如何做好海外工程档案工作

来源:用户上传      作者:

　　随着我国加入WTO及国内工程企业发展壮大的需要，越来越多的国内工程企业开始打人国际工程市场去参与海外工程项目的建设，并取得了越来越多的市场份额。以中国交通建设股份有限公司第四航务工程勘察设计院有限公司为例，近年来，公司的海外项目日益增加，主要有苏丹、安哥拉、加纳、沙特、阿联酋、卡塔尔、缅甸、越南、印尼、巴基斯坦、斯里兰卡、巴拿马、牙买加等国家的工程勘察设计项目。
　　由于海外工程的特殊性，很多海外工程只要求在国内设计后，通过互联网将电子文件传输到国外工程项目部，由国外工程项目部在当地出版纸质文件提供现场使用，不需要在国内出版纸质文件，造成很多项目无纸质文件归档。电子文件也流失于个人手里，对今后的保管和利用很不利，是公司的一大损失。　众所周知，工程档案很重要，不仅起到历史凭证和工作查考的作用，而且是历年来质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系检查中不可缺少的依据，公司的生存和发展都离不开工程档案，尤其是电子档案，对于提高勘察设计工作效率起到极大的作用。因此，保证海外项目工程文件的完整、安全和有效利用势在必行。
　　针对存在问题，中交第四航务工程勘察设计院有限公司制定相应的对策，具体操作如下：
　　
　　一、宣传教育
　　
　　档案人员负责档案的宣传教育以提高工程技术人员的归档意识，并配合人事部门对新来的技术人员进行系统的档案知识及归档事项培训。
　　
　　二、配备档案人员
　　
　　为海外工程配备专(兼)职档案工作人员，并保持档案人员的相对稳定，协助项目经理按照公司档案管理规定，做好项目文件资料工作，包括电子文件的收集、积累、整理、登记、归档等，确保项目档案归档完整、准确、齐全。
　　
　　三、海外项目资料的收集
　　
　　海外工程档案，是指企业在海外项目经营、生产管理过程中形成的具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等文件材料。它真实记录了海外项目经营、生产管理活动的重要过程，对当前和今后工作都有着重要的凭证和参考作用。因此对整个建设项目从投标、报价开始到项目竣工验收的全过程中形成的应归档文件资料的积累。这项工作应与建设项目进程同步，从项目申请立项时即开始进行文件的积累、整理，审查工作；项目竣工验收时，应同时完成文件资料的归档和验收工作。
　　
　　四、制定海外工程管理制度
　　
　　1　公司制定了《中交四航院海外工程项目勘察设计文件归档规定》，规范了公司海外工程项目勘察设计文件的归档范围。
　　(1)投标、报价阶段所产生的文件资料：资格预审文件，投标人――本公司代表授权书，投标须知，一般条款和特殊条款，附加条件说明，单价分析表，报价单，投标及中标通知。两国政府经济合作协定、议定书、协议书等文件材料。
　　(2)设计基础资料：勘察、测量资料、自然条件、考察报告、前期调研资料等，模型试验成果：报告、录像、录影资料等。
　　(3)设计成果：设计报告、计算书、图纸及技术规格书等。
　　(4)施工阶段：承包合同或协议，履约保函，反担保证书，开工令，施工组织设计及施工预算，设计变更，施工过程中的照片，施工总结、技术总结工程简报及来往文件、信函、考察报告、会议纪要等文件。
　　(5)竣工阶段：竣工文件(包括竣工报告、竣工验收报告、竣工交接证明等)，竣工决算，竣工图，验收证明等电子版文件均需归档保存。所有正式施工图均应晒制蓝图归档。
　　(6)项目经理在归档时应编制归档清单，详细列明本项目归档文件的内容。归档清单应经项目主管总工和项目经理联名签署才有效，否则档案人员可以拒绝办理归档接收手续。
　　2　制定了《电子文件归档办法》，规范了海外项目归档格式、归档时间、网上归档路径，并把电子文件纳入档案“三率”统计范围。
　　
　　五、加强检查力度严格把好归档关
　　
