高校科研经费“报销难”的成因及对策研究

作者:未知

  【摘要】  随着高校科研经费在高校经费核算中越来越重要,科研经费“报销难”的问题也日趋普遍化,直接影响了高校科研人员从事科研工作的积极性。文章针对目前国家推进科技领域“放管服”改革、优化科研经费管理的政策导向,剖析了科研经费“报销难”的成因,并从简化预算编制及审批流程、减少财务信息不对称、实现信息共享、提高财务人员素质等方面提出以人为本、遵循规律的对策,让高校科研人员从繁重的经费报销工作中解放出来。
  【关键词】  高校;科研经费;报销难
  【中图分类号】  F810  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812(2019)07-0080-04
  一、引言
  高校具有人才培养、科学研究、服务社会和文化传承创新的功能。随着国家对高校科研经费投入的不断加大,高校科研经费总量呈几何级数增加,科研报销的工作量也与日俱增。财务报销是会计核算中的基础性业务,目前高校科研报销占据的份额和地位越来越重,然而财务报销手续繁杂,沟通和协调成本高导致科研经费报销低效,造成科研资金大量沉淀,科研预算执行缓慢,高校科研人员从事科研工作的积极性严重受挫,从某种意义上说也造成了科研资源的浪费,影响了高校科学研究功能的充分发挥。
  针对以上现象及问题,党中央和国务院高度重视。2016年4月,李克强总理已明确指出“要加快推进高等教育领域‘放管服’改革。”同年7月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央財政科研项目资金管理等政策的若干意见》,提倡为科研人员营造尊重知识、尊重人才、尊重创造的良好环境。2018年7月,国务院印发《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》,旨在建立完善以信任为前提的科研管理机制,赋予科研人员更大的人财物自主支配权,减轻科研人员负担,充分释放创新活力,调动科研人员积极性,为建设世界科技强国做出更大贡献。
  为贯彻和落实党中央和国务院的文件要求,高校财务部门和人员应明确科研经费的管理目的是为高校科研人员的创造性活动服务,财务人员要结合高等教育改革的背景,“不忘初心、牢记使命”,认真思考破解财务报销难题的方法,优化科研经费管理的方式,提高服务质量,切实从财务报销的角度减轻科研人员的负担,让他们能潜心研究,多出高水平成果。
  二、高校科研项目及经费概况
  目前高校科研项目种类繁多,按经费的资金来源分为:国家项目,如国家自然科学基金项目、国家社会科学基金项目、国家科技重大专项、国家重点研发计划项目、公益性行业科研专项、中央高校基本科研业务费等;省级项目,如省社会科学基金项目、省自然科学基金项目等;学校项目及其他项目等。其中,国家自然科学基金2017年面上项目资助金额超2 000万元的高校就有126所,资助项目12 612项,总金额达742 434.9万元。
  各高校按对科研项目经费的管理大致分为:纵向科研项目,经费来源属于中央或地方财政资金;横向科研项目,经费来源属于市场委托的社会资金。其中纵向项目的管理又可分为有专项经费管理办法项目和无专项经费管理办法项目。项目管理办法对以上两类科研经费从立项条件、预算编制、管理费提扣比例、经费支出范围、结题验收等方面都做出了明确规定。高校科研项目种类多且涉及金额庞大,使得高校科研经费报销成为财务报销的重要组成部分。
  三、高校科研经费“报销难”的成因剖析
  高校科研项目从申请到结题,一般都要经历与财务报销相关的几个阶段,即:项目申报时的预算编制;项目批复后经费到账;经费支出报销;经费结题验收提交财务决算。以上各个阶段的工作不当都会导致科研经费“报销难”的问题,主要分析如下:
  (一)预算编制不规范导致与实际执行相脱节
