋用的《中层干部花名册》，档案查询、检索用的《在职人员档案花名册》《非在职人员档案花名册》等，总之，可以根据需要打印各种花名册出来，非常方便工作。
　　第一，以前，我院人事科每年年底都要用复写纸手抄一式两份全院职工花名册，由于医院职工

人数多，需要两人参与，各抄一半，平均7天抄完一本；手工操作是一项繁重的劳动，而且每次抄写都难免有一些错漏，特别是一些常用的信息，如出生年月、参加工作时间、学历、职称时间等，经常出现抄写错漏，在这种情况下，重抄一遍浪费时间，若不重抄写又欠美观。用计算机就不同了，纠正错误非常方便，校对一次，可以减少一批错误，经过几次校对后完全可以杜绝错漏。而且计算机人事信息管理软件还能将所需要的花名册进行编辑、自动排序和顺序调整，打印1份花名册只用3个小时，而且字体工整美观。
　　第二，工资变动情况登记表的打印，过去我院人事科每完成一次工资调整都要用手工填写一人一份的工资变动情况登记表。需要两人参与，8分钟抄一份，平均7天抄完千余份。现在只要将新的工资标准输入计算机人事信息管理软件后，1分半钟即可以打印1份，两天全部完成，免去了许多手工劳作之苦。
　　(七)计算机管理人事档案，使档案目录达到统一化、标准化。由于医院职工构成比较复杂，有各类型、层次的大量业务人员，又有各级行政人员，反映在人事档案上。有种类繁多的特点。我院人事科每年收集到职工的年度考核、进修学习鉴定、晋升职称、学历变更、各种先进、工资调整、干部任免、聘用合同等纸质档案散材料4千多份，这些散材料收集后必须手工分类抄写成目录，费时费力，工作效率低。应用计算机人事管理软件编制目录，可事先将简化的标题输入人事信息软件中，录入这类标题时只要复制、粘贴就可得到同样的标题。如果是同一标题而且不需要简化的，则可采取批量输入完成。如果批量输入的信息有错误时，即可进行批量修改。传统手工抄写目录平均30分钟抄1份。而应用计算机人事信息管理软件处理这项工作就简单多了，即从机内调出原来的目录进行修改或补充，平均仅用10分钟就可以打印1份，省时又省力。
　　由此可见，传统的手工抄写目录与计算机编制目录是无法比拟的。不仅可以避免手工抄写出现的失误，而且改变了过去人工归档等的落后劳动方式，使档案人员既节省了时间。又提高了工作效率。
　　(八)计算机管理医院人事档案。利于档案检索。以前在查找档案时因为检索工具的不全或者其他方面的原因，档案人员需要花费大量的时间进入档案室调档、阅档、摘抄、找文件资料等。应用计算机管理干部人事档案后，档案人员可在数据库中，将职工按姓氏归类、依次录入人员姓名、档案编号、档案柜号等，查找人员档案时。只需要打开计算机“查找功能”，输入需查人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。为档案人员省去了手工重复操作之苦，节省了档案人员和利用者的大量时间。计算机的模拟人工智能替代了原有手工查阅档案，为档案人员快捷查找档案提供了方便和灵活，且直观性强。
　　(九)计算机管理医院人事档案，有利于材料的完整保存。利用计算机管理后的人事档案，档案人员除了在建立数据库输入信息时需要用档案原件外。很少再直接接触原件，让档案很好地保存于档案柜中，避免了人为的纸质损伤，又有利于人事档案纸制载体的保护，从而延长了档案的寿命与保密性。
　　(十)计算机管理人事档案，便于档案资料的大量存储及长期保存。计算机管理后的人事档案，其数据库中的信息会随着档案材料的不断增加而增多。因此，为了保证数据库库存的安全和避免超载，可以把档案资料数据库的数据采用即时备份、定期备份存放在光碟、U盘、软盘等磁性媒介上，这样既可以极大地节省资源，又利于档案资料的长期保存，达到了数据库维护与利用的目的。
　　医院人事档案采用计算机管理，使档案管理人员摆脱了传统的手工操作。减轻了劳动强度，提高了办公效率，成为最方便、快捷、高效的管理手段，为医院领导科学决策和各项工作的开展及时提供准确数据和信息，医院人事档案信息资源也得到了充分开发与利用。从而，极大地提高了医院管理水平。
　　
　　[参考文献][1]李扬，耿玲，张超.在医院人事档案管理中运用数据库[J].中国医药指南，2009，(2).[2]张敏，医院人事档案的计算机管理与应用[J].科技情报开发与经济，2009，(16).
　　
　　[责任编辑：周志华]

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