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浅谈如何在新形势下高效完成办公室行政事务

作者:未知

  摘 要:随着社会分工的变化和政府职能的调整,事业单位原有的运作模式和体制已经不能满足社会对于公共事业服务水平的要求,因此,事业单位改革成为必然。为此,如何改善新时期办公室行政事务管理工作成为相关人员需要思考和解决的问题。
  关键词:办公室事务;新形势;高效
  1 背景
  事业单位形成于我国计划经济体制下,它由政府或行政部门予以授权,承担部分公共事业服务职能。在国家建设中,这样一个特殊的群体为我国经济发展和社会进步做出了重要贡献。
  为应对市场经济体制的挑战,实行企业化管理,是很多希望在变革中谋求发展的事业单位的选择。在新的历史时期,办公室行政管理工作的发展也面临新的冲击和挑战,办公室行政管理工作内容和形式也发生了深刻的变化。在这样的背景下,为了能更好地促进办公室管理发展,需要相关人员深刻认识办公室行政管理在企业发展中的作用,加强对办公室行政工作管理矛盾问题的分析,破除长期以来束缚科研创新活力的制约,全面提升行政管理效率,本文就这一大背景下,根据问题分析提出新时期更高效做好办公室行政事务工作的策略。
  2 办公室工作的重要性
  办公室工作是科研院所行政管理运行体系中的主要环节,作为综合性的办事机构,办公室肩负着众多职能,这也决定它是整个单位的行政中枢、龙头部门,其工作效率关系全所行政管理工作效率的高低。
  第一,调研参谋职能。办公室人员工作有时会深入工作一线来了解基层人员的想法,因此在提供信息方面起到了重要的参谋作用。一方面,作为行政参谋,办公室经常性地开展调研,有责任和义务在机构职能设置、规章制度制定等方面提出建议,拟订整改方案,为领导做出行政决策提供综合性强、准确性高的参考信息,促使日常工作更加程序化、规范化、制度化和标准化。
  第二,上传下达职能,办公室行政部门作为“传声筒”,是沟通企业员工和领导的重要桥梁,负责上传下达信息,发布与汇总全单位行政信息。一方面将领导制定的方针政策及时传达给各处室基层职工,另一方面,倾听各方意见,收集内外消息,筛选整理后向上层领导反映。工作中能对各部门的工作进行汇总总结,对提升工作效率起到了十分重要的作用。
  第三,综合协调职能,办公室负责做好各个方面的沟通和协调工作,通过对各项事务的部署、宏观把握,协调各部门的工作,科学分配各部门任务,优化资源配置解决实际问题;充分调动各部门人员的积极性,在良好的分工基础上实现协同办公,力促达成共识,及时妥善处理各种关系和矛盾,形成行政管理部门的整体合力,确保工作见成效,大大提高单位的整体工作效率。
  第四,辅助配合职能。办公室平时接触的人员较多,包含各级领导和基层员工。办公室行政管理是企业管理发展的重要关键,具有辅助上层领导的作用。除此之外辅助其它部门以及员工更出色地完成工作任务也是必不可少的。是一个既能牵头冲在前面,也能辅助做好后勤保障的部门。
  第五、督查督办职能,办公室行要对上级部署的任务进行实施,实现对公司发展经营秩序的有效维护。对领导所下达的决策指令和工作任务的实施情况采取一定的控制手段,督促各职能部门落实行政决策、实施工作部署,明确时间节点和标准要求,推动执行落实。通过督查督办掌握进展情况,保证政令畅通和各项管理目标的实现,促进整体效能的提高。
  3 主要问题
  随着社会的发展和市场经济改革的推进,事业单位中的各项弊端也日益显现,例如人浮于事、效率低下、偏离公共服务目标等。办公室作为国有企业部门中一个重要职能部门,也存在相同的问题。
