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积极 渐进 务实

来源:用户上传      作者: 王天泉 朱 文

   位于我国东南沿海的福建,企业的成长有其独特的面貌。这里有我国第一批洋务企业的代表―――福州船政局,堪称我国企业的元老,如今重新焕发青春;在侨乡泉州,流行这样的说法,如果5个人同行,有人喊一声“老板”,肯定有3个人回头。虽然说法有些夸张,但泉州民营企业的发展势头不容忽视,其龙头企业七匹狼集团、凤竹集团正积极准备上市;闽西的国有企业龙岩卷烟厂多年来一直是福建省的利税大户;厦门作为沿海开放城市和经济特区,外资企业、中外合资企业众多,是柯达、戴尔等跨国公司的中国生产基地或总部。
   新中国建立后,由于历史原因,福建处于海防前线,工业发展受到影响,自然地,福建企业的成长和壮大受到限制。改革开放,特别是近年来,福建企业通过不断积蓄力量,利用信息化对企业进行改造,提升企业的竞争实力。在新的历史时期,福建的企业档案部门利用企业开展信息化的大好时机,紧紧抓住档案信息化这一关键,促使福建的企业档案工作更上一层楼,为企业的健康快速发展提供强有力的档案信息保证。
  
  积 极
  
   企业信息化的目的是要通过信息技术的广泛应用,推进经济结构优化升级,提升产业竞争力。国家和地方政府积极鼓励企业实施信息化,今年,福建省有关官员宣布,2004年福建企业信息化的重点实施由初级向中级信息化水平提升的项目,到年底使近30%的大中型企业达到中级信息化水平。
   1998年以来,福建省档案局立足福建省档案工作实际,以统一数据标准为基础,以分布式档案基础数据库建设为重点,以实现档案信息共享为目标,逐步扎实地推进全省档案信息化建设。2002年4月,省政府将省档案局列入“数字福建”成员单位,并将“福建省分布式档案基础数据库建设项目”作为全省五个基础数据库之一纳入了“数字福建”建设计划。目前,该项目第一期已经通过验收,并在省政务信息网开放了一批可开放档案,第二期工程也已经启动。
   在福建省档案信息化和企业信息化的大背景下,福建省大中型企业中档案信息化工作顺理成章地开展起来。企业档案信息化是档案信息化和企业信息化的一个重要内容,是指运用计算机技术、网络技术、信息技术对企业档案工作进行改造,重建企业档案工作的馆藏结构、业务流程、运作模式和管理理论。2004年6月24日,档案信息化工作开展得比较好的一些福建企业,以及准备开展档案信息化工作的企业,其档案部门负责人聚集在福建龙岩,分享企业档案信息化的经验。福建南纸股份有限公司、紫金矿业股份有限公司、龙岩卷烟厂、三钢股份有限公司、福建炼化、南平铝业有限公司、厦门水务集团有限公司等企业行动比较早,在企业档案信息化取得了一些经验。福建瑞闽板带有限公司、凤竹集团等企业意识到档案信息化的重要性,正在考虑如何选择适合企业实际的档案信息化方案。为了获取信息,有的企业代表还自费参加会议。
  
  渐 进
  
   福建企业档案信息化工作大多开始于20世纪90年代初期,开始是应用单机版档案管理系统或单一的档案管理系统,以后逐渐发展到应用文件档案一体化管理系统、办公自动化管理系统,并与整个企业的信息化相衔接,成为企业信息化的一部分,经历了从简单到复杂、从局部应用到全过程控制这样一个过程。也有企业另起炉灶,打破原有基础,建立高起点的、和企业信息化同步的档案管理系统。
   福建电力公司1994年实现计算机文档目录一体化管理,1998年实现办公自动化,电子文件与电子档案全文信息一体化管理。2002年完成室藏档案数字化工作,充分利用自动化数字档案信息,实现数字档案管理及网络全文检索,建立了基于Web服务的公司数字档案馆,为福建省电力公司及其分布于全省各地的下属单位工作人员提供了远程查阅档案的平台。福建电力公司目前准备对几个与公司文件档案有关的系统进行整合,为公司的管理和经营提供统一的档案信息服务。
   三钢股份有限公司1997年综合档案室开始组织研制开发单机版计算机档案管理系统,并在全厂23个档案室推广。2003年对计算机档案管理系统进行改进和升级,研制成功网络版档案管理系统。
   龙岩卷烟厂在2003年底发布的中国信息化500强名单中排名97位,在烟草行业排名第6位,其信息化系统是由管理系统和控制系统集成的一体化系统。档案信息化工作从1990年开始,隶属于管理信息系统的档案管理子系统于1995年正式启用,2000年对系统进行升级,经过三年的时间完成,企业管理文件、科技文件和设备文件在企业内部可以通过权限设置进行访问和阅读。
   紫金矿业股份有限公司2001年9月开发了紫金矿业办公自动化系统及档案管理软件,收文和发文实现了数字化或电子化,真正做到了无纸化办公。运用CAD技术、计算机成图、出图率达到95%以上。在与办公自动化衔接的档案管理系统方面,文书档案、科技档案、会计档案、声像档案实现自动化管理。此外,公司与用友软件公司合作研发ERP软件系统。2003年被确认为福建第一批制造业信息化应用示范企业。
  
