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事业单位人事档案管理信息化建设的策略分析

作者:未知

  摘 要:在当前社会经济发展过程中,事业单位作为重要的社会服务组织,在社会经济结构中占据重要的位置。在事业单位发展过程中,人事档案发挥着重要的作用。事业单位人事档案是对职工个人成长和发展的重要记录,在单位职工职称评定和社会保障等方面重要的依据。为了提高事业单位人事档案管理水平,需要加快推动事业单位人事档案管理信息化建设,进一步提高事业单位人事档案管理工作的效率和质量。
  关键词:事业单位;人事档案;信息化建设;策略
  人事档案在推动事业单位各项工作有序开展过程中发挥着重要的作用。随着当前事业单位改革的不断深入,事业单位对于人事档案管理工作提出了更高的要求,为了能够有效提高人事档案管理工作的效率和质量,事业单位需要加强人事档案管理信息化建设,在实际工作中要与自身的实际情况相结合,积极促进人事档案管理工作与信息技术的有效结合,全面提高人事档案管理信息化的水平,更好的发挥出事业单位人事档案的重要价值。
  1 人事档案管理信息化建设的意义
  在当前信息时代,信息技术在各行各业中广泛应用,事业单位人事档案管理工作引入信息技术,并将构建人事档案管理系统作为当前人事档案管理工作的重要内容。在事业单位人事档案管理信息化建设工作中,其对于事业单位人事档案管理工作具有极为重要的意义。
  1.1 简化归档流程,提高档案管理工作效率
  通过利用信息技术来对人事档案进行分类和归档,具体可以基于不同类型将人事档案划分为不同信息模块,并以时间线进行排序。这样进一步简化了人事档案归档流程,也为后续人事档案调档借阅奠定了良好的基础。而且通过人事档案信息化建设,还可以有效的保证档案信息的完整性,进一步节约整理、录入和归档的时间,通过对人事档案进行分类和高速检索,有效的提高了档案利用效率,为人事档案管理工作效率的提升起到了积极的促进作用。
  1.2 降低人事档案管理成本
  对于事业单位而言,其对人员信息调查了解具有严格的要求,而且覆盖面十分广泛,这也导致事业单位纸质档案信息数量较多,需要占据较大的存储空间,而且在做好保证档案信息安全的各项管理举措,投入的管理成本较高。但通过实现人事档案管理信息化后,档案信息采用数字化存储,所占空间较少,日常工作中做好档案信息的备份和维护好计算机安全即可,有效的实现了人事档案管理成本的降低。
  1.3 实现人事档案的多样化管理
  事业单位的传统纸质档案多以文字记录和照片记录等形式存在,档案资源信息保存方式较为单一,许多有用信息不能及时记录保存。而人事档案的信息化建设能以音频、视频、图片等各种形式记录和储存人员的各类信息,实现人事档案资料的多样化存储,更好地丰富人员信息资料,为事业单位人员的选拔工作提供有效参考。
  2 事业单位人事档案管理信息化建设的策略
  2.1 建立健全人事档案管理制度
  科学合理的制度是保障事业单位人事档案信息化建设有序推进的重要基础。因此,对于事业单位档案管理部门来说,必须要深入参考人事档案信息化建设的实际情况,主动与事业单位既有的信息化建设资源进行充分的整合,同时主动考虑事业单位相关的资金、政策,设计一套科学、合理、规范的制度,全面规范人事档案管理信息化建设相关的流程,并且需要根据人事档案管理信息化建设的具体情况,针对规章制度进行动态的调整、优化,使其能够更好的服务信息化建设,促进人事档案管理信息化建设的有序推进。
  2.2 健全档案管理流程标准,提高内部调档查阅的效率
  由于事业单位人事档案数据来源相对广泛,为了进一步提高档案栓塞效率,可以实施跨系统查询操作。在具体操作过程中,需要与单位实际情况相结合,构建综合业务档案数据库,实现对人事档案的动态管理和维护。在日常工作中,可以针对各类数据进行综合归档管理,保障跨系统电子数据综合查询的畅通性。同时还要针对人员权限合理进行设置,进一步完善档案借阅登记制度,确保实体档案、电子档案的借阅及下载打印等多种形式的同步操作,全面提高内部档案使用效率,实现人事档案的规范化管理。
  2.3 以实际需求为导向,加大数字化设施投入力度
  事业单位人事档案信息化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统,也离不开稳定、齐全的工作设备。因此,单位需结合实际发展需求,及时配置相应的信息录入设备,购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等,以保障信息化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时,以档案利用实际为依据设计人性化、科学化的档案信息化管理系统,实现人事档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标,能使人事档案管理由被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。
  2.4 建立基于大数据的人事档案管理平台
  大数据是“互联网+”时代重要的标志,开放保障大数据应用的先决条件。对事业单位人事档案管理来说,要想保障人事档案管理信息化建设规范、有序的推进,建立基于大数据的人事档案管理平台至关重要。具体来说,事业单位档案管理部门应当深入整合人事档案管理相关的信息资料,通过收集、整理、加工以后,与当前的办公自动化系统进行对接,将其纳入到基于大数据的人事档案管理平台中,综合利用大数据技术,实现事业单位人事档案信息资料的可视化,便于针对相关数据进行更为深入的对比分析。
  2.5 加强人事档案信息资料挖掘开发工作
  通过加快推进事业单位人事档案管理信息化建设的进程,在人事档案管理工作中引入大数据和云计算等信息技术,进一步深入挖掘人事档案资源,针对各部门人事档案信息进行有效整合,将其统一到人事档案信息管理系统中进行统一重审,构建完善的人事档案管理体系,为人事档案信息的挖掘开发起到积极的促进作用。另外,在当前事业单位人事档案管理工作中,还要积极借鉴企业的相关经验,通过引入大数据技术及专业人才,加大对人事档案信息的挖掘、加工和开发的力度,全面提高人事档案信息的质量,更好的发挥出人事档案的重要价值,使其为事业单位的发展提供更优质、高效的服务。
  3 结束语
  在当前网络环境下,事业单位人事档案管理工作面临着严峻的挑战,虽然近年来事业单位加快了人事档案管理信息化建设的进程,但在实际建设过程中还存在许多不足之处。因此事业单位需要与自身的實际相结合,充分的运用各种先进的信息技术,使其与人事档案管理工作深度融合,进一步提高人事档案管理工作的信息化水平,使人事档案能够更好有服务于事业单位的发展和建设。
  参考文献
  [1]黄洁梅.事业单位人事档案信息化管理刍议[J].城建档案,2017(01):23-24.
  [2]沈旻.事业单位人事档案信息化建设策略[J].中国水运,2017(08):57-58.
  [3]黄以宁.事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务,2018(3):49.
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