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智慧档案服务理念及服务路径分析

作者:未知

  摘 要:随着科学技术的快速发展,近年来信息传输速度大幅度提升。档案作为最重要的信息来源,在这种新形势下对档案管理和服务工作提出了新的要求。信息技术在档案工作中的應用对档案管理和服务带来了较大的影响,当前档案服务呈现出智慧化和科学化的发展趋势。在当前智慧档案建设过程中,需要树立良好的智慧档案服务理念,并积极探索一条智慧档案服务创新发展的新路径。
  关键词:智慧档案;服务理念;服务路径;数据库;平台;服务方式
  智慧档案服务主要是依托于现代信息技术和网络技术,在智慧档案管理模式下可以有效的将档案管理人员从繁重的体力劳动中解脱出来,减轻人力消耗。档案服务作为一种信息服务,其以档案利用者作为服务对象,通过对档案的利用,从而实现档案的价值。由于档案存在着潜藏的价值,因此档案管理人员还需要深入挖掘档案资源,加快推进智慧档案服务建设,进一步对智慧档案服务进行优化,提高档案信息服务水平。
  1 智慧档案的服务理念
  1.1 遵循以人为本的服务理念
  在传统档案管理模式中,档案工作量较大,档案管理呈现出粗放的方式,这也对档案服务工作质量的提升带来了较大的阻碍。在智慧档案服务模式中,需要遵循以人为本的服务理念,通过建立健全智慧档案服务机构,配备相应的档案信息化建设的设备,有效的降低档案管理人员的工作强度,使档案管理人员能够有更多的时间和精力进行档案服务。而且档案管理人员工作强度降低,可以有效的提高工作效率和工作质量,有利于档案管理和服务水平的提升。另外,在智慧档案管理模式下,在实际档案管理工作中需要更加关注用户的需求,能够为用户提供更具便捷和快速的档案信息查询、调阅和利用服务。
  1.2 共享共建资源整合
  在档案工作中应用互联网技术,有效的打破了时间和空间的界限,借助于互联网终端,档案利用者即可以对相应信息进行查询,更好的满足档案需求。同时利用互联网技术,档案部门之间还可以实现档案信息的互通,共同建立档案信息共享资源库,实现对档案资源的优化配置。而且在符合条件的情况下,档案使用者能够对自己所需要的档案信息进行查询,有效的缩短了档案查档的时间。另外,部分职能上存在交叉或是相通的单位,还可以通过建立档案共享机制,实现对相关单位档案的查询和利用,提高单位之间档案信息的沟通效率。
  1.3 注重效率的公共服务观
  信息化环境下档案信息的开发利用发生了较大的变化,特别是当前智慧档案以用户满意作为服务的出发点,并在实际提供服务过程中遵循注重效率的公共服务观,通过对档案业务流程进行优化,从而实现档案信息需求和供给之间的无缝对接,更好的发挥出档案信息资源的利用价值,进一步提高了档案公共服务效率。智慧档案服务中注重效率,主要体现在档案服务行政效率、档案服务技术含量及档案公共服务效益等方面,即在最优成本下能够为公众提供更高效、便捷和高质量的档案公共服务。
  1.4 档案服务建设持续创新
  智慧档案服务建设是一个动态的概念,这一概念的外延会随着时代的发展而延伸,内容会随着时代的发展而丰富。现阶段,随着信息技术的发展,越来越多的档案管理人员开始将云数据技术、人工智能技术以及大数据技术运用到智慧档案服务领域,促进了智慧档案服务的进一步发展。
  2 智慧档案的服务路径分析
  2.1 构建“智慧档案云”
  在档案工作中,需要通过构建云计算的智慧档案网络,形成“智慧档案云”,依托于虚拟技术实现档案信息的存储。同时档案馆之间还需要推进一体化建设,借助于“云端”来将分散和孤立的档案馆有效的联系起来,实现馆际间的互通互联。同时还要积极对各类档案资源进行整合,加快推进智慧档案建设工作,实现档案资源的共建共享。另外,还要构建一体化的公共服务平台,从而为用户提供一站式检索服务。
  2.2 创建智能数据库
  档案的智慧化源自对数据的精准分析与科学利用。因此,应充分利用大数据技术,构建智能数据仓库,以便深入挖掘档案价值,提高档案的开发与利用效率。首先,应立足于公共服务要求,确立数据模型的构建需求;其次,应结合模型需求,就结构化、非结构化海量数据展开细致筛选、转换与提取,并建立智能数据仓库;再次,应对模型进行修正、优化,结合实验结果对参数与规则等进行调整;最后,应结合最终模型就档案关联信息进行挖掘、分析、预测,为公共服务提供支持并为科学决策提供依据。
  2.3 完善服务型基础平台建设
  在当前智慧档案建设过程中,由于构建了各种先进的信息化系统,因此在智慧档案服务平台建设过程中,可以通过对信息过滤技术进行应用,智能化的分析信息目标内容,通过将平台与微信、微博等账号绑定,借助于信息推送功能与平台上的客户进行交流,在利用已有平台提供基础档案信息的基础上,还能够开发各种新型的档案信息平台。并在原有系统中,充分的利用云计算技术,实现档案信息的低成本存储。另外,还要加快促进档案信息的电子化转变,使人们借助于相关软件即可以对档案信息进行阅读,并通过打造一体化档案服务信息系统,通过将多种服务手段相结合,确保在档案服务平台上能够满足档案需求者的各种需要。
  2.4 开发“掌上档案馆”
  移动互联网时代,档案部门应把握契机、科学布局,构建“掌上档案馆”,为广大用户提供更加便捷与优质的服务。一方面,应树立开放思维,大胆创新,自主设计跨平台、多功能的移动应用程序,开发微信等公众平台,开放检索及查阅等多项服务,拓宽用户的查档渠道;另一方面,积极利用新平台发布最新档案资讯,推送优秀资源,利用媒体加强宣传与推广,吸引更多人关注。
  2.5 加强人才队伍建设
  智慧档案服务建设,需要一批技术能力过硬、服务意识过强的档案人才。首先,单位要优化培训体系,从培训工作入手,全面提升档案服务人才的职业素养、综合能力以及知识技能。单位可以与档案馆、高校进行合作,分批次将工作人员送往档案馆和高校进修,使其适应智慧档案的发展。其次,单位要制定政策,鼓励档案管理人员创新,鼓励档案管理人员参与档案课题研究,培养一批兼具计算机技能、档案管理知识以及统计知识的档案人才。最后,注重人才引进。单位在引进人才时,应当结合现阶段智慧档案工作现状,引进具有相应专业知识和职业技能的人才。
  3 结束语
  在信息技术驱动下,智慧档案服务建设成为档案管理行业技术革新的重要内容,特别是随着云数据技术和人工智能技术的发展,智慧档案服务模式也加快多元化的发展进程,这就要求档案管理人员需要不断的学习,树立良好的创新意识,以此来推进智慧档案服务建设,使智慧档案建设逐步走上制度化和标准化的轨道。
  参考文献
  [1]徐洁.“互联网+”背景下的智慧档案服务建设[J].山西档案,2018(04).
  [2]归吉官.刘扬.智慧档案兴起的背景、研究现状与趋势[J].中国档案,2018(02).
  [3]郭鑫杰.基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略研究[J].浙江档案,2015(11).
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