  务 实
  
   福建省档案局陈永成局长指出,福建企业档案信息化建设逐渐引起重视,这是很好的事情。但也面临不少问题,主要表现是相当多的企业没有开展企业信息化工作或企业档案信息化工作,特别是一些中小型企业。就是在已经开展信息化的企业中,其发展水平也不平衡,相当多的企业还停留在目录数据库的管理,内容数据库的建设还没有提上议事日程。他希望在企业信息化建设过程中要注意这些问题,企业档案工作者不要当旁观者。
   在条件比较好的福建企业中,对企业信息化或档案信息化的态度是很积极的,特别是福建的政府部门对企业信息化工作又十分重视,成立专门机构协调和组织企业信息化工作的开展。另外一方面,福建企业对企业信息化工作又比较审慎和务实,希望通过多方对照,选择适宜本企业的企业信息化解决方案。
   企业信息化是有成本付出的,而且成本还不小,但是这种成本支出是绝对值得的。之所以一些企业现在还没有把信息化纳入自己的考虑范围中,或者是由于企业对信息化的认识还不高,对信息化的投入持观望态度;或者是由于企业信息化方案比较多,一时还难以抉择;或者是企业的实力、规模阻碍了企业对信息化的投入。企业在考虑上不上信息化时要当机立断,不能犹豫。当然,在选择什么样的信息化方案时,福建档案工作者认为必须审慎从事,意识到信息化的风险,尽量规避其风险。
   在企业信息化、企业自动化或ERP方案中,或者现有的企业信息化或企业自动化体系中,有的没有档案管理系统的内容。根据以往的经验,福建的档案工作者认为,企业新的信息化方案必须要嵌入档案管理系统的内容,原有的体系如果没有档案方面的内容,也必须进行升级。否则,企业档案信息化就会再一次游离于企业信息化之外,不能适应企业信息化的需要。而企业信息化如果缺少档案这一块,也是不完整的,其功能和效用也会打上一些折扣。
   就档案信息化而言,目前,大多数企业采取由社会上的专业软件公司根据企业需要,开发专门的档案管理系统。由于档案行业市场化程度的影响,在市场上还没有形成特别知名及技术特别成熟的软件企业,因此,从事档案管理软件开发的企业集中程度不够。就福建企业选择的合作方来看,有省内的,也有外埠的,甚至还有国外的,如科怡、清华紫光、上海三高、福建万方、福建榕基等等,建议有关部门组织专家对这些软件企业的资质、技术能力与特点、信用情况进行评估,以利于企业选择、参考。
   福建的一些企业档案工作者还提出,在建立完善的档案管理系统之后,目前企业档案信息化工作的重点应放在内容数据库的建立和企业电子文件的管理上,以适应企业信息化和各项工作发展的需要。
   企业档案信息化涉及的面大,范围广,程度也不一样。已开展档案信息化的企业需要交流经验,准备开展档案信息化的企业更需要获得信息,形成符合自己企业实际的档案信息化方案。福建省档案学会敏锐地发现了这个问题,从去年开始,他们就对一些企业进行了调研,并利用学会刊物《福建档案》进行讨论。在福建省档案局和龙岩卷烟厂的支持下,他们又筹备了全省企业档案信息化建设讨论会,充分发挥了档案学会的作用。省档案局和各级档案管理部门在信息化政策、标准和技术上也将对企业档案信息化工作提供有力的支持。
   据悉,国家档案局有关部门正在进行企业档案信息化方面的调研,《关于加强企业档案信息化建设的意见》征求意见稿已经形成,正在各地征求意见。
   位于我国东南沿海的福建,企业的成长有其独特的面貌。这里有我国第一批洋务企业的代表―――福州船政局,堪称我国企业的元老,如今重新焕发青春;在侨乡泉州,流行这样的说法,如果5个人同行,有人喊一声“老板”,肯定有3个人回头。虽然说法有些夸张,但泉州民营企业的发展势头不容忽视,其龙头企业七匹狼集团、凤竹集团正积极准备上市;闽西的国有企业龙岩卷烟厂多年来一直是福建省的利税大户;厦门作为沿海开放城市和经济特区,外资企业、中外合资企业众多,是柯达、戴尔等跨国公司的中国生产基地或总部。
   新中国建立后,由于历史原因,福建处于海防前线,工业发展受到影响,自然地,福建企业的成长和壮大受到限制。改革开放,特别是近年来,福建企业通过不断积蓄力量,利用信息化对企业进行改造,提升企业的竞争实力。在新的历史时期,福建的企业档案部门利用企业开展信息化的大好时机,紧紧抓住档案信息化这一关键,促使福建的企业档案工作更上一层楼,为企业的健康快速发展提供强有力的档案信息保证。
  
