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基于大数据的高校档案数字化建设路径探究

作者:未知

  摘 要:随着信息化时代的来临,档案工作也积极的利用了现代科学技术和计算机软件技术,以计算机和网络平台为载体而逐渐实现了信息化、数字化建设,从而弥补了传统人工档案管理所具有的一些弊端,让档案信息更加完整、真实、有效,同时还能实现快捷的信息共享、信息查询,也延长了档案的保管期限,全面的提高了档案资源的利用率。但我国的信息化技术发展过程相对较为缓慢,学校虽然都已经配置了相应的硬件设备,但软件技术以及信息管理技术的应用并不熟练和普遍,加之专业人员、经费运转等方面的不足导致档案数字化建设工作一直并未取得太大的进展。在此文章就详细的分析了大数据时代高校档案工作呈现出的特征以及在工作中面临的问题,并结合实际情况提出了对应的解决对策。
  关键词:档案工作;新特征;数字化建设;问题;途径
  1 引言
  大数据是时代发展的必然产物,是社会进步的重要表现形式,加上它具有的数据含量大、种类多、信息价值密度低及商业价值高等特点而备受社会广泛关注,并被运用在了各个领域中,成为其发展的重要生产因素。尤其是档案管理工作,它运用计算机和信息技术,将档案资源予以长久的保存,同时还可以更好、更多的保证资源及其完整性和真实性,并以其便捷性不断的延伸档案发展空间、查阅方式,拓展其发展方向。反映在教育领域内,自教育部颁布并实施了《高等学校档案管理办法》之后,高校档案管理工作范围也有了延伸,而大数据技术的应用以其自身具有的优势将这些管理内容以及出现的各种数据、图片等予以有序的操作,确保了档案信息的完整性、系统性和真实性,充分的挖掘了档案价值,从而满足了学校和社会的需求。
  2 大数据时代高校档案工作的新特征
  2.1 高校信息含量越来越大
  高校档案工作是学校自身的发展过程及对本校师生的一些最原始的数据、材料等固化信息进行全面而清晰的管理。在大数据时代下,高校运用了信息技术和计算机技术,工作内容和途径有了更大的拓展,从而产生了大量的数据和信息,同时师生数量的日益增大,他们的基本信息也随之增多,而这些信息和数据对学生当前的管理、未来的就业和发展以及学校、教师未来的影响都有着极大的参考价值,因此它们都被囊括在了档案的范畴中;另外,档案信息在大数据时代下已经不再是单纯的文字化、纸质化和正规的办公文檔,而是包括了图片、视频、音频、图像、文字等,种类变得繁多,分类更加细致,因此高校的档案室也在不断的随之扩大规模,呈现出了TB级别向PB级别方向发展的趋势。
  2.2 高校信息需求多元化
  在大数据时代下,高校档案管理工作的内容逐渐丰富起来,绝大多数是由于档案用户的需求呈现出多元化特点,涉及的范围包括教育教学、科研管理、基础建设、校园发展情况、文化宣传、进修、深造等方面,不再是单一的学生管理和学校管理所需要的一些基本信息。比如最常见的就是出国深造。有些学习优异的学生会选择出国留学来增加和丰富自己的知识,有些工作表现良好的教师也会选择出国进修来提高自己的教学水平,这些情况都需要最原始的档案信息作为参考依据,教师需要他们在校期间的中英文工作履历、职称信息等,学生需要的则是他们在校期间的表现、中英文成绩单、所获得各个奖项、证书等。因此用户需求的增加也是当前档案管理工作的一大显著特征。
  3 大数据时代高校档案工作发展面临的问题
  3.1 人员能力不高
  一般学校在开展档案管理工作时都忽视了档案管理工作的全面性和整体性,加之档案管理部门也没有专门的场所和专职人员来开展工作,造成人员短缺、管理滞后的现象;其次档案管理人员都对网络化信息技术的接触较少,学习不深入,熟练程度也不高,管理起来较为困难,即使有最先进的现代化设备,没有专业人员操作和技术支撑,它们也得不到有效的利用,档案管理的数字化建设依旧无法正常运行。
  3.2 硬件设施落后
  首先,虽然引进了大量的现代化的办公设备,但运用率却很低,大多数还是沿用着传统的人工操作的管理方式,不仅增加工作难度,也耗费了大量的人力、财力,工作效率还不高,档案的堆积严重;其次,由于没有相关的、具体的法律法规和规章制度来予以明确档案管理数字化建设所需要注意的事项、应行使的权利、承担的责任等,各部门之间都是各自为政,没有统一的标准和规范,从而无法及时的应对档案的防潮、防盗工作,导致档案信息无法完整的进行收集,极易引起资料的不完整、泄漏和丢失,安全性没有保障。
  4 基于大数据的高校档案数字化建设路径
  4.1 提高管理水平
  学校有着大量的资料和信息需要同时存储,为了信息资源的安全性,也需要将其进行传输和备份,但每个存储软件都具有一定的存储空间,一旦超出了这些空间范围,都会影响管理工作,而计算机技术中的文件压缩技术则有效的解决了这个难题,应该被广泛的运用。其次,现阶段应用最广的是数据库技术,因此在档案管理中也需要大型集中数据库系统来对所有的档案信息进行收集、整理和归纳、存档。
  4.2 培养专业人员
  除了对管理人员进行专业管理知识的培训外,还要培养他们对计算机技术熟练掌握和运用的能力,否则会因操作不当而导致数据丢失。尤其是数据恢复技术,通过定时自动备份则能有效的避免档案信息因各种原因的丢失、删除等现象的出现。
  4.3 提高数字化管理
  在管理工作中利用网络光纤与硬盘的连接阵列,提升数字化档案管理的系统性,同时增加系统内部的储存量。其次,对磁盘阵列产品的结构和硬件的组合要按照严格的标准进行操作,而磁盘阵列需要多元化的保护程序都为数字化档案管理提供了系统保障,增加了档案的安全性。再次,要提升档案的使用性。由于磁盘阵列本身具备了对系统的维护功能,使得数字化档案的管理可以实现在线升级功能,让管理更见便利、安全、有效。
  5 结语
  大数据背景下档案管理工作迎来了新的发展平台,却也将面临着巨大的挑战,因此高校档案管理部门也应该针对自身的发展情况和管理情况来做出具体的调整,并运用先进的科学技术来提高档案管理的工作效率和水平,促进档案工作的进一步发展。
  参考文献
  [1]杨碧倩.大数据时代背景下高校档案信息数字化建设研究[J].兰台世界,No.487(29):40-41.
  [2]侯英杰.“大数据”背景下高校档案工作发展思路探析[J].城建档案,2015(6):76-78.
  [3]马玉妍,宋巍巍.高校档案馆数字化建设的路径选择[J].继续教育研究,2017(3):102-103.
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