　　档案人员坚持执行质量控制记表及计算书的归档未经部门内审二次把关签名认可不接收归档的做法。在接收的同时，认真进行清点核对，对不符合归档要求的文件材料，比如计算书封面和质量控制记录本使用作废版本、设计修改不修改图纸目录、签署不全、图号错误等问题，档案人员及时通知有关人员在一周内进行修改，不按时修改的按准确率不合格论处。
　　
　　六、严格执行奖惩制度
　　
　　公司制订了《生产管理办法》中“归档管理”的扣罚制度，每月统计海外完工项目的归档率、完整率、准确率，在OA网上公示一周后交生产管理部门在项目核发奖金时处理。项目归档每延后一个月，扣发该项目总奖金的5％，完整率、准确率不合格各扣发项目奖金的5％，而且在项目完整准确归档之前不予核发奖金。
　　
　　七、海外项目文件材料的整理、立卷
　　
　　遵循工程文件材料的形成规律和特点，保持项目文件之间的有机联系，区别不同价值，分类立卷。
　　1　经营管理行文件，按项目管理文件进行组卷，分工程来往文件、招标书、投标书、合同等进行整理、立卷。
　　2　工程项目文件资料，按工程项目进行分类，再按可行性研究、设计基础、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、竣工等不同阶段进行整理立卷。
　　3　声像资料的整理，要附加文字说明，包括项目名称、制作说明、制作单位、制作人及制作时间。声音清楚、图像清晰，不得有污渍、损伤。
　　4　电子文件的整理，应注明项目名称、制作说明、制作内容、制作时间、使用环境，并保证其能安全使用。
　　
　　八、海外文件对外发送
　　
　　所有对外发送的文件，不论电子版或硬拷贝版本，均由项目经理统一对外发送。
　　1　非施工图文件的发送，项目经理每次对外发送文件，均应按公司三标一体QM07作业指导书《资料发送单(英文)》填写详细的资料发送单，每一份单独成册的报告、图纸等均应列明，项目经理应填写并签署该资料发送单。若文件以电子版方式发送，则应将该资料发送单扫描成PDF格式，随需要发送的文件一起发送给文件的接受人，并提请文件的接受人签署确认后返回该资料发送单。若文件以硬拷贝版本发送，则将该资料发送单与需要发送的文件一起发送给文件的接受人，并提请文件的接受人签署确认后返回该资料发送单，经确认的资料发送单需归档保存。
　　2　施工图文件的发送，公司已派驻设计代表的工程项目，项目经理以电子版方式，一般以PDF格式将施工图纸发送给设计代表，同时按Q M07作业指导书《资料发送单(英文)》的要求填写并发送资料发送单。现场设计代表在收到电子版施工图纸后，在现场打印一套A3版图纸并在每一张图纸上签名后，将电子版文件和硬拷贝图纸一起移交约定的文件接受人，并提请文件的接受人签署确认资料发送单。现场设计代表必须将经确认的资料发送单返回给项目经理归档保存。我公司没有派驻现场设计代表的工程项目，由项目经理以蓝图形式向约定的文件接受人发送施工图纸，填写并发送资料发送单，并提请文件的接受人签署确认并返回资料发送单，经确认的资料发送单需归档保存。
　　
　　九、海外项目档案的鉴定与销毁
　　
　　对海外工程档案的处理，公司“三标一体”作业指导书QM09《科技档案管理规定》做出规定，并参照《国家秘密载体销毁管理规定》，对满保管期限的工程档案，档案室负责进行整理、造册，提出销毁申请，经院总工程师审批后送往指定的纸厂销毁，有二人监销并签字。
　　通过归档严格把关，2009年档案人员在接收的过程中共检查出归档文件材料错漏达100多处，都一一通知有关人员改正，大大减少了工程档案的质量问题，在外审检查中，证实已归档的项目错漏明显减少了。
　　完工项目归档纸质文件，包括图纸、文字报告、计算书、质量控制记录表和计算书有大的改观。设计项目归档77项，勘察、测量项目归档率达到100％。
　　电子文件的归档取得了前所未有的效果。全部归档电子文件共50多项。今后继续抓好工程电子文件的归档工作，保证归档率、完整率和准确率都达到100％的要求。对归档的电子文件，档案室已经整理保存两套在硬盘上，并部分刻录成光盘加以保管，对今后电子档案的保管利用奠定基础。

转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-307038.htm