  
   企业信息化的目的是要通过信息技术的广泛应用,推进经济结构优化升级,提升产业竞争力。国家和地方政府积极鼓励企业实施信息化,今年,福建省有关官员宣布,2004年福建企业信息化的重点实施由初级向中级信息化水平提升的项目,到年底使近30%的大中型企业达到中级信息化水平。
   1998年以来,福建省档案局立足福建省档案工作实际,以统一数据标准为基础,以分布式档案基础数据库建设为重点,以实现档案信息共享为目标,逐步扎实地推进全省档案信息化建设。2002年4月,省政府将省档案局列入“数字福建”成员单位,并将“福建省分布式档案基础数据库建设项目”作为全省五个基础数据库之一纳入了“数字福建”建设计划。目前,该项目第一期已经通过验收,并在省政务信息网开放了一批可开放档案,第二期工程也已经启动。
   在福建省档案信息化和企业信息化的大背景下,福建省大中型企业中档案信息化工作顺理成章地开展起来。企业档案信息化是档案信息化和企业信息化的一个重要内容,是指运用计算机技术、网络技术、信息技术对企业档案工作进行改造,重建企业档案工作的馆藏结构、业务流程、运作模式和管理理论。2004年6月24日,档案信息化工作开展得比较好的一些福建企业,以及准备开展档案信息化工作的企业,其档案部门负责人聚集在福建龙岩,分享企业档案信息化的经验。福建南纸股份有限公司、紫金矿业股份有限公司、龙岩卷烟厂、三钢股份有限公司、福建炼化、南平铝业有限公司、厦门水务集团有限公司等企业行动比较早,在企业档案信息化取得了一些经验。福建瑞闽板带有限公司、凤竹集团等企业意识到档案信息化的重要性,正在考虑如何选择适合企业实际的档案信息化方案。为了获取信息,有的企业代表还自费参加会议。
  
  
   福建企业档案信息化工作大多开始于20世纪90年代初期,开始是应用单机版档案管理系统或单一的档案管理系统,以后逐渐发展到应用文件档案一体化管理系统、办公自动化管理系统,并与整个企业的信息化相衔接,成为企业信息化的一部分,经历了从简单到复杂、从局部应用到全过程控制这样一个过程。也有企业另起炉灶,打破原有基础,建立高起点的、和企业信息化同步的档案管理系统。
   福建电力公司1994年实现计算机文档目录一体化管理,1998年实现办公自动化,电子文件与电子档案全文信息一体化管理。2002年完成室藏档案数字化工作,充分利用自动化数字档案信息,实现数字档案管理及网络全文检索,建立了基于Web服务的公司数字档案馆,为福建省电力公司及其分布于全省各地的下属单位工作人员提供了远程查阅档案的平台。福建电力公司目前准备对几个与公司文件档案有关的系统进行整合,为公司的管理和经营提供统一的档案信息服务。