  1)组织机构缺乏合理与高效率。由于国有企业本身内部的管理系统老旧、固守成规,虽然大方向的职责分工都有迹可循,但是办公室也常有琐碎且紧急的事务,分工不明晰造成有的工作人员需要兼顾多方面的工作,有些工作人员反而无所事事。会出现一个任务多线处理,导致资源重复浪费,也可能出现互相推诿的情况,这不仅会导致办公室的工作效率低下,也不利于办公室的内部团结,对今后工作的开展十分不利。人员结构分工的设置缺陷不但对组织运转的效率带来负面影响,而且加大了组织的管理成本。
  2)缺乏工作积极性。事业单位一贯安逸和无压力的工作氛围下,原有的人浮于事、不思进取的工作状态明显不适用于新时代企业体制下的组织运转,员工能动性和创造力一般都得到不到充分调動。事业单位因为在平均主义的平衡下,很多员工不作为也影响到了他人的工作积极性。事业单位另一明显弊端是事务的信息流转链条过长,且流程复杂,需层级过多,事业单位权力往往集中在上层,基层员工必须按照既定流程行事。决策流程和机制很大程度上影响了员工的创新性和效率。
  3)考核流于形式。依据事业单位考核规定,单位每年要对员工从各方面实施考核,促进员工在述职中纠错查弊,共同进步。但事实上,这项规定的执行并不理想,从领导到员工,大家在思想上并不够重视这种考核,在形式上仅在每年底以考核表陈述个人工作总结的方式进行评级,对内容不甚关心。这种考核仅流于形式,并不能真正反映考核结果和奖惩依据,既无形式上的激励作用,也没有实质上的激励作用。
  4 相应策略
  随着市场经济体制改革的深入,在当前市场竞争环境下,精细化是国有企业办公室的发展趋势。精细化不仅能够有效提升工作效率,推动国有企业的运转效率,而且对工作质量的提升也有一定的帮助。
  1)激励与制度创新。激励之所以能发挥作用源于人内心存在的种种需求,因此,在制定激励机制时,要从员工的合理需求出发。根据全所的激励机制,按照部门实际情况更细化,有一套自己的激励细则,激励内容和方式应进行适当调整和优化。有效的激励机制对于员工转变观念、凝聚力量推进改革具有重要作用。激励机制的内容包含系统的行为规范和奖惩措施,目的在于激发成员积极性、引导和规划成员的行为,最终促进组织各阶段目标能够高效实现。
  2)建立和谐办公室环境。建设和谐办公室文化有利于增强办公活力,提升工作凝聚力,强化办公协作力。这需要对人际关系进行正确引导,和谐办公室文化,一定是容纳不同理念和个性为前提的。
  领导者必须引导员工认识到竞争并不是传统的尔虞我诈,员工或部门之间通过合作式的竞争不仅不会造成内部矛盾,绝大多数是可以实现互惠双赢的,竞争双方与组织整体实力都能显著提高。员工间需要加强相互沟通,并且在信息沟通传达上多使用信息化自动化设备,提高效率,避免出现交互不畅的情况。还应该根据个人情况细化分工来促使员工发挥工作的潜能和提高员工幸福指数,从而提高企业的绩效。
  3)更新职业观念,提升服务意识。办公室人员的自觉意识是实现办公室精细化的重要基础。在处理内部工作时,要注重工作的细节,确保把每件工作都做到最好。在外部方面,工作人员要关注其他各部门的工作,树立起高度的服务意识,为其他部门积极主动地提供相应的支持,并以不断提高服务质量为己任。这也对工作人员的工作素质提出了更高的要求,员工要提高自身认识,作为领导也要及时沟通,指点迷津,这对工作质量和效率提升都大有裨益。
  4)提倡个性化员工培训。企业员工培训,能够直接提高员工技能,增长才干和敬业度。完善员工培训体系的过程中,要重点做好员工职业发展规划,管理者需认识到员工能力和其开发是随着现有社会水平变化的。因此,需利用现有的条件,有针对性的选择培训项目,关心变化的动向和细节,在改革中成就人才。人才自身需更好地顺应时代提供的各种要素,改变自我。人力资源开发并非一劳永逸,需持续不懈地推动人力资源在实践活动中的学习与提高。因此,人才的开发与利用需及时适宜。
  作者简介
  易聪(1993-),女,汉族,江西省萍乡市人,本科,助理工程师,机要秘书,研究方向:办公室行政业务。
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