在线客服

咨询热线

信息化时代下档案管理的创新及发展

作者:未知

  摘 要:在信息化时代背景下,机关、企事业单位每天都会产生大量数据信息,如何高效合理地利用这些数据资源,这就要求档案部门人员提升素质,做好高效档案管理工作。在实施信息化建设背景下 , 文件与档案管理受到了企事业单位的一致重视。现阶段,单位要做好档案的管理,必须正视档案管理中存在的各种问题,采用信息化的手段有效管理档案,切实增强做好档案管理可持续发展的意识。
  关键词:信息化;档案管理;创新;发展
  1 信息化条件下的档案工作
  在信息化条件下,档案管理工作从整体到局部、从内容到形式、从软件到硬件等等,各个方面都需要做出相应的变化。例如,信息化改变了信息收集、整理、存储的方式,以前的档案都是纸质形式,档案的收集工作主要是将这些纸质的文件进行梳理、归纳、保存,以供有关部门或人员查阅,在信息化条件下,不仅包括纸质形式的档案,还包括大量数字化形式的档案,并且,为了实现档案工作的信息化,还需要将纸质形式的档案,转为数字形式,这使得档案从收集到存储的整个过程都发生了变化。不难发现,以往档案工作的思维和方式,已经难以完全适应信息化形式下的档案工作。可以说,信息化时代的到来,对档案工作来说,既是机遇,也是挑战。一方面,信息化手段的应用,给档案工作带来了很多便捷,在很大程度上简化了档案工作的流程;另一方面,信息化的应用,也给档案工作提出了新要求,需要档案工作人员革新观念、创新技术,以更高地标准做好档案管理与服务工作。
  2 课题研究的意义
  传统意义档案信息化建设是对传统的档案工作各个流程进行信息化,而在互联网+和大数据时代,档案信息化需要对传统的工作流程进行再造,需要重新审视整个档案工作,或者整个档案生态。笔者认为档案信息化应当立足于档案管理,以及对档案保存的客观需求,加之多元化、多视角融入现代信息技术,以期促进档案资源能在社会上得到更科学高效的运用。档案信息化建设是提高档案管理现代化水平和提升档案服务能力的重要举措,已逐渐成现阶段档案机构的主要工作内容。而大数据以自身所具备的各大优势特点,现已渗透于各个行业,对社会、经济、文化等各方面建设产生了深远影响,深刻地影响人们的生产生活方式和思维方式。档案管理的信息化建设即是进行档案的资源化、信息化管理。大数据环境下,档案工作也产生了诸多变化,思考和探索大数据背景下的档案信息化建设也成为了时代的必然要求。
  3 档案管理工作的现状
  3.1 档案管理工作的制度不完善
  没有规矩,不成方圆。制度是一个组织内需要大家共同遵守的行为规范准则,可以保证其日常工作的正常运转和工作目标的有效达成。目前,我国很多种类的行业相关档案管理工作并没有制定一套完善的系统制度,由此导致相关工作人员错误频出,工作效果不理想。同时,由于没有完善的工作制度,很多员工都是根据前人的经验或者个人的探索开展相关档案管理工作,这种仅凭经验的工作方式不能保证档案管理工作的科学化和规范化。
  3.2 对档案管理重视不够
  档案管理工作在各行各业中发挥着越来越重要的作用,长期妥善的保存,能够为单位甚至国家提供丰富的文化资源,对于后人了解前人的状况等都有着无法替代的作用,就这个层面来讲,良好的档案管理不仅能为当前提供服务,也可以为后世服务。然而,现实工作中,一般单位重视程度不够,仅设置一个职能部门代为管理,非专业人员兼职从事档案管理,忽视继续教育培训,部分档案工作人员没有意识到其工作意义所在,缺乏责任感、使命感,导致部分档案丢失或者归档错位、相关工作制度和措施不能得到很好落实,同时,在经费方面投入较少等情况。
  3.3 档案管理人员信息化意识薄弱
