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机关雇员制人员档案管理现状及对策

作者:未知

  摘 要:本文详细分析机关雇员制人员档案管理工作中存在的问题,结合存在多问题,提出要想做好档案管理工作,必须健全档案管理制度,按照管理规定运用网络服务体系分类档案,高效完成归档工作。此外,定期开展档案管理会议以及定期组织管理人员培训,同时聘用管理能力较强的管理人员,有利于提高档案管理工作效率,避免出现档案丢失现象而给机关造成损失,可见,落实有效的管理对策非常重要。
  关键词:机关雇员制;档案管理;问题;对策
  机关雇员制人员档案管理工作内容繁多,需整理诸多的任职文件、个人资料、人员简历表、年度考核表等等,档案管理工作量较多,如果仍然运用传统的管理方法,不仅跟不上形势,还在规定的时间内无法完成档案管理工作,致使归档效率低下。此外,由于档案管理机制不完善,导致管理不严格不到位,容易出现档案丢失和被泄露的情况,对于这一现状,以下文章提出了有效的管理对策和方法,进一步提高档案管理水平和效率。
  1 机关雇员制人员档案管理现状
  从多个方面分析机关雇员制人员档案管理工作中存在诸多问题,具体可分为以下几点:1)档案管理制度不健全,管理规定中指出工作时间,但是没有明确提出规章制度,致使管理人员不清楚工作职责和规定,在工作中经常忽视按照档案类型分类,导致档案摆放混乱,难以快速找到所需的档案资料。此外,因管理方法比较落后,使纸质的档案容易破损,很难保存完好,一些珍贵的档案无法保存下来,给机关造成损失。2)不注重定期召开会议,对于档案管理中出现的问题,无法及时沟通,无法及时解决问题,从而常常因管理档案不认真出现丢失档案的情况,当出现这种情况时,很难落实责任,管理规定不严格,无法增强约束力和监管力度。3)聘用时不重视严格把关应聘人员,而且疏于定期组织管理人员培训,不能确保在岗的管理人员能够独立自主整理档案,其职业素养有待提高。对于这一现状,下文提出了相应的管理对策,必然会提高档案管理工作有效性。
  2 机关雇员制人员档案管理对策
  2.1 健全档案管理制度
  当前,机关应高度重视健全档案管理制度,在显著的地方张贴管理机制的内容,主要分为以下几点:1)管理人员准时到达工作岗位,按照规范化的流程整理人员档案和文件,将材料和档案分类整理,如果发现档案摆放混乱,需接受处罚,承担责任,使管理人员明确工作职责,工作中自觉按照规定和要求,认真归类整理诸多的档案,逐渐增强责任感,并对本职工作尽职尽责,有利于做好档案管理工作。2)定期考核管理人員,考核通过人员允许上岗,没有通过的人员不允许上岗,要求继续学习,直到通过考核才能继续工作,有效提高管理人员职业素养和管理能力。3)提出严格的规章制度,具体规定按照管理制度中提出的要求,监管机关雇员制人员的档案,逐渐增强其管理力度,起到约束的作用,推动档案管理工作顺利进行。
  2.2 运用网络服务系统管理档案
  现如今,互联网越来越普及,机关雇员制人员档案管理工作中,应运用网络服务系统,随时查找整理的档案,及时发现档案整理混乱等问题,从而分类保存档案,不同档案保存在不同文件夹中并设置打开权限,以此保护珍贵的档案,防止档案丢失。可见,工作中遵循保密性原则,不仅注重档案内容不被泄露,还发挥网络技术的优势和作用,快速整理所有的档案,整理过程中用计算机分类、查找、归档,减轻了工作负担,高效率完成档案管理工作,促进档案管理水平和效率进一步提高。由此可知,管理档案时,应运用网络服务系统,代替传统的管理方式,使用网络随时查找到服务系统中都保存哪些档案,快速找到所需的档案,方便查找,并为管理人员完成档案整理工作提供便利,实现高效归纳的目标,必然会提高档案管理效率和水平[1]。
