电子政务建设与档案信息资源共享

来源:用户上传      作者: 章笑梅　罗　忆　项敏刚

　　档案局（馆）是各级党委、政府的直属机构，履行档案事业行政管理和档案保管利用两种职能，在网络政府中承担着管理、整合以电子文件、电子档案为核心的信息资源规划和开发重要政务信息资源，积极推进公共服务，实现资源共享的神圣使命。研究电子政务建设与档案信息资源共享这两个问题及它们之间的关系，对于我们做好这两方面工作，具有非常重要的意义。
　　
　　一、档案部门是电子文件、电子档案收集、存储、管理的基地
　　
　　档案部门对党政部门产生的纸质文件拥有管理权，这些纸质文件都统一归档到档案部门进行管理。由于时代的发展和科技的进步，电子文件正大量涌现。纸质文件与电子文件实质上表述的都是同一文件内容，这种密切关系使得它们不可能分割开来，应当由同一部门进行统一管理。
　　在电子政务开展较早的美国，曾因电子文件的管理权属引起过一场官司。１９９５年，美国国家档案与文件署公布了新版的《通用文件保管期限表》（ＧＲＳ）中的第２０个部分（ＧＲＳ２０），该文件具有了法令的性质。新版ＧＲＳ２０将其应用范围从中央数据处理系统产生的文件，扩大到办公自动化环境下和计算机中心产生的电子文件，并对有关电子表格的条款进行了修改：如果电子表格是行政性的文件而不是职能性的文件，或者如果他们只是为了备份而产生的话，那么就可以将其删除。
　　但是，一些利用和提供电子文件服务的机构和个人认为，这个期限表的发布超越了法律给档案署的授权，是武断的、轻率的，是对他们利益的侵害，于是将美国国家档案与文件署告上法庭。１９９９年８月６日，美国上诉法院作出了终审判决：支持ＧＲＳ２０，美国国家档案与文件署获胜。
　　在我国，２００２年，国家档案局颁布了《电子文件归档与管理规范》，确定了电子文件的形式与管理标准。上海、福建、广东等省已颁布了电子文件与电子档案管理办法，福建省还以省委办公厅、省政府办公厅的名义联合颁发“办法”。“办法”不仅规定了电子文件格式、业务流程、归档要求，而且对电子文件软硬件运行环境也作了具体要求。这些规范、办法的颁布、应用，说明档案部门正在行使对电子文件、电子档案的管理权。
　　档案部门对电子文件、电子档案行使管理权对于电子政务建设具有非常积极的意义。其一，政务网上形成的大量电子文件、电子档案需要有一个部门进行集中统一管理。广东省深圳、开平、中山、顺德、珠海是近年来电子政务发展较快的城市，其政务网运行了１―２年，都出现了一个问题，即政务网上产生的电子文件由谁管，怎么管？各地政务网开通后也会出现这个问题，需要未雨绸缪。于是，深圳筹巨资由档案局建设电子档案的收集、管理和利用服务网络，中山市建设电子档案馆，珠海市建设数据中心等等。其二，电子文件生成、运行过程中必须遵循统一的标准，这些标准、规范需要有一个职能部门统一制订。档案部门在长期保管和利用档案的过程中，已形成一套完整成熟的档案收集、整理、鉴定、归档体系，这些无疑是电子文件管理规则和标准的基础。其三，电子文件及其他信息资源的利用需要有统一的权限及相关的法律规定。所以，许多国家、地区明确了档案部门对电子文件、电子档案的管理权，这也是根据档案部门的性质、职能，对其业务范畴进行的合理延伸。
　　
　　二、档案部门是以档案为核心的信息资源整合、配送、利用的基地
　　
　　档案部门负责政务信息整合、配送，政府部门形成的电子文件最后都交由档案部门保管利用，这是目前世界各国通用的做法。
　　美国国家档案与文件署是美联邦档案行政领导中心，它对联邦档案系统的各个组成部分，即国家档案馆、联邦文件中心、总统图书馆等进行控制和管理，并对联邦政府机关包括电子文件在内的文件管理进行监督和指导。过去，美国联邦机构的电子文件大部分是以数据库的形式转给国家档案与文件署保存。现在，国家档案与文件署还必须解决文件管理、保管和获取问题，涉及数据影像、数据声音、地理信息系统、电子邮件、网页和其他各种电子文件形式。
　　在我国，国家档案局颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》在多个方面对“十五”期间电子文件管理目标提出了具体要求，如在第二部分“档案信息资源建设”中指出，“加强电子文件归档管理。各级机关和企业、事业单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理”。第三部分“档案管理应用系统建设”中指出，“加强档案信息建库入网工作，争取将各地档案数据库作为重要信息资源库纳入当地电子政务、信息港建设总格局中。……建立电子文件服务中心。有条件的档案馆应建立电子文件服务中心，提高公文流转速度，对机读文件和机读档案进行接收、管理和远程服务。”等等。
