论高职院校行政秘书的队伍建设
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【摘 要】:高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育，是职业技术教育的高等阶段。行政秘书已成为高职院校不可或缺的岗位，发挥着越来越重要的作用。然而，目前高职院校行政秘书队伍建设还存在诸多问题，我们要认清现状，对高职院校行政秘书应具备的素质和能力作进一步探讨。
【关键词】:高职院校 现状 行政秘书 能力
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1003-8809（2010）12-0274-03
高职院校，是高等职业院校的简称，是高等学校的重要组成部分。从世界范围看，高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育，是和传统普通高等教育有着不同质的另一种类型的高等教育，是以培养具有一定理论知识和较强实践能力，面向基层、面向生产、面向服务和管理第一线职业岗位的实用型、技术型和技能型专门人才为目的高等教育，是职业技术教育的高等阶段。随着学校的升格，学校的行政机构随之完善健全，分工明确细致，在推行院系两级管理的同时，二级机构人员配置相应得到完善。行政秘书作为二级机构办公室的窗口，已成为高职院校不可或缺的岗位，发挥着越来越重要的作用。
一、高职院校行政秘书队伍建设的现状
1．高职院校行政秘书角色定位不明确
一般而言，辅助性和服务性是秘书工作的显著特征，但是关于高职院校行政秘书究竟应该为领导提供哪些服务，缺乏明确规范，往往根据领导的需求和秘书的理解来确定，这就导致秘书角色的模糊和错位，使得一些本属于秘书的工作由领导来做，或者秘书过分主动地承揽了领导的工作，从而影响领导作用的发挥。
2．高职院校行政秘书队伍整体素质偏低
从整体上讲，高职院校行政秘书队伍素质偏低，主要表现在两个方面。第一，业务素质偏低。首先表现在学历上，大多行政秘书都是从其它岗位调配上去的，本身并非本专业出身，有些甚至没有大学文凭，整体学历偏低。其次表现在实践业务上，秘书工作的范围较其它工作来说较广泛，而且讲求实效性，综合性，所以在实践操作中需要秘书知识和管理学、档案学等其它各类知识相结合，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。但就目前而言，不少担任行政秘书的人员并非本专业出身，在工作前也没有经过专业的培训，没有更多的实际管理经验，理论和技能都严重不足。第二，心里素质偏低。首先表现在接受岗位的不情愿，因为大部分行政秘书的人员都是由领导调配的，有时并非是他本人的兴趣爱好，为了工作不得不担任，所以有些人会对自己从事的工作有不满、抱怨，自我忽视，产生厌烦情绪，在工作时并没有多大的激情，有种得过且过的感觉，缺少了主动性和创造性。其次表现在心里承受能力偏低，行政秘书的工作在很多时候是比较繁琐、枯燥又不断重复的，在工作中变得缺乏耐心，易怒和冲动，有时候碰到一个问题第一次尚能认真对待，但诸如此类的问题连续出现就会变得焦躁，甚至对同事和教师大加指责，使人际关系变得紧张，正常的工作无法开展。
二、高职院校行政秘书的岗位职责
行政秘书是院（系）行政工作的主要承担者，起着协助院（系）领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用。这就决定了行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作作风；具备真才实学及良好的心理素质；具备敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力。为了适应形势的发展和社会的需要，行政秘书必须努力提高自己的专业能力及业务技能。
1、会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。
2、内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。
3、文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。
4、财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。
三、强化行政秘书综合素质，完善队伍建设
完善行政秘书队伍建设，首要是强化行政秘书综合素质，这对促进和谐校园建设有着重要的意义，在新的时代背景下，还应提升以下几个方面的提升：
1．加强学习，提高个人的基本业务能力
行政秘书人员首要具备的基本业务能力是语言文字能力。秘书经常要和很多文件材料打交道，在起草各类文件时，既要简洁明白的传达领导的意图又要文字表述准确，还要注意各类文件的编排，这就要求秘书人员具有扎实的文字功底；其次要具备良好的表达能力，要做到口齿清楚，准确简洁，清楚明白；第三作为新时代的秘书最好能精通一门外语，来适应学校的发展需求。
2．开拓创新，完善知识体系
高职院校是人才荟萃，知识密集之地。如果行政秘书自身专业知识贫乏，对相关知识一无所知，在具体实践中就会有障碍。因此，高职院校行政秘书首先应该开拓视野，接触各类专业知识背景。其次要熟悉相关知识面，对于行政管理学、心理学、公共关系学、档案管理学、法学等方面都要有所涉及，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。
3．加强管理执行能力
行政秘书主要负责二级学院行政事务的管理，如教师的行政管理、设备管理、档案管理等等，所以对牵涉到的事物要进行有计划有条理的统筹管理。另外有时代替领导执行命令，坚决果断的执行，并且对于管理活动中的突发事件要迅速采取合理有效的应对措施，敢于承担责任。
4．提高信息的收集和处理能力
21世纪是信息的时代，高职院校行政秘书若能将信息能力与专业知识有机结合起来，就能更有效地履行自己的职能，发挥信息应有的作用与潜在的作用。行政秘书的信息能力包括以下三个方面：一是计算机操作能力，要熟练地运用OFFIC操作系统；二是信息处理能力，也就是能够对管理活动中的信息进行收集、整理、必要的加工；三是信息开发能力，包括就管理活动中的信息处理流程进行设计，结合管理业务对现有的信息系统功能的拓展和完善，对原始信息进行分析和相关处理，根据信息处理结果进行决策和评价等等。
5．强化服务意识
对于高职院校行政秘书而言，除了要尽职尽责、细心周到、做好“你交我办”的任务，积极主动地给领导当好助手和参谋外，更要在协调工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，做好对广大师生的管理服务工作，还要加强预见性，增强主动性，尊重学术群体的创造性和积极性，用积极主动的服务为学术发展提供服务和支持，提高服务的质量和效率。
行政秘书应始终贯彻“服务第一”的理念，转换角色定位，以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己，提高自己的服务态度，服务效率及服务质量。以一种更加和谐的姿态，更加平和的心态，更加平静的情绪来为学院服务。
6．最大限度地发挥个人协调能力
在实际工作中，领导者不可能事无巨细地亲力亲为，大量的协调工作一般由秘书完成，所以协调关系是行政秘书工作的一项重要职能和长期任务，是对外交流、协调关系的桥梁。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高单位的工作效能。因此，高职院校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，原则坚定而策略灵活，行动果断而又处事稳妥，才能辅助领导处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成有序的工作局面。
三、结语
总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”，是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。高职院校行政秘书队伍作为一支正在发展的队伍还有待提高与完善。学院应给予重视，并为行政秘书提供培训与继续教育的机会，行政秘书个人更应该加强学习，提高个人业务能力及信息素养、完善相关知识、发挥协调能力、强化服务意识，使行政秘书在高职院校殿堂成为一个和谐的人，行使一项和谐的任务，促进和谐校园的建设。
参考文献：
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[2] 刘 月.加强高校行政秘书队伍建设[J].秘书，2008,(6).
[3] 孙高峰.提高行政管理人员的几点思考[J].理论学习与探索,2005,(3)
作者简介：俞莎莎（1981-），女，浙江东阳人，汉族，本科，研究实习员，研究方向：教学管理。
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