浅谈企事业单位档案工作的创新

来源:用户上传      作者: 杨振江

　　创新是知识经济时代社会发展的主流趋势，创新是社会各项事业兴旺发达的不竭动力和源泉，档案工作的创新是企事业单位实现信息化建设、提升企事业单位核心竞争力的重要途径，是企事业单位档案工作与时俱进的具体体现。企事业单位的领导和档案工作人员要以“三个代表”为指导思想，努力创新档案工作，要敢于突破那些与当前企事业单位各项工作不相适应的工作观念与管理模式，积极主动地研究企事业单位发展过程中所面临的新情况，用新的观念、新的视角、新的模式、新的途径和新的手段来解决企事业单位档案工作中遇到的新矛盾和新问题，促进企事业单位档案工作水平的全面提升。
　　
　　一、企事业档案工作的观念创新
　　
　　人类社会的每一次变革总是以思想的进步和观念的更新为先导的。企事业单位档案工作要突破现状、创造更新的工作局面，需要在观念上率先实现创新。
　　
　　1．树立档案是信息资源的观念
　　不能把档案始终定位在传统的管管查查的死资料上，而应当用信息资源的新观念来看待档案。当前，市场竞争日益加剧，信息资源作为重要的战略资源的地位日益显现，应该说这恰恰是档案工作展现重要作用的时候。档案作为一种信息资源可以为企事业单位科学研究、生产建设、计划决策、智能管理等各项管理与业务工作提供多种类型的基础信息；档案作为一种信息资源对内可以为企事业单位的文化建设、加强内部管理服务，对外可以为宣传报道、业务咨询提供信息保障。把档案定位为信息资源可以提高企事业单位的核心竞争力、为企事业单位的可持续发展创造条件。
　　树立档案是信息资源的观念客观上还能起到提高企事业单位领导和群众的档案意识，使得他们能够更进一步认识档案作为信息资源的重要性，从而为开创企事业单位档案工作的新局面创造了良好的环境条件。
　　
　　2．树立档案管理者作为职能工作的审计者与监督者的观念
　　长期以来，无论是企事业单位的管理者抑或是企事业单位的档案工作人员，常常认为档案工作人员仅仅是档案的管理者，而忽略了档案所具有的依据凭证功能和监督管理功能。完整、准确、系统的档案记录反映了企事业单位在各项管理工作中、在经济工作中、在科技工作中存在的种种问题，这就为企事业单位的管理者提供了发现问题的重要途径，为企事业单位兴利除弊、改革创新创造了条件。
　　因此，无论是企事业单位领导还是档案管理人员，要树立档案管理者作为职能工作的审计者与监督者的观念，通过加强对企事业单位档案的管理来实现对企事业单位各项管理与业务工作的监督与审计，从而实现档案部门的监督与职能管理的功能。同时由于档案管理者作为职能工作的审计者与监督者的观念的确立，还能够达到强化企事业单位档案的收集、归档、整理和利用工作。
　　
　　二、企事业单位档案工作的管理机制创新
　　
　　企事业单位档案工作本质上是一项管理性的工作，不管是什么类型的创新，最终要通过一定的管理机制来予以实现。机制创新是其他创新工作实现的条件、途径与保障。同时，由于企事业单位的业务工作和计划管理工作的电子化、数字化和网络化的不断实现与普及，传统的管理模式与管理机制也必须进行创新，以适应企事业单位工作现代化的需要。因此，企事业单位档案工作的创新最重要的环节就是要实现机制的创新。
　　
　　1．创新管理模式，引入激励机制
　　当前，一些企事业单位档案工作陋习较多，积弊严重，存在“干多干少一个样、干与不干差不多”的现象、“装样子、磨洋工”的情景、“业务部门不交档案，我也落得清闲”的心理，导致档案工作一潭死水。因此必须创新管理模式，确立目标管理体系，制定收集归档工作目标与计划、分解文献信息整序工作、落实利用工作效益等目标与指标，定期检查落实，同时引入奖惩激励机制，挂钩干部任免和人事聘用制度，全面激活企事业单位档案工作，通过管理机制的创新来引入源头活水，开创企事业单位档案工作的新局面。
　　
　　2．创新管理手段，建设现代化的档案管理与服务系统
　　由于计算机技术和网络技术在科学研究、生产建设等业务工作中的普遍运用及其在计划决策、职能管理工作中的迅速发展，使得企事业单位档案中出现了大量的电子文件与数字档案，这些新型档案管理无法运用传统的模式和管理手段来实施，必须采用现代化的管理手段来科学管理，即以电子计算机和网络技术为新的工作平台，以现代信息处理技术为管理手段，对新型的电子文件和数字档案建设一种全新的电子文件和数字档案管理系统，同时让这个系统能够与其他的信息管理系统实现信息的优化配置与共享，开创企事业单位信息工作的新局面，使得企事业单位的档案管理工作纳入到整个信息管理工作中来。
　　此外，计算机及其网络技术的普及与大量应用也改变了企事业单位管理者及业务工作者查找利用档案信息的习惯，越来越多的利用者喜欢通过网络来快捷地获取电子资源。因此企事业单位档案管理部门也必须适应这种新型的利用形式，一方面系统收集电子文件和数字化档案，同时创造条件将价值较大的传统纸质档案进行数字化转换，创建企事业单位的数字化档案信息资源库。另一方面努力建设企事业单位档案信息发布与利用网络，创造企事业单位档案利用工作的新局面。
　　
　　三、企事业单位档案工作的服务创新
　　
　　档案工作的目的决定了其服务性，企事业单位档案工作者就是通过提供档案信息为管理工作者、业务工作者服务来实现其职能和发挥档案的价值作用的。但是长期以来由于管理上、体制上和认识上存在的误区，企事业单位档案工作的服务对象一直是内向的，即只对单位内管理者和业务工作提供档案利用。如果我们今天还抱着这个落后的服务模式不放，就不符合改革开放的精神，无法完全体现档案作为信息资源的战略作用，也不适应市场化的竞争要求。
　　
　　1．创新服务对象，对外提供社会化
　　企事业单位档案工作必须服务创新，就是要扩大服务范围，把本单位、本系统外的所有潜在用户也作为服务对象，实现档案服务的社会化。这种社会化的档案服务要求在不违背知识产权保护等相关法律法规的前提下，为社会成员提供可能的档案服务，甚至要努力探索社会用户利用档案的规律与特点，开展多种方式、提供多种途径为他们利用本单位档案提供便利。这种社会化服务可以是有偿的，譬如对外的技术服务、业务咨询、技术转让、资料复制等，也可以是仅产生社会公共效益无偿服务。档案的这种服务创新既体现了档案工作的人文精神，又在很大程度上让企事业单位自身受益，树立了企事业单位的良好社会形象，直接提升了企事业单位竞争的实力，提高了企事业单位管理的透明度和诚信度。
　　
　　2.创新服务模式，提供积极而丰富的服务手段
　　企事业单位档案服务创新还应该进行服务模式的创新。一些企事业单位尤其是基层企事业单位其档案部

