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基于信息技术的企业档案管理创新路径

作者:未知

  摘 要:当前我国已经步入了高新技术时代,现代化信息技术的不断发展,给企业档案管理工作创造了全新的契机,将信息技术运用到企业档案管理工作中不仅能够提升档案资源的利用率,同时还可以增加企业效益。由此可见,信息技术对企业档案管理有着重大意义。本文主要分析了信息技术应用在企业档案管理工作中的重要性,并进一步阐述档案管理基于信息技术背景下的创新路径。
  关键词:信息技术;企业档案管理;创新;路径分析
  在信息时代背景下,信息技术已经深入我们生活和生产的各个角落,进而也推动了社会的发展與进步。在企业档案管理工作中,应用信息技术不仅可以提升档案管理工作效率,同时还可以促进档案信息的开发和有效利用,为企业竞争提供了重要保障,足以见得,在企业档案管理中应用信息技术是企业健康发展的重要手段。
  1 将信息技术引入企业档案管理工作中的重要性
  当前,信息资源在社会市场竞争中的作用日渐明显,档案信息是企业资源的重要组成部分,其重要性不言而喻。传统档案管理模式较为单一、滞后,难以满足对档案信息的实际需求,将现代化信息技术引入到企业档案管理工作中,不仅方便各项档案信息的储存和查找,且有着成本较低、可靠性高、检索迅速等优势,能够有效提升档案管理工作效率,同时为企业信息咨询和经营决策提供强有力的依据,与时代发展要求相吻合,进而提升企业竞争能力。
  2 企业档案管理工作现状与弊端
  当前大部分企业档案管理工作都是运用传统管理模式。其一,企业档案管理工作改革力度相对较小、步伐较慢。虽然传统且陈旧的档案管理体系已经逐渐被打破,但是新的企业档案管理体系还没有完全形成,严重制约了档案管理工作的顺利开展。这一阶段,很多企业档案管理工作都处在等待和观望的状态中。
  其二企业档案管理观念较为落后。企业很多员工和领导人员对档案的认识还停留在初级阶段,没有意识到档案知识资源和信息记录的重要性。
  其三企业档案管理部门地位低下。档案管理部门在企业整体管理中长期得不到重视。与企业其他部门相比较,企业领导人员对档案工作的支持程度显然不够,档案保管基础设施和人员基本工作条件长期得不到改善,档案业务经费不够充足,档案人员待遇普遍不高,严重影响档案管理工作的正常开展。企业档案管理部门常常成为企业精简的对象,甚至部分企业已经撤销了档案管理部门。
  其四企业档案管理工作滞后于信息化发展,企业档案信息缺少系统性管理。很多企业档案的保管和保存还分散在各部门和机构之间,没有充分实现企业范围内档案的集中化管理。另外,相关档案信息也没有实现与其他信息资源的共享,也没有进行全面整合,导致企业档案管理工作效率低下,工作经常出现失误。
  总而言之,传统档案管理不论是从管理模式还是管理方面来讲,都在无形中限制了档案管理工作的质量和效率,进而导致企业发展缓慢。因此,企业需要改变档案管理落后现象,运用信息技术对企业档案管理进行优化,保障企业整体效益的提升。
  3 信息技术在企业档案管理中的创新路径
  3.1 加强企业档案数据库建设的规范化与标准化
  档案数据库建设就是根据数据自身的结构特征,高效组织和储存以及管理多类数据的仓库,数据库不仅是储存平台,也是一种全新的管理方式。在企业档案管理部门中,需要以企业现有信息资源为基础,有计划地构建符合企业特色和适应企业发展的档案检索系统以及信息资源全文数据库。在信息化档案管理中,还存在一些企业与部门之间在阅读档案信息过程中未能形成统一储存格式以及多种格式共存但相互不兼容等问题。基于此,为进一步实现电子档案产品的共享,企业数据库建设还需要坚持规范化、标准化以及统一化原则,在实际建设过程中,应有统一的数据划分和标准数据模块。这样不仅可以实现档案资源的广泛共知和共享,还能够保障数据库建设质量,进而更好的实现数字化档案管理与传统档案管理的融合发展。
  3.2 扩大档案资源收藏量 提升网络化程度
  企业档案信息化管理在实施过程中也遇到了诸多困难,其中最为突出的就是企业档案经费的问题。但是想要加快企业档案管理现代化建设,就需要不断扩大档案储存信息量和信息的完整度,企业领导人员需要加强对档案管理数字化建设的资金投入力度,完善企业档案管理的网络化进程。这样不仅有助于企业领导人员利用档案快速做出正确的决策提升企业效益,还能给各部门在日常的工作中提高对档案的利用率,同时还能提升所提供档案资料的完整性、准确性,并且还能使得企业档案网络环境得到优化和完善。
  3.3 以安全手段为保障
  企业档案管理在应用现代化信息技术的过程中,其能够给企业档案管理带来诸多便利,但也存在一定的隐患,就是安全风险会不断上升。所以,企业需要不定期对档案室硬件设备和线路进行巡查与维护,以免因为设备故障导致档案信息数据的丢失;针对于病毒的入侵和垃圾邮件等威胁因素,需要定期检测、扫描和备份档案文件,提升防火墙的性能与功能,可以配备“360安全卫士”或“金山毒霸”等杀毒软件,以此来提升保障网络安全。另外,针对于档案管理应用系统,需要以档案管理软件为平台,完善相关用户访问权限,或者定期修改访问密码。以此来规避非正常访问系统,还可以构建涵盖用户访问和数据库更新等日志文档资料,这样可以有效降低多项风险隐患,保障企业档案信息的安全。
  3.4 重视与培养专业档案信息管理人员
  企业档案信息化建设是企业档案管理工作实现信息化发展的重要趋势,企业推动档案信息化建设的重点就是人才。企业档案管理人员属于档案管理工作的主体,在企业档案工作的发展中起着决定性作用。因此,企业的政策措施和思想理念以及工作途径都需要完全适应新的变化而不断创新,这就进一步要求企业档案管理需要有不断创新发展的档案人员。这些人员既要有对计算机技术应用和业务素质较强的档案管理人员,还需要有一批具备不断创新和坚持创新的档案管理人员。企业档案部门需要有计划且有针对性的对档案管理人员的思想和业务技能进行培训,积极培训大量业务精湛、一专多能以及具有创新精神的复合人才,让其进行企业档案信息的开发与管理。企业档案管理人员不仅要进行基础理论与业务技能培训,还需要开展信息技术培训,应将培训重点放在数据规范采集和软件正确使用以及网络知识的正确应用等方面。通过培训让档案管理人员能够熟练将计算机技术运用在档案管理工作中,同时掌握档案管理应用软件的多种功能,让档案管理人员可以成为档案信息化管理的专业人才,进而保障企业档案管理系统稳定运行。
  4 结束语
  综上所述,企业档案管理全面应用信息化技术,是对传统档案管理技术的重大突破,让档案管理工作由封闭管理转向开放。当前企业档案工作重点就是将信息技术与实际工作进行融合,使档案管理更具安全性,档案运用更具方便性,并且运用多种措施来加强企业档案信息技术的使用价值,同时推动档案工作的可持续发展,进而使得企业档案管理走向正规化、标准化和多元化。
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