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新形势下事业单位档案管理的信息化建设

作者:未知

  摘 要:事业单位档案主要记录的内容就是事业单位历史发展情况以及现实情况,是事业单位无形资产之一,在社会信息技术不断发展过程中,我们也步入了一个全新的信息化时代背景之中,身处在这种环境下,事业单位档案管理工作也应该要顺应发展新形势,做好信息化建设工作,以此来有效提高事业单位档案管理工作效率和质量。为此,本文也就新形势下事业单位档案管理的信息化建设进行了研究。
  关键词:新形势;事业单位;档案管理;信息化建设
  在大数据技术、IT技术以及人工智能技术不断普及与应用的环境下,我国也步入了一个全新的发展环境中,身处在这种新形势之下,事业单位档案管理工作也面临着全新的机遇与挑战,事业单位传统档案管理方式已经无法再很好地满足新形势发展需求了。而为了能够更好地面对新形势给事业单位档案管理工作所带来的挑战,笔者也就如何进行信息化建设进行了如下分析,希望能够进一步提高事业单位档案管理工作规范化以及科学化,从而有效将档案管理的价值发挥出来。
  1 新形势下事业单位档案管理信息化建设的意义
  1)是时代发展的必然趋势。在网络通讯技术以及电脑不断普及的环境下,信息化浪潮也以不可逆转的姿势开始席卷全世界各地,身处在这种形势之下,档案管理工工作自然就无法再继续停留在之前传统的管理模式之下。现如今我国很多大型档案以及数据管理机构都已经实现了信息化改革,像是国家档案局、高校图书馆管理等多方面都已经具备较为完善的信息化建设水平。为此,在这种环境下,事业单位档案管理工作自然也需要进行全新的升级与完善,做好信息化建设,这也是顺应新形势发展的必然趋势。
  2)是改革发展的重要内容。现代事业单位制度普遍都已经引入了信息化概念以及信息共享管理理念,而在这其中较为基础的信息管理主要包含了内部局域网络、终端电脑、共享服务器、内部数据库等等,而一些较为高段的信息管理则是以EDP、ERP、SCM等现代化管理平台为主,借助于这些平台能够真正实现对事业单位共享信息系统的构建与管理,也能对单位运行与发展过程中所产生的一系列数据进行统一的筛选、存取、分析与汇总。由此可见,事业单位现如今本身就已经处在信息共享需求环境之中,这个时候档案管理工作本身就是拥有最多数据以及信息资源的职能部门,所以在发展过程中自然也需要被纳入到整个信息化系统之中,因为只有这样才能更好地满足事业单位信息化改革与发展整体需求之一。
  3)是档案改革发展的需要。事业单位在日常管理过程中,通常都需要对历史资料以及历史信息进行调阅,可是传统管理模式之下,这一项工作的实现需要经过较为繁琐的过程,需要管理人员进入档案库,按照档案归类原则来进行档案查找,之后才能对所需要的数据进行整理与查阅,整个工作流程十分繁琐,工作效率也十分低下,无法满足现代化社会发展需求。但是,信息化建设的目的就能够很好地改善这一问题,因为只需要借助于数据库分析、检索等功能就能很好地实现一系列的动作,所以就能让档案管理能力得以有效提升,促进事业单位健康和谐发展。
  2 新形势下事业单位档案管理信息化建设的措施
  在上述分析中我们提到了新形势下事业单位档案管理信息化建设的意义,而要想真正做好这一项工作,笔者认为相关人员可以从以下几点着手来进行完善:
  1)對档案管理业务流程进行重构。在进行档案管理信息化建设的过程中,相关人员需要先对单位整个管理业务流程进行重构,即在信息化时代背景之下,对整个事业单位当那管理工作环节以及流程进行重新审视,分析其整个职能设计情况以及运行效率,发现其中所存在的一系列的问题,以及可能实现优化升级的空间,及时借助于网络技术以及现代化信息技术来进行重新的整合、规划与升级,让其能够更好地满足现代信息化建设需求。首先,需要对单位档案管理业务流程进行优化,即对事业单位档案管理部门内部环节流程进行梳理,同时及时厘清档案管理部门与其它部门之间的关系,以此来对档案管理业务衔接工作以及环节进行完善,让单位内部成员都能够参与到这一项工作之中。其次,需要对业务标准进行制度化建设。要想真正实现事业单位档案管理信息化建设,制度化的落实可谓是十分的重要,所以在对事业单位档案管理流程进行重构的时候,一定要做好制度建设,通过制度来明确信息化建设分工以及权责,从而真正立足于长远来将信息化改革有效的落实到事业单位发展之中。最后,及时将电脑网络技术人员以及智能纳入到档案信息管理流程之中,因为只有做好这一项工作才能更好地满足新形势发展需求。
  2)拓展档案管理服务能力。事业单位档案管理工作的本质就是服务,这也是发挥出档案管理工作价值的关键与核心,为此,在信息化建设过程中,如何有效拓展档案管理服务能力也是较为重要的一项内容。对于这一点,首先需要对服务功能进行拓展,原有的档案管理服务职能大多是局限于查阅、检索等较为浅显的表层,可是在信息化档案管理模式之下,管理人员能够借助于信息技术所存在的强大功能来引入动”的功能 拓展,借助于先进的功能模块,来实现数据自动筛选、归并、比对与分析,这样就能让使用者获得更为良好的效益。其次,对服务内容进行拓展。传统档案管理模式服务内容十分的被动,而信息化建设过程中,管理人员就可以对服务内容进行拓展,从之前被动的“等”及时的拓展为主动的“提供”,从普遍化的服务及时的拓展到个性化、专业化服务,这样才能更好地发挥出档案管理数据的信息化价值,为使用者提供一键式的档案信息服务。
  3)档案管理信息化平台建设。在新形势下哎事业单位档案管理工作要真正实现信息化建设,信息化平台建设是必不可少的,所以在建设过程中需要做好以下两点:首先,硬件建设。单位在发展过程中可以依托自身已有的管理平台,来开发出一个既统一且又相对独立的档案管理功能模块,同时结合档案管理职能以及流程特点来进行针对性的功能模块设计,结合企业业务发展需求来进行合理化硬件建设,在实践过程中对硬件环境进行完善与升级,这样才能让系统平台有效的发挥出其价值,真正落实档案管理信息化建设。其次,资源整合。在做好硬件建设之后,资源整合也是信息化建设过程中较为重要的一项内容,而要想实现这一点则需要相关管理软件才能实现,像是ERP、EDP等都可以促进这一目的的实现,所以在发展过程中除了硬件建设之外,软件建设也是较为重要的一部分,管理人员可以基于此来促进信息化建设目标的实现。
  4)对档案管理组织进行架构重组。新形势对于事业单位管理工作造成的冲击是全方位的,所以在发展过程中信息化建设也应该是全方位的,除了上述几点之外,对于档案管理组织也需要进行重新架构,及时引入信息化技术档案管理人才,因为在信息化建设环境之下,档案管理工作人员自身信息化水平也会影响这一项工作的实施,只有做好这一项工作才能真正为事业单位档案管理信息化建设提供基础保障。为此,单位在发展过程中,一定要培养出专门的信息化、现代化档案管理人才,让其具备较为良好的信息化操作水平,促进信息化建设的落实。
  3 结语
  综上所述,在新形势下事业单位档案管理工作也面临着新的要求与机遇,急需创新与改革,而信息化建设就是顺应新形势发展的必然趋势,为了能够做好这一项工作,本文也对新形势下事业单位档案管理信息化建设的意义进行了分析,然后基于此提出了具体的建设措施,希望能够为相关事业单位档案管理信息化建设作出贡献,促使我国事业单位档案管理工作质量得以提升。
  参考文献
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