门传统的服务模式基本上都是消极被动的(等用户上门查找)、手工的(只能采用手工检索和人工调卷)和粗放的(只能提供纸质文本或者信息密度相对较低的原件服务)。因此企事业单位档案部门必须变革这种状况，努力把档案服务工作打造成积极主动的(了解需求，服务到现场、服务到管理与业务第一线)、现代化与传统相结合的(网络化自动检索、调卷与人工检索、调卷互补并存)和集成的(综合提供数字化多媒体信息和档案的编研成果)新模式，进而在此基础上开展丰富的档案利用形式。
　　
　　四、企事业档案部门人力资源创新
　　
　　任何形式的创新都要靠人去实施与实现，因此所有的创新工作归根到底是人的观念、意识和素质的创新，即档案工作人员的知识创新。企事业单位档案工作要实现创新，首要的环节就是档案工作部门实现人力资源创新，即创新档案部门人才结构和创新档案工作人员的知识结构、提升档案工作人员业务与职业素质，以适应新形势下的企事业单位档案工作。
　　
　　1.引进与培养结合，创新企事业单位档案工作者的人才结构
　　长期以来，企事业单位档案工作部门常常不是从工作需要进行定位，而是成为安置富余人员的机构，因而造成档案工作人员专业结构不合理，真正能胜任新时期档案工作的人才非常缺乏，因此必须在企事业单位档案工作人员的定位与配置上实行创新，坚决革除档案工作部门成为闲杂人员安置的陋习，破除档案工作不需要专业人才的旧观念，推行新的科学的用人制度，一方面按照档案工作的基本规律和要求来合理选拔和配置企事业单位档案人才，另一方面加强现有人员的培养，使得企事业单位档案工作部门具有合理的人才结构，以满足新时期企事业单位档案工作的不同需要。
　　
　　2．学习和教育相结合，创新企事业单位档案工作者的知识结构
　　由于知识的不断更新和档案事业不断发展的需要，档案工作人员现有的知识正在不断老化，而由于现代科学技术和新的管理理论与管理方式在档案工作中的不断运用，原有的知识会显得越来越不适应，因此企事业单位档案工作人员必须注重创新自己的知识结构，加快知识更新，通过不断的学习和接受继续教育来不断丰富和发展自己，使得自己除了具有管理企事业单位档案的能力的同时，始终具备研究和继续创新的能力。
　　企事业单位档案工作的创新包含许多的内容，而且各项创新又是紧密联系互为条件的，我们在进行企事业单位档案工作的创新过程中，要系统规划、统筹安排，使各项创新工作彼此促进，协调进行，开创新时期企事业单位档案工作的崭新局面。
　　(作者单位：国家档案局档案干部教育中心　100050)

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