  目前,高校科研项目在申报编制预算这一环节,学校受人力、财力、物力所限,一般仅对重点科研项目组织专家进行预算评审,让项目负责人依据预算审核意见调整预算编制,大部分科研人员在申报项目时对预算编制主要还是靠自己把关。由于项目申报人一方面为通过申报而更加重视申报成果的提交,缺乏对编制预算的重视;另一方面对预算编制所依据的文件制度不了解或理解不到位,大部分人往往未经过科学合理的分析和预测,在项目申请书上凭主观判断填列预算数据,日后必将造成预算实际执行难度加大。项目批复下来后,在项目执行的中后期的财务报销过程中,就容易出现经费支出不合理、经费支出分类错误、经费支出单项超支等问题。为通过项目结题验收,项目负责人经常选择频繁地调整项目之间的支出或调整预算,这给财务人员带来大量重复性的劳务,使得账务处理随意性,经费使用缺乏整体规划。
  (二)经费审批及特殊事项报销审批流程复杂
  高校科研经费申请批复到账后,针对各类项目经费,国家或校内的经费管理办法众多,各层次的科研经费在财务报销管理方面侧重点不同,所规定的报销范围和报销标准不同。目前,针对项目负责人参与的经济事项产生的发票,如差旅费发票、电话费发票等,报销单上除了项目负责人签字外还需要所在院系的领导作为单位负责人审批;当报销单金额达到一定数额时,报销单就要由财务处长和分管校领导多级审批。在科研经费报销中遇到特殊事项时,财务人员既要判断原始发票的真实合法性,又要考虑政策中没有明确规定的事项的合理性。在此情况下,一般需报销人提供进一步的证明材料或项目负责人提供对特殊事项报销的说明,同时在报销说明上根据金额的大小、事项的重要性等由院系领导和财务处领导层层审批。由此可见,科研报销审批手续的复杂程度是报销人报销之前无法预计的。
  目前基于网络安全的考虑,在高校报销中实行网上电子签名审批的情况并不普遍,项目负责人大多要找领导取得签字认可,但找公务繁忙的领导签字往往很难一两次完成。审批手续繁琐,特殊事项报销程序复杂,使得科研人员报销经费的积极性严重受挫。   (三)报销人与财务人员财务信息不对称增加了报销沟通成本
  财务报销是一项政策性很强的工作,报销人对信息的了解,对科研经费报销政策的把握是决定能否加快报销进程、提高报销效率的关键因素。高校科研经费报销流程一般涉及:整理原始票据;按发票类别填制相应报销单并粘贴票据;按要求完成报销单上的各类签字;提交财务审核几个主要环节。科研经费支出范围主要涉及:差旅费支出;设备费材料费等支出;劳务费支出及委托业务费等支出。针对不同的报销环节、不同的支出范围及来源不同的科研经费,财务报销都有相应的管理规定和政策。高校科研人员如果不熟悉报销涉及的各项规定,又不能有意识地学习利用财务网络报销平台提供的帮助信息,加之负责科研经费报销的人员又不固定,那么在经费支出的报销阶段,财务人员和报销人员之间的沟通和协调成本会越来越高,最终导致科研经费报销低效率运行。
  (四)科研项目实施周期内校内外监督检查存在重复
  高校科研经费在使用、管理与监督方面受到校内科技、财务、人事、资产、审计、监察等职能部门的协同管理和监督。适度的监督和检查对完善高校内部控制和监督约束机制、加强科研经费管理、提高资金使用效益具有积极的作用,然而在项目执行期间,存在以下不足之处:有关部门监督检查过多,并且检查之前双方缺乏必要的联系、协调与沟通,导致本可合并一次检查的分多次进行;由于财务档案业务量庞大,纸质档案存放根据报销时间不能做到集中存放,查询财务档案费时费力;高校和科研人员每接受一次检查,都要花费大量人力、物力和时间,根据检查要求查询财务凭证,到财务档案室拍照或复印相关纸质档案,然后经过整理,上传照片、文字说明及报表等电子和纸质资料。可见,在科研项目实施周期内,内容重复的过度检查对高校和科研人员产生的负面影响较大,浪费科研人员不必要的时间和精力,较大程度地干扰了科研活动。
  四、解决高校科研经费“报销难”的总体思路和具体措施
  在各高校的科研经费报销中,以上造成“报销难”的问题具有一定的代表性。2014年至2018年《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》等相继出台,相关文件强调科技领域要“简政放权、放管结合、优化服务”,坚持以人为本,坚持遵循规律,建立完善以信任为前提的科研管理机制。
  (一)总体思路