  在全面建成小康社会的今天,越来越多的岗位比以往更需要知识性人才。档案管理工作也不例外,如今的档案管理绝对不是简单的收集档案,摆放档案、传输文件这么简单。一方面,大部分档案管理工作人员的年龄普遍偏大,信息化意识淡薄,缺乏档案管理的有关电子信息知识;另一方面,部分档案馆(室)确实更新了现代化设备设施,电子化、信息化程度得到了有效改善,而对其员工的信息化意识和技能的培养却未配套跟上,知识更新不足,专业的信息化咨询与分析人才也很稀少,致使管理人员普遍存在信息化意识弱、信息化专业知识不足、服务意识和技能落后的现象,不能很好的提供更快捷、高效、优良的档案服务,严重阻碍了许多档案馆(室)信息化建设的发展步伐。
  4 企业档案管理工作的创新与发展
  4.1 档案管理制度的健全规范
  制度不规范、条例不合理是企业档案管理制度的现状。随着社会的进步、科技的发展,档案管理不再只停留于纸质文件上,而需要录入大量数据到企业的资料档案库中。要想提高档案管理效率,首先就需要制定规范适合本企业规划发展的档案管理制度,积极引进信息化管理技术,从根本上解决问题。企业应对原档案管理制度进行改进,探讨其中存在的不足,同时进行改革,用先进的管理理念和方式进行管理,企业也将得到良好发展。如,将已有的档案目录数字化,将纸质文件录入数字档案资料库中,建成可供单位员工查阅的内部检索平台,以适应现代企业制度。
  4.2 提高管理人员信息化设备的操作水准
  多数档案管理人员不具备专业的技能,不能科学高效地管理运营,往往工作效率都很低下。因此,企业应加强对档案管理人员素质的教育培训,结合企业发展规划,制定培训计划,定期开展员工培训,使档案管理人员熟练掌握运用高科技手段,掌握信息化技术,正确运用各种技术录入、整理、检索资料,改变他们的观念,鼓励其接受新知识、新技术;同时,也可引进高素质人才,资料数据能够被高效地整理、录入、分类、查阅,加快其他部门查阅速度与工作进度,使用者能够更为简便的查阅档案,这增强公司核心竞争力。如,引进人才时,要结合企业实际发展,制定人才发展规划,充分发挥人才专业技能;与此同时,企业要建立人才激励机制,鼓励激励员工创新发展,用企业文化激励人才、留住人才。在充满创新、创业充满生机的企业文化氛围中,广大员工的工作积极性得到充分调动,创业干事的员工得到了尊重,专业技能得到充分发挥。良好的工作氛围,增强了广大员工对企业的归属感、获得感和幸福感,为企业可持续发展奠定了基础。
  4.3 创新档案管理与服务技术
  在信息化条件下,档案管理与服务方面的技术,受到了最直接的影响和改变。信息和通讯技术的变革,使档案信息的收集、整理和存储都发生了根本性变化。在档案管理方面,以往纸质化的档案收集、存储形式,将逐渐被信息化形式所代替,这就需要档案管理部门积极更新档案管理工作的软、硬件设备,创新档案管理技术,降低人力物力的消耗,提高档案管理工作效率。
  在档案服务方面,信息技术的应用,将使档案服务工作效率大大提高,加之人们对档案信息在认识和需求方面的改变,必然会对档案服务提出更高的要求,需要创新档案服务手段,满足企业和社会需求。例如,将大数据技术应用于档案服务网络系统中,通过收集和分析用户查询档案的特点和偏好,改善服务系统,在档案归类、存档等方面,依据用户的偏好,做出相应修改,以便于用户查询、提取档案信息,提高更多优质、便捷、多元等高效服务。
  5 结语
  总之,在大数据环境下,档案信息化建设迎来了新的发展机遇。档案信息化建设是一个漫长而不断创新的过程,应以努力收集、挖掘、保护档案信息资源为基础,以提升档案信息服务利用的高效性和安全性为目标,推进档案信息化管理水平向前发展。
  参考文献
  [1]穆凌峰.关于档案信息化建设与档案管理的相关思考[J].中國高新区,2017(15):210.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14832017.htm