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医院电子档案的收集、整理与保护

作者:未知

  摘 要:随着科学技术的迅猛发展和计算机网络应用的日益普及,信息化、数字化、网络化在医院各领域得到广泛应用与发展,档案信息的利用方式网络化、便捷化大大提升了档案工作信息化水平,也给档案工作带来了许多新情况新问题。尤其是电子档案的大量产生,无疑对传统的纸质档案管理提出了新的巨大挑战。如何保护、管理和利用好这些电子档案也成为医院管理者和档案工作人员的新课题、新要求。只有懂得电子文书处理和归档的一整套程序,了解电子文档的整理与保护,才能为医院发展提供完善的信息保障。
  关键词:医院;电子档案;收集;整理;保护
  医院电子档案是指在医院运用信息技术经营、管理医疗活动过程中产生的电子文件及相关资料。虽然使用信息技术对医院电子档案进行管理减少了数据丢失的可能性,但医院对医院电子档案的完整性的要求是非常高的,因为它不仅关系到病人的所有信息还关系着医院的发展,所以,要保证医院电子档案的完整性,就要充分了解并制定相关规定、采取一系列措施对医院电子档案进行收集、归档与保护。
  1 医院电子档案的收集
  医院电子档案的收集就是医院在工作的过程中所形成的、具有真实性的、可以反映医院工作情况且具有利用价值的存储在软盘、光盘中的相关文件,医院的电子档案包括电子文书、电子报表、电子图纸、电子影像等。确定了电子档案的收集范围后,就要对电子档案的收集制定相关的制度,制定电子档案收集相关制度的目的在于要保证电子档案的真实性和完整性。电子档案的管理人员应遵循医院制定的相关制度,要切身实际的参与到制定电子文件生成和办理的流程中去,真正的了解电子文件的从生成到归档再到最终利用的过程,在医院电子档案收集的过程中,管理人员还应分门别类,按照不同的文档类型进行档案的整理,还应值得注意的是,电子文档收集、录入的过程中,电子文档的格式应与原始档案的格式相同且在每份电子文件的最后一行要将签发人、撰稿人、打印人的名字进行输入,这也间接的保证了电子文档的完整性。
  2 医院电子档案的整理
  2.1 科技电子文件整理
  1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。2)设备档案。医院引进技术和购置各种设备时,商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD設计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。
  2.2 电子文件整理
  1)工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。2)账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
  3 电子档案的保护
  3.1 软磁盘的保护
  为避免刻伤软盘,应使用软铅笔书写标记;贴标签注意不能挡住磁头窗或中心孔及索引孔;要避免在软盘面上留下指纹,存放时需直立放置。软磁盘需在无尘、避光、温湿度适中的环境下存放。远离有腐蚀性气体、有机溶剂以及带有强磁场的地方。确保磁盘在无病毒的情况下并长久置于保护的状态下存放。
  3.2 光盘的保护
  规范排放,可直立放置光盘以防光盘翘曲,叠放不可超过10张。当光盘表面出现水汽凝结时,在使用前,应取干净柔软的棉布将光盘表面轻轻擦拭,切勿使用含化学成分的溶剂,以免腐蚀光盘内部的精度。过高的温度会使光盘变形、氧化或老化,潮湿会使光盘片基霉变。一般控制温度在14℃~24℃,相对湿度在40%~65%为宜,避光保存。要注意远离磁场,以免造成信号失落,破坏记录信息,影响读出效果。基于电子档案本身易修改、易删除、易复制、易损坏等特点,电子档案存档前应进行多份拷贝,放置到信息相关部门进行异地保存。还可利用对电子文件操作者的身份识别、访问权限控制等方式防止非法侵入,防止信息泄露。
  4 电子档案管理对策
  4.1 增强管理人员的意识
  档案管理者在管理中思想陈旧、单一,档案只是用来收藏而不能得到有效的利用,且档案管理人员的水品不足,导致电子档案管理存在着严重的问题,针对这一现象,可以对管理人员进行专业知识的培训,针对现代社会对档案管理的要求,引进专业而又复合型人才,保证医院电子档案的科学发展。医院要将电子档案管理工作作为重要工作内容,对电子档案管理的职能进行充分的完善,注重收集与使用。
  4.2 建立良好的规章制度
  由于档案工作属于一项比较严肃的工作,尤其医院档案关系到人的生命安全,其权威性是确保档案价值的主要前提与基础。针对这种情况,需要医院构建相关的制度,从而有效规范档案部门的相关作业流程,来保证电子档案真实性。
  5 结束语
  了解了医院电子档案的收集、整理及保护,间接的体现了医院档案管理工作的重要性,医院的电子档案关系着医院的发展,所以,医院电子档案的管理者在今后的工作中要严格遵守相关的规章制度,按照相应的流程进行档案管理工作。
  参考文献
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  [2]郑富豪.基于医院科研档案电子信息化建设的几点思考[J].办公室业务,2016(11):42.
  [3]贾月婷.医院电子档案的重要性与创新[J].黑龙江史志,2014,(24):73-73.
论文来源:《卷宗》 2019年11期
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