高校也适用《归档文件整理规则》

来源:用户上传      作者: 黄天明

　　我国档案行业标准ＤＡ／Ｔ２２―２０００《归档文件整理规则》，（以下简称《规则》）自２００１年１月１日实施至今已经是第５年了。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨进行的立卷改革，改“卷”为“件”进行文件级管理，不但减轻了档案工作人员的工作量，而且节省了时间、空间和经费，提高了检索效率。尤其是高校档案已经实行了计算机管理，给档案的文件级管理提供了有利条件。所以《规则》出台后，不少高等学校将其文件级管理方法运用到高校综合档案中。笔者通过近５年的学习和实践，就高校档案是否符合《规则》限定的归档文件整理的范围，提出自己的建议，同大家共同探讨，不当之处，请予指正。
　　
　　一、目前各高校文件归档管理现状
　　
　　为了了解高校实施立卷改革的现状，笔者于今年４月重点调查了全国各地比较有影响的３８所高校，其中有１０所高校没有进行立卷改革，仍然按“卷”进行管理，占调查对象的２６．３％；有１０所高校全部实行了立卷改革，改“卷”为“件”，实行了文件级管理，占调查对象的２６．３％；有１８所高校“卷”、“件”并存，一般只对党群和行政两大类进行了立卷改革，占调查对象的４７．４％。目前高校归档文件管理产生这种混乱现象的主要原因，在于对《规则》的理解不一致，以及《规则》本身有些条文的规定性比较模糊，难以具体操作，使得归档文件整理工作出现了一种各自为政的无序状态。这种局面有悖于高校档案业务建设各环节标准化、规范化的要求，对将来在标准化基础上建立档案信息网络，进行馆际间档案信息交流是很不利的，应该引起高校档案管理工作者以及相关管理部门的重视，迅速采取有力措施加以规范，使高校档案管理工作健康发展。
　　
　　二、文书档案符合《规则》归档范围
　　
　　《规则》对归档文件的定义是：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。首先什么是文书档案，文书档案亦称普通档案，我国档案行业标准《档案工作基本术语》的定义为：反映党务、行政管理等活动的档案。高校档案工作采用国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》），《分类法》把高校档案分为：党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会１０大类?熏这１０大类档案都是纸质档案，不包含声像档案。而在这１０大类中党群、行政和外事三大类显然属于文书档案，很明显地符合《规则》立卷改革的要求。正因为如此，也成为大部分高校“卷”、“件”并存的主要原因。
　　
　　三、正确理解《规则》限定使用“归档文件”的专指性意义
　　
　　为了配合《规则》的贯彻实施，解决《规则》中有些条文的规定性比较模糊，难以操作的问题，由中国大百科全书出版社出版的，由参加《规则》制定的有关同志编写的《归档文件整理工作指南》（以下简称《指南》）中指出“本标准旨在对文书档案立卷工作进行改革，暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作”。高校十大类档案除党群、行政和外事类档案属于文书档案外，其余七大类档案的性质如何辨别呢？《指南》第三章第二节对归档和不归档的范围作了明确界定，具体列出的“应归档的本机关的文件材料”中９、１３、２０条（４３～４４页）是这样规定的：
　　９． 本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；
　　１３． 本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料?鸦
　　２０． 本机关编印的情况反映、简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。
　　以上３条依次地把高校《分类法》中的财会、基本建设、仪器设备、科研、产品生产与科技开发、出版等六大类的档案都包含进去了。因此我们认为：高校档案中的这六大类文件应属于文书档案范畴，也可以按文件级进行管理。而《指南》中“暂不涉及科技、会计等专门档案……”又如何理解呢？首先什么是专门档案，《档案学词典》定义专门档案即专业档案，它是某些部门在从事一定专业活动中形成的档案。《档案工作基本术语》中的定义为：反映专门领域活动的档案。归纳起来我们认为所谓专门档案是指专业管理机关所收集的本机关从事本专业活动形成的档案，而专业管理机关所收集的本机关从事非本专业活动形成的档案则不属专门档案而是普通档案。如高等学校在本校教学活动中形成的教学档案以及建筑设计院在本院从事建筑设计工作中的设计方案、设计图纸等形成的档案都属于专门档案。而高校的基建处在本校基建过程中收集的该基建项目的设计方案、设计图纸对高校而言就是普通档案，不属专门档案。
