充分发挥协调服务职能提升办公室工作水平

作者:未知

  【摘要】综合协调服务是办公室工作的一项重要职能,在政府和企事业各单位中担当着“枢纽、参谋、助手、窗口”等重要作用。本文主要论述了办公室协调服务职能的概念及特点,协调服务工作的具体内容,以及加强学习,以此提升办公室工作水平,从而为企业生产经营管理等各项工作顺利推进保驾护航。
  【关键词】协调服务;职能;办公室;工作水平
  一、办公室协调服务职能概述及特点
  办公室的协调工作包括负责各类信息的上传下达,做好来文来电收发、登记、传递、交办、督办、建档和存查等工作。除此之外,还发挥着桥梁纽带和牵头抓总作用,做好上下协调、横向协调、内部协调、应急协调“四个协调”,同时做好督查催办工作,把各个环节衔接好。充分发挥协调服务职能,可以有效提升办公室工作水平,同时也为企业工作的顺利开展奠定良好的基础。
  二、办公室发挥协调服务职能的具体内容
  (一)“参谋助手”的职能
  办公室作为一个企业单位中上通下达的重要枢纽,必须要吃透“上情”、摸清“下情”、掌握“内情”、了解“外情”,虽然身处兵位,但要有总揽全局的谋略,在实地调研的基础上以文辅政,做好参谋助手。今年以来,笔者所在企业总办室先后完成各工作报告、会议汇总等材料,共计20余篇14万字。在政务信息报送方面,及时收集反映油田改革发展的亮点工作,编辑《江汉石油简报》《领导参阅》30期,整理上报集团公司办公厅简讯55条、采用22条,分别同比增长6%、47%,特别是涪陵页岩气田建成百亿方专报得到总部肯定。
  (二)“协调服务”的职能
  1.“上下协调”的职能
  办公室作为整个单位上情下达、下情上报的重要渠道,对上要主动加强与上级联系,多向上级请示汇报工作,及时了解领导的工作思路和决策意图:对下要密切與基层单位的联系沟通,及时了解和掌握基层工作情况,及时反馈上去,把对上服务与对下服务统一起来,做到上下协调运行,为领导决策提供依据,并帮助基层解决困难。今年,我们将重点加强对全系统办公室工作的指导,完善纵向管理体系,健全相关工作制度,力争采取多种形式定期召开片会。
  2.发挥“横向协调”的职能
  横向职能是指在需要多个部门共同协作完成的重大事件中,办公室要充分发挥牵头统筹的作用,做好调度指挥,保障信息联络渠道的顺畅,加强部门间的沟通协作,从而保障事项高效顺利的完成。2018年我集团重点工作之一是“四供一业”及企业办社会职能分离移交工作,在这项工作中,办公室主动与各工作专班联系,协调相关部门集中联审联签,加班加点审核流转制发文件,确保了第一时间上报总部,为分离移交工作顺利推进提供了保障。
  3.发挥“内部协调”的职能
  一个企业的正常顺利运转,离不开企业内部各部门间的相互协作,办公室作为各部门协调中的润滑剂,要秉承“服从服务大局,高效运转协调,规范办文办会”的原则,统筹安排,密切配合,切实确保本企业各项工作有条不紊、高效运行。今年以来,总经理办公室认真践行“马上就办”的工作要求,推进公文办理流程化标准化规范化,健全完善岗位责任制、限时办结制等制度,确保了集团内部工作的正常运转。
  4.发挥“应急协调”的职能
  应急协调就是要在处理突发事件和应急信息接报、汇总、报告、动态跟踪等方面发挥积极作用,协调各方资源,妥善应对和处理好各类突发事件。2018以来,我单位办公室严格落实油田总值班制度,加强突发事件、重要生产信息报送管理,及时处理各类值班信息136项次。
  (三)要充分发挥“督查催办”的职能
  督查催办是办公室职能的重要组成部分,在推动本企业各项重点工作落实落地过程中发挥着重要作用。在履行督查催办职能过程中,要做到“三个结合”,即线上与现场督办相结合,定期与跟踪督办相结合,办公室与其他部门督办相结合,同时结合“线上督办、实地调查、电话提醒、发文催办”四种方式,从而更好地发挥办公室的督查催办职能。我集团于2018年1月1日正式上线运行督办管理系统,进一步完善了“办公室为中心、机关部门为支撑、二级单位为基础”的督办网络,修订完善了督办管理办法,促进了督办工作制度化、程序化、规范化,形成纵向衔接、横向配合、多方参与、齐抓共管的“大督办”格局。
  三、加强学习。提升办公室工作水平
  办公室作为单位的核心与枢纽,担负着本企业日常行政事务的管理和服务工作。在新形势下,办公室工作人员必须加强学习,提高自身素质和能力,为推进本企业生产经营管理、稳定发展等各项工作做出应有的贡献。
  (一)加强政治理论学习
  一支好的队伍必须有坚定正确的理想信念作为引领,办公室部门担负着上情下达的重要工作,是整个企业的信息中心和指挥中心,因此必须把学习贯彻党的十九大精神和习近平新时代中国特色社会主义思想作为首要政治任务,牢固树立“四个意识”,坚定“四个自信”,做到“四个服从”;认真贯彻落实油田决策部署,对照油田“两个三年、两个十年”规划部署,准确把握新时代办公室工作的新任务新要求。
  (二)加强业务能力提升
  只有业务精湛,才能担负起整个企业综合服务的重要职能。一方面要加强专业知识能力的提升,以“提笔能写、张口能说、遇事能办”为标准,结合“向书本学、向实践学、向他人学、向自己学”的学习方式,加强办公室人员基本功训练,以此提高办公室工作人员的办文办会办事的综合能力。另一方面要加强综合服务能力的提升。要把服务作为本职,树立服务意识,加强与上级领导的沟通,做好基层职工的服务,加强各部门间的衔接与管理,搞好协调,充分发挥本部门“桥梁”和“窗口”的作用。
  四、结束语
  鉴于办公室协调工作的重要性,办公室人员应当扎实工作,努力学习,深入贯彻落实“马上就办、办就办好、办后即报、及时通报”的要求,以争先为追求,解难为重点,服务为本质,做实做细做好各项服务协调工作,不断提升办公室综合服务水平,为企业全面可持续高质量发展助力。
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