　　档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，只要符合这一标准的就是档案信息。其信息采集的范围包括政府部门的现行文件、各行业专业数据库、社会公众服务信息等，其形式包括语音、视频、图形、图像等。采集大量信息，进行海量存储，实现信息的有效访问和查询是档案工作的目的，实现了这一目的，档案部门实际上就是以档案为核心的信息资源整合、配送、利用的基地。全国各地档案部门经当地党委、政府批准，相继开展了已公开的现行文件对社会提供利用的工作，档案部门已经成为现行文件服务中心。
　　
　　三、档案信息资源实现共享的方式
　　
　　１． 构建功能齐全、资源丰富的数据库
　　档案工作要在电子政务建设中发挥资源优势的作用，其首要任务是必须做好数字资源数据库建设。资源数据库建设可采取以下途径：（１）积极构建本馆馆藏特色数据库，这是指根据特色馆藏开发和组建的具有独特内容的数据库，如科研成果数据库、图片资料库、名人数据库等；（２）构建若干专题的信息资源数据库，这就需要对档案信息资源进行挖掘、加工、整理和有序化重组，以提高利用者寻找信息的速度和质量。如历史事件数据库、纪念日数据库、大事记数据库等；（３）引进或直接利用现成的数据库，如大地物理、人口统计、商用光盘、企业名录数据库等。
　　２． 网络平台及应用系统建设
　　档案部门的网络系统属于涉及国家秘密的计算机信息网络，因此不能笼统地建设一个大而全的网络，而要根据使用范围分别建设相应的网络。根据当前电子政务建设的实际情况来看，应该建设以下三种网络，并且实现物理隔离。
　　（１）建立内部办公业务网，支持档案局（馆）内各项办公行政业务和档案管理业务，实现办公行政业务和档案管理业务自动化、网络化。
　　（２）建立电子政务专网，实现党政机关内部网间网的横向互联和信息共享；实现与机关档案室、下属各级档案局（馆）之间纵向的政务信息传递、档案数据传输，进行非涉密信息交换、业务互动和信息资源共享。
　　（３）建立本单位公众信息网（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ），通过与Ｉｎｔｅｒ-ｎｅｔ的互联，实现档案部门与外部的信息交流，为社会公众提供档案查询服务。
　　３． 根据分级负责的原则，在政务网上建设电子档案馆
　　国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》中提出：“各级档案行政管理部门要积极参与当地政府上网工程和电子政务建设。加强档案信息建站入网工作，争取将各地档案数据库作为公众信息源纳入当地电子政务、数字政府或信息流建设总格局中。”我们认为建立“电子档案馆”将具有更强的功能和作用。
　　“电子档案馆”主要由电子文件在线归档平台、电子档案数据库、馆藏档案管理系统、现行文件阅览中心等组成，可实现政务网上形成的电子文件、电子档案的在线管理、电子档案按统一的标准入库管理、综合档案馆保存的数字档案的在线服务及现行电子文件的在线查询服务等功能。“电子档案馆”将采取分级建设的原则，即省级局在省直政务网中建设“电子档案馆”，各市、州、县在当地政务网中建设“电子档案馆”。
　　４． 在互联网上建设省级档案网站集群系统，为社会大众服务
　　为了推进档案信息化建设，加强对档案网站的统一规划，避免各地重复投资、各自为政及由于数据格式互不兼容而影响档案信息资源的共享，可以省为单位在全省统一建设档案网站集群系统。该系统是以省级局（馆）网站为中心站点、各市（州）、县（市、区）档案局（馆）为分站点的网络系统。其内容除了传统的涉及档案部门职能的栏目外，还可包括如档案信息查询系统、网上“爱国主义教育基地”、网上名人展等专题档案展览等拓宽传统档案服务范围的功能。
　　（作者单位：湖北省档案局 ４３００７１）

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