   三钢股份有限公司1997年综合档案室开始组织研制开发单机版计算机档案管理系统,并在全厂23个档案室推广。2003年对计算机档案管理系统进行改进和升级,研制成功网络版档案管理系统。
   龙岩卷烟厂在2003年底发布的中国信息化500强名单中排名97位,在烟草行业排名第6位,其信息化系统是由管理系统和控制系统集成的一体化系统。档案信息化工作从1990年开始,隶属于管理信息系统的档案管理子系统于1995年正式启用,2000年对系统进行升级,经过三年的时间完成,企业管理文件、科技文件和设备文件在企业内部可以通过权限设置进行访问和阅读。
   紫金矿业股份有限公司2001年9月开发了紫金矿业办公自动化系统及档案管理软件,收文和发文实现了数字化或电子化,真正做到了无纸化办公。运用CAD技术、计算机成图、出图率达到95%以上。在与办公自动化衔接的档案管理系统方面,文书档案、科技档案、会计档案、声像档案实现自动化管理。此外,公司与用友软件公司合作研发ERP软件系统。2003年被确认为福建第一批制造业信息化应用示范企业。
  
  
   福建省档案局陈永成局长指出,福建企业档案信息化建设逐渐引起重视,这是很好的事情。但也面临不少问题,主要表现是相当多的企业没有开展企业信息化工作或企业档案信息化工作,特别是一些中小型企业。就是在已经开展信息化的企业中,其发展水平也不平衡,相当多的企业还停留在目录数据库的管理,内容数据库的建设还没有提上议事日程。他希望在企业信息化建设过程中要注意这些问题,企业档案工作者不要当旁观者。
   在条件比较好的福建企业中,对企业信息化或档案信息化的态度是很积极的,特别是福建的政府部门对企业信息化工作又十分重视,成立专门机构协调和组织企业信息化工作的开展。另外一方面,福建企业对企业信息化工作又比较审慎和务实,希望通过多方对照,选择适宜本企业的企业信息化解决方案。
   企业信息化是有成本付出的,而且成本还不小,但是这种成本支出是绝对值得的。之所以一些企业现在还没有把信息化纳入自己的考虑范围中,或者是由于企业对信息化的认识还不高,对信息化的投入持观望态度;或者是由于企业信息化方案比较多,一时还难以抉择;或者是企业的实力、规模阻碍了企业对信息化的投入。企业在考虑上不上信息化时要当机立断,不能犹豫。当然,在选择什么样的信息化方案时,福建档案工作者认为必须审慎从事,意识到信息化的风险,尽量规避其风险。
   在企业信息化、企业自动化或ERP方案中,或者现有的企业信息化或企业自动化体系中,有的没有档案管理系统的内容。根据以往的经验,福建的档案工作者认为,企业新的信息化方案必须要嵌入档案管理系统的内容,原有的体系如果没有档案方面的内容,也必须进行升级。否则,企业档案信息化就会再一次游离于企业信息化之外,不能适应企业信息化的需要。而企业信息化如果缺少档案这一块,也是不完整的,其功能和效用也会打上一些折扣。
   就档案信息化而言,目前,大多数企业采取由社会上的专业软件公司根据企业需要,开发专门的档案管理系统。由于档案行业市场化程度的影响,在市场上还没有形成特别知名及技术特别成熟的软件企业,因此,从事档案管理软件开发的企业集中程度不够。就福建企业选择的合作方来看,有省内的,也有外埠的,甚至还有国外的,如科怡、清华紫光、上海三高、福建万方、福建榕基等等,建议有关部门组织专家对这些软件企业的资质、技术能力与特点、信用情况进行评估,以利于企业选择、参考。
   福建的一些企业档案工作者还提出,在建立完善的档案管理系统之后,目前企业档案信息化工作的重点应放在内容数据库的建立和企业电子文件的管理上,以适应企业信息化和各项工作发展的需要。
   企业档案信息化涉及的面大,范围广,程度也不一样。已开展档案信息化的企业需要交流经验,准备开展档案信息化的企业更需要获得信息,形成符合自己企业实际的档案信息化方案。福建省档案学会敏锐地发现了这个问题,从去年开始,他们就对一些企业进行了调研,并利用学会刊物《福建档案》进行讨论。在福建省档案局和龙岩卷烟厂的支持下,他们又筹备了全省企业档案信息化建设讨论会,充分发挥了档案学会的作用。省档案局和各级档案管理部门在信息化政策、标准和技术上也将对企业档案信息化工作提供有力的支持。
   据悉,国家档案局有关部门正在进行企业档案信息化方面的调研,《关于加强企业档案信息化建设的意见》征求意见稿已经形成,正在各地征求意见。


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