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高校会计档案管理信息化的探究

作者:未知

  摘 要:高校会计档案管理信息化是社会发展的必然趋势。随着电子信息技术的快速发展,高校会计档案管理信息化已经取得了一定的成绩,但目前仍然存在着高校领导层面重视程度不够、高校会计档案管理人员整体意识淡薄、相关法律法规不完善以及安全度不高等一系列问题。应从增强领导与会计档案管理人员的责任意识、建立健全会计档案信息化管理制度、强化会计档案管理的审计力度来等方面来改善高校会计档案管理信息化存在的问题。
  关键词:高校;会计;档案;信息化
  1 高校会计档案管理信息化的特点和意义
  1.1 高校会计档案管理信息化的特点
  1)记录的专业性。在进行高校会计档案记录的实际操作过程中,需要处理无数的凭证、会计报表以及账簿等会计档案专有资料。这些对于内行人而言,也是颇为复杂的难题。所以相关财务部门在招收会计人员时应着重选取那些能够熟练运用计算机进行记账的应聘者,从而确保经济账簿可以又快又准的通过计算机录入为易于查找的会计电子档案。
  2)记录的广泛性。高校会计档案所记录的并非单个或多个部门的经济事务,而是对高校内各个部门以及各個部门之间的经济事务进行全面的记录,这覆盖到高校的日常管理、生活和学习等各个方面,并且会具体细致到单笔的经济交易。
  3)记录的严谨性。经过多年的发展,高校的电子会计档案已经逐步发展出一套科学而有效的电子记账体系,并制定了自己的规范要求和规章制度。在录入会计信息时要求非常严谨,不容许任何差错的出现,为确保所录入信息的及时性和准确性,需随时进行查账工作。
  1.2 高校会计档案管理信息化的意义
  1)促进了高校的改革。信息化的会计档案对运用纸张记录会计信息的传统方法进行了改进,这种改变既涉及到了大的工作环境,也涉及到了具体的会计人员的工作方式。高校通过加强会计档案管理信息化,推动了会计档案管理的便捷性发展,同样的,高校通过将会计档案管理信息化这种模式推广到高校其他的管理中,可以进一步地促进高校工作的改革。
  2)加强了高校的财务管理。高校会计档案管理信息化的情况下,在相关领导部门同意后,通过将纸质档案的会计信息转化为电子档案,可以实现全国各高校之间财务信息的网络共享,加强高校间对会计工作的监管,进一步推动高校会计工作的透明化。
  3)提高了高校财务办事效率。会计档案管理信息化能够充分发挥计算机高效和便捷的优势,快速而又准确的将所需要的会计信息以表格或者文档的形式获取,从而为高校的领导层人员作出有关高校经营管理的决策时提供有力参考。会计档案管理信息化能够有效减轻会计人员和会计档案管理人员的工作量,缓解了他们的工作压力,这将有助于高校会计档案管理质量的提升。
  4)提升了高校会计档案管理人员的综合素质。会计档案管理信息化要求会计档案管理人员能够熟练掌握档案管理工作中与计算机相关的各项操作。因此,为了适应会计档案的信息化管理,会计档案管理人员需要在熟知原有会计档案管理工作的前提下,不断加强对运用计算机进行会计档案管理的相关知识的学习。通过学习加强会计档案管理人员的紧迫感,激发他们的学习潜能,帮助其成长为既熟悉计算机知识又懂得会计档案管理知识的综合型人才,从而进一步提高了高校会计档案管理人员的综合素质。
  2 高校会计档案管理信息化存在的问题
  2.1 重视程度不够
  1)领导层面重视程度不够。目前,由于许多高校的相关领导尚未对会计档案管理信息化存在的重要性,尤其是会计档案管理信息化背后所潜在的价值有一个清楚的认知。因此,在高校政策中对会计档案管理信息化投入的财务预算较低。此外,虽然很多高校都制定了有关规章制度,但是这些制度仅涉及了会计档案管理信息化程序管理部分的内容,而未针对具体的操作和监管给出切实可行的规章制度,在配套设施建设方面更是缺乏足够的资金支持。
