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照片档案数据存储与数据安全

作者:未知

  随着《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布与实施,照片档案部门开始将信息化作为基础业务建设的重点内容,照片档案信息化是以信息数据化为特征,照片档案的收集、检索、管理、利用工作都是对数据的存储、提取、加工过程。
  信息时代照片档案管理工作分为两部分:一是对底片、照片、文字说明构成的实体档案进行数据化处理,将其加工成图文一体化的电子档案;二是对新接收的照片数据进行著录、存储,经图片数据管理系统定位、入库,完成档案“生效”功能。存储使档案数据有了物象的躯壳,存储使档案工作有了广义的内容、有了确定的旨义,使档案工作有了生命的血脉。
  信息时代,照片档案管理工作转化成对数据的接收、管理、利用工作,保证照片档案数据的可靠、数据系统的安全是一切工作的根基。
  集中处理档案数据,使档案的整理、加工、检索、利用等工作变得便捷与高效,工作人员再不用担心利用档案对底片、照片的损坏,再不用因跨类档案定位难、查找难而烦恼。但数据丢失、修改,数据系统的毁坏、瘫痪等数据安全问题是信息时代档案工作的心头之患。
  
  照片档案数据常用存储、管理方式及其特点
  
  照片档案的数据存储经历了内存储、外存储、数据库存储、网络存储等多个阶段,存储介质的容量与特质是选取照片档案信息存储方式的依据。
  照片档案数据存储方式的选择,应从信息保存时间、利用功效,存储介质的特质来考量。对于档案馆来说,确定照片数据存储方案,要综合分析海量存储、长期保存、多格式兼容、存取高速等技术的良性兼容。而对于一般利用者,选择存储方式要简单得多,从提取数据是否迅速、方便,携带存储介质是否便利考虑就可确定。
  
  照片档案数据安全探寻
  
  对于档案数据来说,最安全的方法就是备份存储。提高数据系统可用性的工作统称为容灾。对于数据系统安全来说,容灾是必须的。高集中度的照片档案数据一旦丢失、毁坏,其危害不亚于一场自然灾难。
  所以必然要对照片档案进行备份。主要备份方式有:
  1 将照片档案数据储存到耐久性好的载体上,至少一式两套,一套封存、一套供查阅利用,最好复制第三套,异地保存。
  2 建立容灾系统。
  即在相隔较远的异地,建立两套或多套功能相同的IT系统,互相之间可以进行健康状态监视和功能切换,当一处系统因意外停止工作时,整个应用系统可以切换到另一处。容灾系统可分为数据容灾和应用容灾。数据容灾是指在异地建立本地关键数据实时复制的数据系统。应用容灾是在数据容灾的基础上,在异地建立一套完整的与本地生产系统相当的备份应用系统(可以互为备份),在数据面临“灾难”后,远程系统迅速接管业务运行。
  
  照片数据存储与数据保护应注意的一些问题
  
  1 数据存储与数据保护对于档案管理者来说,是需要花工夫、费心思学习的一门学问。信息技术不断变化,存储技术不断进步,安全问题会不断地变换着形式和内容动态发生。可谓存储无限,安全问题不断。
  2 照片档案数据生成、接收、存储、整理、利用过程,呈现的是一种广泛、多样的社会互动与合作关系。因此,照片档案数据安全措施要强调人的管理,要涵盖数据的整个生命周期。
  3 要掌握照片档案信息安全的尺度,防止对数据安全过分要求的倾向。无论多么严格的管理,无论多么严密的防范技术,数据的修改、失窃,甚至销毁都可能随时发生,数据安全是相对的,数据不安全是永远的。因此,数据安全防范要统筹考虑成本、安全、效果三者的关系。
  4 照片档案信息化建设的最大目的,就是用现代技术将档案信息汇集、提炼、分类、处理,实现信息的资源共享、服务民生。在制定档案数据安全防范措施时,要防止因过于强调保护信息而将档案封闭的做法。
  属于封闭期内的照片档案数据和涉密档案数据,从收集、存储、提取,要专人全程监管。且笔者认为从安全考虑,涉密档案应用硬盘、光盘、磁盘脱机保存,不进入数据库与局域网。
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