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信息时代下档案管理工作的创新

作者:未知

  摘 要:信息化时代的发展要求档案管理要有所创新,只有不断创新才能提高档案管理水平,才能满足档案管理自身的需求。通过不断创新档案管理工作,既能满足信息化时代对档案管理工作的要求,又能持续促进档案管理工作信息化进程,从而真正满足工作的需求。本文从信息时代下档案管理工作的内涵出发,探讨了当前创新档案管理工作的必要性,并就当前档案管理工作创新过程中存在的问题提出了一系列的措施。
  关键词:信息时代;档案管理;创新;必要性;存在问题;措施
  随着社会的不断发展,创新已经成为了时代的要求,而档案管理信息化既是信息化时代的要求,也是档案管理工作持续创新的要求。档案管理工作的创新能够使档案工作更好地适应经济社会的发展,能够使档案工作更好更快的发展。
  1 信息化时代下档案管理的内涵
  信息化时代下的档案管理就是充分运用信息技术来对档案资源进行进一步采集、保存并提供档案信息资源的利用服务等过程。信息化时代下档案管理具有以下特点:一是档案管理工作的信息化能够在很大程度上提高档案管理工作效率;二是档案管理系信息化必须遵守相关管理部门的法律、法规和政策;三是档案资源由纸质档案向电子档案转变。
  2 创新档案管理工作的必要性
  档案管理工作应顺应时代发展的要求,要敢于打破传统的管理模式,善于运用现代化管理方式,这样就能使工作人员在有限的时间内获得足够多的档案资源,从而满足日常工作的需求,提高档案管理工作效率。因此,档案管理工作应顺应时代的要求,不断创新档案管理模式,既要充分应用计算机网络技术来实现对网上档案的搜索和运用,也要随时满足人们在线阅读档案资料的需求。信息化时代的来临一方面为档案管理工作带来了一定的挑战,它要求档案管理工作要最大程度地实现资源的优化配置,降低当前各方面资源的消耗,从而更好地为单位服务;另一方面信息化时代的到来也给档案管理工作带来了机遇,信息化技术的发展能够充分满足各项档案资源的存储和记录,从而满足时代发展对档案管理的需求。
  3 信息化时代下档案管理工作创新中存在的问题
  1)当前档案管理工作服务方式等无法满足人们的需求。信息化时代的到来使得人们对档案工作的要求发生了一定的变化,查询档案的人不再是原来的少数人,而是扩大到基层群众的很多人,如果继续延续传统的服务方式就已经无法满足所有人对档案的需求。然而当前档案管理工作方式和服务理念仍然停留在过去,对档案管理的认识不足,无法有针对性地开展档案管理工作,也无法真正地服务好群众。
  2)缺乏对档案管理工作的规划。档案管理工作涉及到的内容较多,如档案工作内容的设计、档案信息资源的管理以及其它各项内容。由于内容繁杂,这就需要档案管理人员在具体的管理过程中能够有所规划,这样才能保证各项工作的顺利完成。可目前恰恰缺乏对档案管理工作的规划,这主要体现在两个方面:一方面是信息化内容受限制导致档案信息化管理过程中存在诸多不确定的因素;另一方面是受资金投入等的影响,无法正式统一档案管理方案,影响到正常的档案管理工作。
  3)不重视档案管理信息化的资源共享。信息化时代的发展要求档案资源的共享,可目前很多档案管理部门还认为档案是自身单位的私有,缺乏对档案资源共享性的认识,这势必会产生众多人力、物力资源的浪费。这就需要档案管理者能够消除内心“壁垒”,将那些能够统一共享的资源实时发布在公共平台,这样既能简化程序,又能为档案工作的科学开放性管理提供良好的基础。
  4 信息化时代下创新档案管理工作的几点措施
  1)要不断创新档案管理工作方式和服务理念。时代的发展要求我们要持续创新档案管理理念,不能再像过去那样只重视档案的保存,而要更重视档案的利用,因此档案管理部门要不断创新档案管理理念和方式,持续提高档案管理水平,提高档案服务意识,更好地为人民群众服务。创新档案管理工作理念,需要做好以下几点:一是对档案资源进行高效整合和统一管理,要重视对档案资源的备份,防止檔案资源的丢失,确保档案资源的完整性;二是要稳定创新各部门的档案管理工作,切实提高档案管理水平,构建系统性的服务管理理念;三是档案管理工作中要重视系统的建立,通过建立完整性的系统来更好地开展技术指导,以更好地促进档案管理工作的开展;四是要持续创新档案管理方式,通过建立统一的网络服务平台来是实现档案资源的检索和查询服务;五是要强化档案管理的自动化建设,一方面要尽快将纸质档案转化为电子档案,便于后期档案资源的随时利用,另一方面要持续提高档案管理人员的档案管理水平,充分实现对档案资源的利用。
  2)合理规划档案管理工作。进一步实现档案管理工作的科学和创新发展,而如何更好地规划档案管理工作呢?一是要切实转变档案管理部门的信息管理理念,不断创新档案管理工作的管理途径;二是要持续拓宽档案管理工作的渠道,进而实现档案管理工作的科学给创新发展;三是要明确档案管理工作的发展方向,确保档案管理工作向着高质量、现代化的方向发展;四是要充分提高档案管理工作人员的档案管理意识,这样才能从实际出发更好地创新档案管理模式,有效提高档案管理工作效率。
  3)重视档案管理的资源共享工作。信息化的时代就是资源共享的时代,因此信息化时代下的档案管理工作创新必须重视档案资源共享平台的构建,通过构建这样的平台能够实现对数据内容的搜集和整合,为档案管理工作的开展营造更好的发展环境。那么在信息化时代下如何更好地开展档案工作的资源共享呢?我们应重点做好以下几方面的工作:一是要构建较为科学完善的资源共享平台,在工作过程中要创新档案管理理念,不能再一味延续过去档案管理工作的理念,避免因地理空间的因素而限制了档案资源的运用;二是在档案管理过程中要树立科学发展观念,将档案管理的实际工作与一定的科学技术相联系,最终实现档案管理工作的科学发展;三是要注重档案管理平台的构建,要注重档案管理数据库的建立,实现对档案管理资料和平台的持续优化。
  4)重视档案管理工作的信息化和现代化。重视档案管理工作的信息化,首先要强化档案数据库的建设工作,信息化的时代就是信息资源的时代,将原有的纸质档案信息化是数据库建设的基础工作,这就要求我们要认真做好这项长期而又复杂的工作。档案管理工作是分门别类的工作,在开展这项工作的过程中不能急躁,要循序渐进,需要细心和耐心,通过每一项工作的完成来最终建立综合性的完整性的资源数据库,从而更好地提供档案服务工作;其次要重视档案管理的数字化和现代化,信息化的档案管理工作依靠一定的档案管理系统,一方面我们要善于应用较为先进的信息技术和网络技术,另一方面也要重视网络平台和数据库的建立和应用。
  此外,在档案管理工作的创新过程中最重要的就是要强化各项档案信息化系统的运用,有些单位虽然雷厉风行地开展了档案管理信息化建设工作,但是在后期的利用中不重视系统的利用,造成了各种资源的浪费,不利于档案管理信息化的长远发展。
  5 结束语
  综上所述,我们知道持续创新档案管理工作既是时代发展的要求也是档案管理自身发展的内在要求,这就要求我们要重视档案管理创新工作。在此文中就当前创新过程中存在的问题进行了分析,并针对这些问题提出了一系列的改善措施,相信通过这些措施的实施能够进一步促进档案管理工作的发展。
  参考文献
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论文来源:《卷宗》 2019年11期
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