　　
　　四、对高校《分类法》中教学类档案立卷改革的思考
　　
　　对学校而言，教学档案虽然属于专门档案，但对高校教学类档案的８个二级类目的具体分析表明，多数二级类目的归档文件属于文书档案，可以按《规则》要求，取消案卷，实行文件级管理。只有少部分反映教师或学生教学活动的文件材料形式复杂、格式多样，如自编或主编教材、指导书，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料，各专业试题库等，这些文件材料具有明显的分散性；又如学生学籍表、学生成绩总册、课程表等具有按年度划分的特殊性。对于这部分文件材料的整理，我们认为仍然可以按《规则》要求，遵循归档文件形成的规律，强调“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得到充分体现。这个归档文件整理原则与传统立卷原则是一致的，因此将这部分比较分散的教学类归档文件按原来立卷的归档范围来整理成为“件”。
　　
　　五、海南大学综合档案室立卷改革的实践
　　
　　我们海南大学综合档案室全部将“卷”改为“件”，实行文件级管理。现将实施过程中“卷”改“件”不同之处和需要注意的问题提出来同大家探讨，期望使立卷改革工作更加成熟和完善。
　　１． “件” 的界定
　　一般情况下“件”的界定按《规则》２．３执行。对于高校归档文件的整理，根据高校归档文件的特点，建议按如下方法进行整理：
　　原则上按责任者移交文件的形式（如份、本、册等）为一件。
　　新生录取按本科、专科或省内、省外生源为一件；学生学籍表、成绩总册、在校生名册以一个班为一件；课程表按学年度分上、下学期各为一件；教学计划、教学大纲以每修改一次一本为一件；试题以一个学科或一个专业为一件；论文以篇为一件；毕业生名册按不同学历各为一件，毕业生统计表为一件；就业统计表为一件。
　　一个科研项目或按科研项目不同阶段的材料为一件。
　　基建按《建设项目文件归档要求与档案整理规范》项目文件的组卷要求，装订好的一册为一件。
　　设备按申请报告、批复、批示与设备说明书及整套随机文件材料作为一件。
　　出版物按一本为一件。
　　会计分别按一份会计报表、一本会计账簿、一本凭证为一件。
　　２． 装订
　　装订以“件”为单位进行。《规则》规定只要符合档案保护要求即可，没有对装订采用什么方法做具体要求。我们推荐三种方法：
　　（１）采用粘贴办法装订。凡一件在５页内采用粘贴办法。先把文件靠左对齐，上或下对齐，然后沿左边３毫米内涂抹乳白胶粘贴。由于文件薄，不影响复印与扫描。
　　（２）采用不锈钢订书钉装订。文件厚度在５页以上，订书机能够装订牢固的范围内，在靠左边１厘米内处装订，同样不影响复印、扫描。既方便，又省时、省工。
　　（３）采用三孔一线法。对较厚的、不能采用订书机装订的文件采用三孔一线法装订。此法便于拆开复印、扫描。
　　３． 归档章的设置
　　由于高等学校档案的特殊性，一般不移交档案馆，故在归档章的项目设置中不必设置室编件号和馆编件号，只需设置件号就可以了。为便于利用档案后准确放回原位，在档案章的项目中增设盒号。为了减少档案工作人员的工作量，可采取直接在归档章上刻上比较固定项目，制作永久、长期、短期三个不同保管期限的归档章。如海大综合档案室“永久”归档章设置的形式为：
　　说明：归档章的规格按《规则》尺寸要求，年度也可刻２位数，依本单位情况而定。
　　４． 编号注意事项
　　编号是以件为单位，同一个保管期限内，文件按排列顺序编顺序号。应特别小心的是页码少的文件，容易夹带漏编，一旦漏号，将使得后边的文件编号全部涂掉重新改动，耗时又耗工。在编件号时，先用铅笔编件号，待计算机将全部文件著录完毕后，才正式把件号用号码机打上或用碳素墨水钢笔填上。
　　５． 建议
　　在做学籍表、成绩总册时，还是需要编写页码，填写件内目录，并尽量将一个班的学籍表和成绩总册二件装在一个盒内，方便查找、利用。
　　
　　（作者单位：海南大学综合档案室 ５７０２２８）

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