  2)高校会计档案管理人员整体意识淡薄。信息化管理背景下,会计档案所具备的专业性特点,对会计档案管理人员的综合素质提出了较高要求,即会计档案管理人员不仅要熟知档案信息化管理的相关内容,还应对会计知识和相关法律法规了若指掌。然而部分高校会计档案管理人员的观念保守落后,未能实现与时俱进,他们中的某些成员仍将会计档案管理信息化理解为只要会计电子档案归档的完整性,确保高校教学和科研的正常运作即可。
  2.2 相关法律法规不完善
  现有针对高校会计档案管理信息化的法律法规主要为2016年发布的《会计档案管理办法》。这些法律法规只是对会计档案管理信息化需满足的基本条件进行了阐述,并没有针对高校会计档案管理信息化存在的特殊性给出具体的规定,也没有针对管理过程中可能出现的突发状况给出具体的操作方法。没有完善法律法规的背景下,高校在设立系统的规章制度用于加强会计档案管理时缺乏指引。
  2.3 安全度不高
  网络是会计档案信息化管理的运行环境,因此,不安全的网络环境会对会计档案的管理带来较大的安全隐患。高校会计档案管理信息化主要依靠局域网、电子档案管理系统、客户云端等。目前,由于部分高校会计档案局域网的维护和管理没有配备专门的工作人员,高校会计档案的信息化管理的安全存在较大漏洞。如果网络遭受攻击,那么会计档案管理的整个系统就会瘫痪,影响会计档案档案管理的运行。
  3 加强高校会计档案管理信息化的对策
  3.1 增强高校领导层对会计档案管理信息化的重视程度
  在高校会计档案管理信息化不断提升的过程中,学校领导起着不可忽视的重要作用。领导层的有关人员应充分意识到会计档案管理信息化在学校发展过程中的重要性,带头树立信息化时代下正确的会计档案管理理念。高校领导层应着眼于全局发展,加大针对高校会计档案管理信息化建设的财务预算,切实有效地从物质基础上给予支持。
  3.2 提升会计档案管理人员对会计档案管理信息化的重视程度
  随着信息化的深入发展,越来越需要高校档案管理人员具备更高的综合素质,会计档案管理人员除了应具备熟练操作计算机的输入和输出、有效地运用网络获取所需信息的能力外,还应从主观意识方面加强对会计档案管理信息化的重视,高校会计档案管理人员应做到与时俱进,敢于面对信息化时代下所赋予的会计档案管理工作的重要使命,通过提高自身综合素质和自我控制能力,踊跃地投入到信息化时代下会计档案管理的发展中去。
  3.3 建立健全会计档案信息化管理制度
  以目前所制定的法律法规为依据,以企业内部具体的会计档案管理信息化内容为参考,高校通过借鉴其经验规划学校会计档案管理信息化的战略,完善高校会计信息化管理制度。即建立健全《高校会计档案工作人员职责》《高校会计档案信息化管理规范》《高校会计信息化档案移交、销毁制度》等规范制度,促进档案信息化建设流程与使用方法的规范,使其有章可循、有制可依。
  3.4 强化会计档案管理的审计力度
  随着会计档案管理信息化的快速发展,高校应建立一套新的审计制度,针对会计档案的信息化管理划定审计的范围和制定审计的标准。基于此,高校应设立会计档案管理信息化专门的审计部门,该部门需严格遵循国家关于会计档案信息化管理的法律法规以及高校自己的内部制度,以制定的有关审计标准为依据对高校会计档案进行定期的内部审计。同时,通过对审计数据进行分析,查找会计档案信息化管理存在的漏洞,进一步完善会计档案的信息化管理,并明确其发展方向:既要保障高校会计档案管理信息化的各项制度和流程得到了切实有效的落实,又要确保高校会计档案管理信息化的正确发展。
  参考文献
  [1]周荃.企业会计档案管理创新研究[D].湘潭大学,2017.
  [2]郑爱军,叶子红,周卉.浅议高校会计档案发展方向[J].办公室业务,2014(01):211+223.
  作者简介
  刘萍萍(1980-),女,汉族,广西北海,初级(助理馆员),本科,研究方向:专题研究。
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