  1.简化预算编制。赋予科研单位科研项目经费管理使用自主权,在项目总预算不变的情况下,合并部分预算编制科目,同时对项目承担单位下放直接费用中多数科目的预算调剂权限。劳务费预算据实编制,不设比例限制。对于与企业或其他社会组织签订的项目经费,主要指横向科研项目,由项目承担单位按照委托方要求或合同约定管理使用,是否编制预算根据约定。
  2.强化主体责任。建立完善以信任为前提的科研管理机制,赋予科研人员更大的人财物支配权,但对于严重违背科研诚信要求的行为,实行终身追究、联合惩戒。
  3.建立健全科研财务助理制度。保证科研人员潜心研究,把科研人员从报表、报销等具体事务中解脱出来,同时加强单位信息化建设,提高科研管理效率和便利。
  4.精简各类检查评审。中央有关部门加强科研项目监督检查工作的统筹协调,在相对集中时间开展联合检查,避免在同一年度对同一项目重复检查、多头检查、过度检查,实行共享和互认检查结果,探索实行“双随机、一公开”检查方式。
  (二)具体措施
  根据国家减轻科研人员负担、调动科研人员积极性、优化科研管理与服务、为科研活动保驾护航的政策导向,高校应结合自身实际积极作为,贯彻落实国家对科研领域“放管服”的扶持政策。解决高校科研经费“报销难”的对策具体如下:
  1.简化预算编制,提供编制所需关键信息。根据国家最新发布的科研經费管理制度的相关规定,直接费用中除设备费外,将材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费及其他支出预算调剂权下放给项目承担单位。其中会议费、差旅费、国际合作与交流费在不突破三项支出预算总额的前提下可调剂使用,财务部门可在财务服务平台的预算申报系统里,简化预算编制模板。在预算编制模板中,课题预算表里直接费用原来共有11个支出科目,现只需结合课题研究任务,重点关注设备费预算数据的填列,设备费预算包括购置设备费、试制设备费、设备改造与租赁费三项数据。直接费用中其余10个支出科目预算数据,由于会议费、差旅费、国际合作与交流费预算科目合并,现仅需根据国家规定的测算标准,同时结合研究任务和支出科目之间的相关性和必要性,填列8个支出科目可能发生的金额。简化后的预算表使得预算编制复杂程度大大降低,为了进一步规范科研项目的预算编制,财务部门还应将编制预算依据的各类科研经费政策文件和经费管理办法放在财务网站或财务微信公众号上方便查询,同时针对预算支出科目的解释和编制注意事项,以问答等通俗易懂的方式通过财务网络平台进行解读。
  2.简化经费审批流程,明确审批人相关责任。在高校科研经费审批方面,除要考虑高校内控的制衡性原则,在审批方面形成相互制约、相互监督的工作机制,还应对科研经费从学校、院系、科研项目负责人三级层面明确职责权限,学校对经费管理承担领导责任;院系承担监管责任;在建立以信任为前提的基础上,科研人员对经费使用的合理性、合规性、真实性和相关性承担法律责任。在科研经费报销过程中,除了项目负责人本人参与的经济事项需院系领导正常审批之外,报销中遇政策文件规定以外的特殊事项时,对科研项目负责人不参与的特殊事项、又难以取得外部有效证明材料时,可由经办人填写报销情况说明,项目负责人签字审批即可办理报销手续,无需再找院系领导甚至校领导层层审批,从而简化审批手续。此外,应结合当地实际适当提高科研项目负责人在报销金额、签订合同金额等方面的审批权限,赋予其更大的人财物支配权。同时,强化科研人员的主体责任,科研负责人对经费支出的审批和项目最终验收审计负责,纳入绩效考核范围。高校可根据科研报销情况建立项目负责人的诚信档案,对于失信违规者将加大惩戒力度。   网上报账系统可通过设置较为安全可靠的身份认证方式,如生物特性识别认证、物理身份认证等,实现网络报销无纸化审批的电子签名,从而节约审批双方的时间和精力。而目前针对高校大部分财务网上综合服务平台是通过工资编号与口令认证等弱身份识别方式登录系统,存在易被冒用的安全风险,财务部门可根据审批经济事项的重要程度,对非重要的、金额低于一定限额的事务性网络预约单进行多级电子审批,从而改变传统实体签名审批流程让科研人员费时费力的现状。
