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往来款清理过程中发现的问题及启示

  【摘 要】本文主要论述了往来款清理过程中最为常见的两个问题“长期挂账”和“单边挂账”,并以YJ公司为例,提出了应对这两个问题的解决方法。同时,结合实际工作,提出通过往来辅助设计来提高财务人员在关联统计、核算明晰、账龄分析方面工作有效性,并且通过将往来款引入绩效考核指标的思路加强企业往来款管理。
  【关键词】往来账款;清理;问题;启示
  一、引言
  往来账款是企业在生产经营过程中因发生供销产品、提供或接受劳务而形成的债权、债务关系。随着经济体制的不断改革,我国的市场经济环境得到较大改善。随之,企业间的关系也愈加密切,各式各样的企业间往来款数量也在显著增加。对于国有企业而言,加强往来账款管理,不但能够有效加强国有企业资产管理工作,切实有效履行好国有资产保值增值任务,更能够帮助企业识别化解经营过程中损失的潜在风险,增强企业市场竞争力,充分调动资金,确保在市场竞争中保持自身优势。
  二、往来款清查的工作思路
  由于往来款清查是一项不能产生直接经济效益的工作,涉及部门广、人员多,往往出力不讨好,因此要将往来款清查工作推行下去,首先应该由企业管理层参与其中,其次应该成立清查专项小组,再者应该明晰清查对象、时间、内容、清查结果等的清理步骤,最终清查结果应通过企业董事会或经理办公会的决议后下发执行,并由清查专项小组跟进后续整改情况。
  三、往来款清理过程中发现的问题及应对措施
  1.往来款长期挂账。往来款长期挂账是企业往来款中最常见的现象。通常在往来款入账之后,由于业务人员、财务人员责任心不足,工作缺乏积极主动性,工作中责任划分不清,遇到问题互相推诿;财务人员岗位调动交接手续不完备、交接不清,或是“新官不管旧账”,导致不愿意动用现有资源去了解前任或更早的往来账款;企业管理缺乏对往来款管理的认识和重视程度,缺乏有效的监管机制和手段;更有甚者,有些企业可能存在调整损益的考虑,将一些该确认收入或成本费用的款项,放于往来款中进行调剂。
  YJ公司目前存在的长期挂账主要有以下几类:(1)未按合同约定的进度进行催收的债权性挂账;(2)对已付款项未及时催收发票;(3)缴纳的保证金在保证期限到期后未能及时退回;(4)对于项目研发过程中需要的紧急采购件未按照采购流程补齐手续等等原因造成导致长期挂账。
  应对措施:对于上述(1)(2)(3)类长期挂账,应该在企业制度方面,建立往来账款责任落实长效机制,第一,应明确往来款项最终责任人,由该责任人对款项付最终责任;第二,明确业务人员与财务人员的工作职责和分工,避免推诿;第三,将往来款责任机制落实到人员绩效考核方面,例如:�ο�售人员考核不应仅将签订订单,开具发票的多少作为绩效考核标准,还应考虑销售回款,长期挂账金额、性质等作为考核的指标。对于上述问题(4)紧急件采购的手续不齐全,包括:选择的供应商不属于招投标入围供应商、网上采购急件的发票遗失、未签订采购合同、未及时下发采购计划等问题,应该修订企业相关采购制度,补充明确紧急情况下采购的流程和手续。
  2.往来款单边挂账。往来款大多是因为商业信用的存在发展而来,正常情况下,一笔往来款的发生应该在该笔款相关经济双方的账面得到同一体现,但有时也会存在单边挂账的情况。笔者总结通常有以下几种情况:(1)寄售件年末未进行暂估挂账。寄售是指委托方先将货物运往寄售地,委托另外一个受托人,按照寄售协议规定的条件,由代销人代替货主进行,货物出售后,由代销人向货主结算货款的一种贸易做法。而实务中,由于结算的不及时,往往导致受托方已经挂账而委托方尚未挂账的情况。(2)有些企业为了调节本期的损益,人为将一些应该转入收入或者成本费用的款项以往来款的形式长期进行挂账。从而导致单边账的存在。(3)对于客商更名的情况,企业未及时取得相关更名证明,直接按照新名称进行挂账,导致后期回款或者付款与原挂账名称不符,造成单边挂账。
  应对措施:首先对于寄售模式下的单边挂账,应加强寄售件的管理,年末及时与代销人对账,取得代销清单后及时入账;其次对于以调整损益为目的的单边挂账属于未严格遵守企业会计制度的行为,应该严厉禁止,同时加强人员专业技能培训,并且加强和完善财务审核制度;最后对于客商更名导致挂账混乱的情况,应通知业务部门与客商保持联系,遇有客商更名的情况,及时取得更名通知,财务人员根据更名通知将客商原名称下的往来款调整至新名称项下。
  四、从YJ公司往来款清理得到的其他启示
  1.关联交易较多的企业应在科目设置时充分考虑设置辅助核算项目,以减少人为统计导致的遗漏、错误,减少人工工作量,通过信息化手段,提高财务办公效率。以YJ公司的销售为例,主要是由行业内部的关联交易产生,在设置相关科目的辅助核算项目时,例如:“主营业务收入”、“应收账款”科目增加“客商辅助”、“是否纳入合并”等选项。在查询相关数据时,通过限定查询条件,由系统直接统计。
  2.对于独立核算机构下设多个能在业务、经营上独立的科室、厂部,为明晰账务,减少对账难度,可将辅助项目设置为树形结构。例如:XX集团下设A烟厂、B烟厂,如下表设置辅助项目:
  在进行账务处理时,需要挂账至各科室、厂部,但在统计时可直接查询“客商辅助”项目对下属客商合并中的机构进行汇总。
  3.通过财务信息系统准确统计往来款账龄。根据企业会计制度的要求,企业应该在每个会计期末,对债权类往来合理估计坏账损失并计提坏账准备。目前较多企业均是按照账龄分析法来计提坏账准备。对于账龄的分析,多数企业主要通过“新款核旧账”的方式统计,也有少数往来款较少的企业通过手工匹配核销的方式进行统计。前面提到的两种方法通常有账龄统计不准确、工作量大、账龄区分错误等问题。
  针对YJ公司的实际情况,对于按照订单或者合同进行开票,回款时,对方按照发票进行付款。首先,应在系统中设置应核销发票选项。其次,录入回款信息时,财务人员对应勾选相应发票才能完成回款录入。通过这一操作,期末时候可以通过系统迅速查询每笔订单的尾款以及生产往来款项账龄分析表。当然以上方法也具有一定的局限性,对于不能按订单合同、发票结算,而是滚动结算的一些往来款则不适用上述方法。
  4.将往来款清理结果引入绩效考核体系。很多企业都会定期或者不定期进行往来款清理,而清理后的后续跟进才是往来款清理的最终目的。应该建立责任落实长效机制,将每笔款项落实到最终责任人,并将其纳入绩效考核系统,从而督促最终责任人积极主动参与到往来款的管理中来,从而能有效的增强企业管理体系建设和满足精益化管理的需求,帮助企业向现代化的企业治理结构迈进。
  五、结语
  对往来款的清理是一个长期,动态的管理过程,关乎企业资金的使用效率和可持续发展的程度,而往来款的清理难度往往较大。希望通过本文能对后续工作的开展提供参考,财务人员也能根据实际工作总结出更适合自己企业的往来款管理方法。
  参考文献:
  [1]张燕春.浅谈企业往来款管理中几点实用措施.现代商业.2013年32期.
  [2]何小琏.浅议企业往来款管理的问题与对策.中国商论.2016年12期.

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