  2.3 定期开展档案管理会议
  机关雇员制人员档案管理中,应积极与各个部门沟通,汇报档案管理中发现的问题,交流中提出解决方法,落实有效的解决对策,尽快解决存在的问题,促进档案管理工作高效开展,顺利完成。因此,定期开展档案管理会议十分有必要,促使档案管理人员有机会汇报工作进度、全新的管理方式、档案管理中遇到的困难等等,会议召开过程中共同商讨解决方法,最终总结得出有效的管理对策和方法,应用于档案管理工作中,不仅规范管理流程,还落实创新的管理模式,高效整理档案中的材料、文件等等,进一步提高档案管理工作的实效性,说明开展会议,能够加强各个部门与管理人员的沟通,并在交流过程中商讨解决问题的方法,将其应用于管理工作中,促进档案管理顺利、高效率进行,除此之外,机关雇员制人员档案管理中应明确如何做好本职工作,因此,定期召开会议非常重要[2]。
  2.4 定期组织档案管理人员进行培训
  现阶段,机关注重定期组织档案管理人员进行系统的培训,在培训期间,管理人员认真学习与档案管理相关的法规和知识,并了解档案管理规定,不仅学习更多管理方法和理论知识,还认识到违规,必须承担后果,还应承担责任,更加认真做好本职工作,可见,定期培训,能够提高机关档案管理人员职业素养、综合素养、工作能力,并增强其管理意识和责任感,使其对待档案管理工作更加细致化、规范化,有利于提高档案管理工作质量,可见,定期引导管理人员进行系统的培训非常重要,促进管理人员不断学习,不断调整管理方法,工作中高效整理、归档,高效率完成档案存放工作,进一步提升管理效率[3]。
  2.5 聘用符合要求的管理人员
  当前,机关为了提高档案管理工作效率,严格把关聘用的管理人员,要求应聘人员具备本科以上学历,有工作经验,对档案管理工作流程和内容有所了解,能够独立完成归档、整理档案等工作,并定期制定工作计划,以及汇报工作进度,针对符合要求的人员予以录用,反之,不被录用,从源头上把关,能够确保聘用的管理人员具备工作能力、职业素养和较高的学历,工作中才能高效率归档,整理档案、文件材料等等,避免因不符合岗位要求,而出现档案摆放不整齐、档案丢失的现象[4]。为了防止出现这种情况,必须对聘用人员提出高要求,只有符合要求才能允许上岗就职,保证岗位人员能够胜任本职工作,认真负责做好档案管理工作,工作中做到按照档案类别,归类整理在一起,分类保管在指定地方,而对于机密性的档案,加密保存,提高档案归类整理效率和档案管理的严密性[5]。
  3 总结
  综述,针对机关雇员制人员档案管理过程中存在的问题,必须健全档案管理制度,促使管理人员自觉遵守规定,严格按照要求学习运用网络服务系统管理档案,从而高效归纳,快速分类档案。同时,还应定期培训、定期开展档案管理会议,并严格把关聘用的管理人员,确保上岗就职的档案管理人员具备较强的工作能力,综合素质和职业素养较高,促进档案管理工作高效、顺利进行,取得最佳的管理效果。
  参考文献
  [1]洪斌.加强机关档案规范化管理的几点思考[J].黑河学刊,2019(01):182+184.
  [2]丁德胜,张红.《机关档案管理规定》制定背景、过程与主要目标——《机关档案管理规定》解读之二[J].中国档案,2019(01):28-29.
  [3]张倩.以目标管理认定为抓手促进全省机关档案工作标准化建设[J].档案天地,2019(01):11-13+60.
  [4]马金鹏.档案管理存在的问题及对策分析——昆明市市级机关档案业务指导工作实践[J].云南档案,2018(12):53-55.
  [5]徐有法.《机关档案管理规定》宣传贯彻暨全国数字档案室建设推进会在南京召开[J].档案与建设,2018(11):2.
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