  3.减少财务信息不对称,加强报销政策的宣传。对于科研人员在报销过程中由于信息不对称导致报销效率低的问题,高校可根据国家文件精神建立健全高校科研财务助理制度,通过对科研财务助理的培训,使其在项目预算编制和调剂、经费报销支出、财务决算和验收等方面提供专业服务,避免倒逼科研人员成为财务专家。线上报销政策宣传方面,财务部门可将报销流程、业务类型、国家和学校的政策文件及与财务有关的信息查询等报销知识,以图表和问答等方式在校园网或微信公众号等网络平台上普及和解读,同时对最新的财务报销规定在网上设定固定的专栏,及时更新公告,减少科研人员财务信息不对称,让科研报销做到有法可依、有章可循。财务部门在线下对报销政策的宣传可以推行校内报销手册之类的操作指南,在报销手册上主要侧重报销标准流程的介绍。按照报销业务类型和发票的种类,简单明了地提示报销人完成某种业务需提供除发票以外的何种相关材料,填制何种报销单或登录网上报账系统在哪里录入信息,进行何种的审批手续等;同时提醒报销人去网上查询最新的报销规定。报销手册既是对报销人员的政策宣传,也是对财务人员报销是否规范的监督依据。
  4.优化财务信息平台服务,实现信息共享。科研项目负责人从项目申报到结题,需要利用与科研报销有关的各类信息,财务信息系统仅能满足部分信息需要,实现校内各职能部门管理系统和财务系统的融合,便于提高科研经费管理的效率和便利化。例如:项目负责人在编制项目预算时,除使用财务系统提供的预算模板外,还可以通过科研管理系统查询所申请项目依据的经费管理政策文件等;负责人在查询科研项目设备费支出中具体涉及的设备情况,可以直接调用资产管理系统里本项目中已做资产登记的设备信息;在财务信息平台上,对于将预算额度嵌入财务报账系统的科研项目,项目负责人可以随时查询到各预算科目额度的使用情况,后续可报销额度,是否需要作预算调整等。
  总之,利用信息化手段,实现财务信息系统和校内科研管理系统、资产管理系统、项目负责人网上信息门户的无缝对接,形成财务网上综合服务平台,实现报销信息共享,有利于科研人员以更便捷的方式积极参与到科研经费的管理中,实时全程把握项目的使用进度、使用范围等,实现多系统关联的财务网上综合服务平台见上图。
  5.提高财务人员专业素质。提高财务人员的业务素质和服务水平,是建立高效快捷的财务服务体系的前提。高校财务人员在科研经费报销过程中承担了服务科研活动和服务科研人员的双重责任和义务。财务人员要树立正确的价值观和执业观,提高自身的业务技能和政策水平,随着社会信息化程度的提高,财务人员还要具备较强的计算机信息技能才能胜任当前工作要求。高校应加大财务人员的培训费投入,定期对财务人员进行信息化技术培训。根据本单位实际需要,聘请软件公司、银行、税务等专家讲授财务问题的解决方案,让财务人员到兄弟院校交流學习,以多种方式进行后续教育,更新财务人员的知识结构,提高其专业素质。充分发挥财务人员的工作积极性和创造性,促使其主动思考和解决提高科研经费报销效率的方式方法。同时,在科研经费报销工作中,财务人员要增强服务意识,为科研人员提供热情、耐心、周到的优质服务,减少与科研人员的沟通矛盾,提高教职工的满意度。
  五、结语
  随着高校科研经费报销业务量与日俱增,高校财务部门除了加强制度建设、减少科研经费违纪行为的发生以外,面对科研经费“报销难”的问题,高校财务部门更应以高等教育改革为导向,贯彻和落实国家关于推进科技领域“放管服”的政策;以服务型财务理念为指导,利用信息化手段,加强对科研经费事中事后监管;从财务报销的角度采取对高校科研人员产生直接影响及感触最深的举措,切实减轻科研人员负担,调动科研人员的积极性,释放其活力,从而充分发挥高校科学研究的功能,为建设世界科技强国做出更大贡献。Z
  【主要参考文献】
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  【作者简介】
  陈菁,女,江苏省南京市河海大学财务处,硕士研究生,中级会计师;研究方向:会计核算及财务管理。
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