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档案管理信息化

作者:未知

  摘 要:随着国家科学技术的快速发展,档案管理工作也逐渐转向信息化管理,并且档案管理信息化是档案工作的重要变革内容,它对档案管理的方式以及要求都有了新的变化,所以在当今的档案管理工作中,第一步就是要与先进的科学信息网络技术相结合,然后改革创新档案管理方式,全面提高档案管理技术而更好的服务于社会[1]。
  关键词:档案管理;信息化
  现代化档案管理的目标是实现数字化技术和信息化技术等一系列现代化技术的结合,最终实现社会资源共享的管理方式。由于科技的发展,以往的手动检索和人工服务已经不能够满足人们的需求,也无法适应时代的发展,所以,档案工作者应该改变以往的观念,拓展创新档案管理的科学技能,能够更好的服务于社会。为了实现档案保存期限的延长、管理效率的提升和查询信息的便捷等目的,就必须实现信息化档案管理。
  1 档案管理信息化的优点
  过去传统的档案管理方法是利用人工管理手段,不但浪费管理资源,还经常出现操作失误和文件损坏的现象,但是信息化的档案管理就能够减少以上问题出现的几率,还能够提高档案管理效率,能够保证档案资料的安全,还能够实现档案管理信息化和智能化的发展,在档案管理工作上发生质的飞跃。
  1.1 弥补人工操作的不足
  在传统的档案管理中主要是人工操作,但是人工管理存在很多的缺陷,比如十分占用存储空间、人工管理费时费力、查询档案不够便捷、档案利用率低、经常出现档案的损坏和丢失,所以,为了整改档案的管理模式,应该积极创新和学习信息化档案管理。
  1.2 改善资源共享的便捷程度
  由于传统的人工操作無法快速的传输档案文件,不能够共享资源,极大程度上造成了资金与资源的浪费,还给档案信息的查找造成了困难,但是利用信息化技术对档案进行管理,就可以系统的对档案进行管理,并且将档案内外部进行合并管理。
  1.3 提高文件传输速度和文件的安全
  在传统的档案管理中,在日常的信息办理中,常常会出现档案的丢失或者人员私藏档案的现象,而且档案文件的传输会受到时间和路程的限制,并且很有可能因为其他原因造成文件的损坏或者延迟,在很大程度上给档案的使用者造成了不便,但是利用信息化的方式管理档案不仅会改善这些状况,还能够高效的提高文件的传输速度,并且对于文件的安全也能够有所保证。
  2 有效实施信息化管理的方式
  虽然国家的科技发展迅速,但是档案管理信息化却是一个循序渐进的过程,比如在档案收集和档案整理等方面就需要逐步地加以完善,避免出现档案文件的缺失,在档案信息的安全方面能够有所保证。由于档案管理系统十分复杂,所以在实现信息化的档案管理时,应该从多方面考虑实施的方式。
  2.1 建立健全的档案管理制度
  在建设信息化档案管理的过程中,应该要建立健全的档案管理制度,用来适应信息化档案管理中可能会出现的问题,能够全面有效的提高档案管理的水平。除此之外,还应该在实际工作中,有针对性的制定适应于各种类型的档案文件的制度,并且确保在实际操作中的可行性,也能够约束管理工作者,使其能够全心全意的服务社会。
  2.2 将管理制度落实在实际工作中
  实行信息化档案管理需要科学完整的管理制度体系,所以在建立管理制度时要合理,还要简便实用,最重要的是,此制度限制着领导与管理人员双方,在工作中奖惩分明,充分显示出管理制度的权威性和约束性。
  3 注重培养档案管理人员整体素质
  因为档案管理人员的综合素质对档案管理工作的质量和水平有很大的影响,而且在提高档案管理工作的效能方面有着至关重要的作用,所以必须提升档案管理人员的素质。最重要的是提高档案管理人员的创新意识,并在档案管理工作中时刻谨记自身的职责所在,正所谓“在其位谋其职”。此外,还要对管理人员进行培训,提高他们在档案管理方面的专业知识和技能,还要要求管理人员能够熟练运用现代化管理技术,全面提升信息化档案管理水平。
  3.1 提高档案管理人员的思想认识
  社会的发展对档案管理人员的工作也产生了很大的压力,导致了管理工作的难度也逐渐加大,那么在这种情况下,就应该在管理工作人才、资金和政策上给予大力支持,也应该关心和爱护档案管理工作人员,帮助其解决困难,改善工作环境,提高他们的工资待遇。
  3.2 强化档案管理人员的服务意识
  档案管理是一种为领导决策提供依据,为工作执行提供服务的工作性质,所以档案管理人员应该积极开展职业道德教育,强化服务意识,完善服务方法,发挥档案管理人员的主观能动性,能够坚持自己的原则,按照规章制度处理事务,主动热情的为社会服务,提高工作效率。
  4 结语
  实现信息化档案管理是档案管理工作必要的发展趋势,尤其是在如今快速发展的信息化技术下,档案管理信息化是能够有效的提高管理工作的效率,完善资源的共享,方便档案信息使用者的信息查询,同时,信息化的档案管理模式能够保证档案文件的安全性和稳定性。除此之外,实现档案管理信息化还需要提高管理人员的综合素质和他的专业技能[2],以达到更好地服务社会的目的,总而言之,要不断地改革创新和学习,为实现档案管理信息化做出贡献。
  参考文献
  [1]吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社,1988.
  [2]濮德祥.档案管理学[M].档案出版社,1987.
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